Häufig gestellte Fragen (Frequently Asked Questions - FAQ) zur Publikationsdatenbank

Mein Name hat sich in den vergangenen Jahren geändert. Wie kann die Datenbank so etwas handhaben?

Ich habe meine Zugehörigkeit zu einer Organisationseinheit (Institut, Gruppe) geändert. Wie (und wo) soll ich meine Publikationen eintragen?

Ich habe mit Kollegen vom Nachbarinstitut gemeinsame Publikationen gemacht. Wie sollen wir die eintragen?

Ich habe mit einem Kollegen von einer anderen Fakultät gemeinsam eine Publikation verfasst. Wie kann ich seine Zugehörigkeit angeben?

Meine neuesten Einträge in die Datenbank verschwinden in der Menge bereits vorhandener Einträge. Wie kann ich sie leichter finden?

Gelegentlich möchte ich während einer Eintragung in die Datenbank irgendetwas in der Datenbank nachschauen. Dazu müsste ich aber die Seite "Publikationseintrag editieren" verlassen, was ich nicht möchte. Was kann ich tun?

Was bedeuten "SCI", "SSCI" und "A&HCI", und wie kann ich herausfinden, ob eine Publikation eine "SCI-Publikation" ist?

Ich habe gehört, dass man von Publikationen Sonderdrucke abliefern muss. Für welche Publikationen, und an wen?

Was hat es mit "besonders begutachteten" Publikationen oder Publikationen "mit Peer Review" auf sich? Was wird als Nachweis für die "besondere Begutachtung" oder "Peer Review" einer Publikation benötigt?

Welche Kriterien beeinflussen das Gewicht, mit dem eine Publikation in Evaluierungen gewertet wird? Welche Informationen muss ich eintragen, damit die Publikationen nicht unterbewertet werden?

Wie kann ich überprüfen, ob meine Publikationseinträge bereits validiert wurden bzw. ob sie korrekt in Evaluationen gewertet werden?

In manchen Ausgabelisten der Publikationsdatenbank gibt es Zeilen mit einer "Datensatz-ID". Was kann ich damit anfangen?

Ich brauche für eine Bewerbung eine Publikationsliste mit einer speziellen Struktur. Kann ich die aus der Publikationsdatenbank erhalten?

Wie kann ich Anfragen, Bitten und Beschwerden zur Publikationsdatenbank äußern?




Q: Mein Name hat sich in den vergangenen Jahren geändert. Wie kann die Datenbank so etwas handhaben?
A: Die optimale Vorgangsweise, eine Namensänderung zu handhaben, ist wie folgt:
Sie legen für den neuen Namen einen zweiten Namenseintrag an und tragen alle Publikationen, die noch unter Ihrem alten Namen erschienen sind, unter dem alten Namenseintrag ein, und die neueren unter dem neuen Namenseintrag. Damit Sie eine Gesamt-Publikationsliste erhalten können, müssen Sie die beiden Namenseinträge einer (neuen) Alias-Gruppe zuordnen (mit der Funktion "Zuordnung zu einer Alias-Gruppe" unter "Namen und Benutzerrechte editieren - Auswahl von Namen"). Sie müssen dazu auf der Seite "Namen und Benutzerrechte editieren - Auswahl von Namen" einen Ihrer beiden Namenseinträge auswählen, "Zuordnung zu Alias-Gruppe" aufrufen und eine neue Alias-Gruppe erstellen. Für den Namen dieser Gruppe, der auch in Publikationslisten aufscheint, die unter Verwendung aller Aliase für Sie erstellt werden, ist der ausgewählte Name voreingestellt; Sie können diese Daten bei Bedarf auch modifizieren (z.B. durch Eingabe Ihrer beiden Namen als Doppel-Name). Sollte es eine zweite gleichnamige Alias-Gruppe geben, können Sie durch Eingabe eines beliebigen Textes im optionalen Feld "Bemerkungen" Ihre Gruppe von der bestehenden unterscheiden. Der Text im Feld "Bemerkungen" scheint nirgendwo außerhalb der Funktion "Namen und Benutzerrechte editieren" auf. Ordnen Sie anschließend den zweiten Namenseintrag der gleichen Alias-Gruppe zu. Sie können dann im Administrationsprogramm, in der Funktion "Publikationen der Fakultät" oder in der Funktion "Publikations- und Exportlisten der Fakultät" eine Gesamt-Publikationsliste durch Auswahl eines Ihrer beiden Namenseinträge und Aktivieren der Checkbox "Publikationseinträge für sämtliche Aliase dieser Person anzeigen" erhalten; für die Ausgabe einer dynamisch erstellten Publikationsliste, z.B. auf Ihrer persönlichen Homepage, steht die gleichnamige Funktion auch auf der Seite "Erstellen von Publikationslisten-, Export- und Abfrage-Webadressen" (Link "URL-Generator" in der linken Menü-Leiste) zur Verfügung.
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Q: Ich habe meine Zugehörigkeit zu einer Organisationseinheit (Institut, Gruppe) geändert. Wie (und wo) soll ich meine Publikationen eintragen?
A: Fairerweise: Die Publikationen, die in der Organisationseinheit A entstanden sind, unter Organisationseinheit A, und die unter Organisationseinheit B entstandenen unter Organisationseinheit B. Wann und wo die Eintragungen erfolgen, ist gleichgültig. Sie benötigen für jede Organisationseinheit, der Sie angehört (und an der sie publiziert) haben, einen separaten Namenseintrag. Damit Sie eine Gesamt-Publikationsliste erhalten können, müssen Sie alle Ihre Namenseinträge einer Alias-Gruppe zuordnen (mit der Funktion "Zuordnung zu einer Alias-Gruppe" unter "Namen und Benutzerrechte editieren - Auswahl von Namen"). Sie müssen dazu auf der Seite "Namen und Benutzerrechte editieren - Auswahl von Namen" einen Ihrer Namenseinträge auswählen, "Zuordnung zu Alias-Gruppe" aufrufen und eine neue Alias-Gruppe erstellen. Für den Namen dieser Gruppe, der auch in Publikationslisten aufscheint, die unter Verwendung aller Aliase für Sie erstellt werden, ist der ausgewählte Name voreingestellt; Sie können diese Daten gegebenenfalls modifizieren. Sollte es eine zweite gleichnamige Alias-Gruppe geben, können Sie durch Eingabe eines beliebigen Textes im optionalen Feld "Bemerkungen" Ihre Gruppe von der bestehenden unterscheiden. Der Text im Feld "Bemerkungen" scheint nirgendwo außerhalb der Funktion "Namen und Benutzerrechte editieren" auf. Ordnen Sie anschließend alle Ihre weiteren Namenseinträge der gleichen Alias-Gruppe zu. Sie können dann im Administrationsprogramm, in der Funktion "Publikationen der Fakultät" oder in der Funktion "Publikations- und Exportlisten der Fakultät" eine Gesamt-Publikationsliste durch Auswahl eines beliebigen Ihrer Namenseinträge und Aktivieren der Checkbox "Publikationseinträge für sämtliche Aliase dieser Person anzeigen" erhalten; für die Ausgabe einer dynamisch erstellten Publikationsliste, z.B. auf Ihrer persönlichen Homepage, steht die gleichnamige Funktion auch auf der Seite "Erstellen von Publikationslisten-, Export- und Abfrage-Webadressen" (Link "URL-Generator" in der linken Menü-Leiste) zur Verfügung.
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Q: Ich habe mit Kollegen vom Nachbarinstitut gemeinsame Publikationen gemacht. Wie sollen wir die eintragen?
A: Jedenfalls nur einmal (sinnvoller Weise bei dem Institut jenes Autors, der auch für den Verlag als Ansprechperson gilt), unter jeweils korrekter Zuordnung der Autoren. Auf die Ergebnisse der Evaluierungsfunktionen hat es überhaupt keinen Einfluss, ob der Eintrag in der Datenbank von Institut (oder Fakultät) A oder von Institut (oder Fakultät) B stammt; die Publikation zählt auf jeden Fall für beide Institute (oder Fakultäten) gleichermaßen.
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Q: Ich habe mit einem Kollegen von einer anderen Fakultät gemeinsam eine Publikation verfasst. Wie kann ich seine Zugehörigkeit angeben?
A: Unabhängig von ihrer Zugehörigkeit zu einer Fakultät stehen die Namen von Angehörigen der Technischen Universität Wien in den Auswahllisten für Autor/innen usw. immer zur Auswahl zu Verfügung bzw. können für solche Personen, falls für sie noch kein Eintrag in der Publikationsdatenbank besteht, neue Namenseinträge (unter Angabe der korrekten Zuordnung der Person) erstellt werden. Nur Personen, die tatsächlich keine Angehörigen der Technischen Universität Wien sind, sind als "Externe (keine Angehörigen der TU Wien)" einzutragen.
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Q: Meine neuesten Einträge in die Datenbank verschwinden in der Menge bereits vorhandener Einträge. Wie kann ich sie leichter finden?
A: Dazu gibt es zwei Möglichkeiten, die Sie auch gemeinsam einsetzen können: Erstens können Sie die Ausgabe auf jene Publikationen beschränken, die Sie selbst eingetragen haben oder an denen Sie irgendwie beteiligt waren, indem Sie im Hauptmenü des Administrationsprogramms unter "Ausgewählte Publikationen" sich selbst als "Person" (oder je nach Ihren Editierrechten als "Gruppe" oder "Institut") und "als Eigentümer/in(nen) oder im Publikationseintrag genannte Person(en)" einstellen. Zweitens können Sie unter "sortiert nach:" die Option "Alter" wählen. In diesem Fall werden die zuletzt eingetragenen Veröffentlichungen am Anfang der Liste ausgegeben. Bei Wahl des "vereinfachten Modus" des Administrationsprogramms ("Publikationen im vereinfachten Modus des Administrationsprogramms eintragen") werden diese optimalen Einstellungen automatisch ausgewählt.
Beachten Sie aber bitte, dass Ihre Einstellungen zwar in der Datenbank registriert werden, dass aber das Hauptmenü des Administrationsprogramms bei einem neuen Login (sowie beim Neu-Laden) zunächst auf seine Grundeinstellungen zurückgestellt wird (um zu verhindern, dass Sie womöglich nach Einträgen suchen, die Sie ausgeblendet haben, sich dessen aber nicht bewusst sind). Sie können aber die zuletzt beim Aufruf einer der Funktionen des Administrationsprogramms gültigen Einstellungen mit dem Link "Letzte Einstellungen" zurückholen, bevor Sie das erste Mal eine Funktion aufrufen. Das gilt sinngemäß auch für die Einstellungen in den "Erweiterten Publikationsauswahl-Optionen", die auf die Grundeinstellungen zurückgesetzt sind, wenn Sie sie aktivieren; auch hier können Sie mit "Letzte Einstellungen" die letztgültigen Einschränkungen abrufen.
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Q: Gelegentlich möchte ich während einer Eintragung in die Datenbank irgendetwas in der Datenbank nachschauen. Dazu müsste ich aber die Seite "Publikationseintrag editieren" verlassen, was ich nicht möchte. Was kann ich tun?
A: Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:
  • Die Funktion "Publikationen der Fakultät", die (unter anderem) über den linken Menü-Frame (Link "Publikationslisten") erreicht werden kann. Sie können mit diesem Link beliebig viele Fenster dieser Funktion öffnen und unabhängig von Ihrer Login-Session Daten nachschauen. Beachten Sie bitte, dass in bestimmten Implementierungen nicht validierte sowie als "vertraulich" oder "in Bearbeitung" markierte Publikationseinträge von der Funktion "Publikationen der Fakultät" nicht angezeigt werden!
  • Ein zweites Fenster ins Administrationsprogramm, das Sie über den Link "zweites Fenster" im linken Menü-Frame öffnen können. In diesem zweiten Fenster haben Sie zwar keine Editierberechtigung, Sie können aber alle Einträge in der Datenbank unabhängig von Ihrem ersten Fenster einsehen. (Die Einstellungen des zweiten Fensters bleiben ebenso zwischen den Aufrufen erhalten wie die des "normalen" Administrationsprogramms; sie sind aber von diesem völlig unabhängig.)
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Q: Was bedeuten "SCI", "SSCI" und "A&HCI", und wie kann ich herausfinden, ob eine Publikation eine "SCI-Publikation" ist?
A: Die drei Abkürzungen stehen für "Science Citation Index" (z.B. für technisch-naturwissenschaftliche, aber auch medizinische wissenschaftliche Zeitschriften), "Social Sciences Citation Index" (z.B. für sozial- und wirtschaftswissenschaftliche Zeitschriften) und "Arts & Humanities Citation Index" (z.B. für künstlerische und philosophische Zeitschriften). Der weitaus umfangreichste der drei Indexe ist der Science Citation Index. In diesen Indexen, die von der Organisation Thomson Reuters (http://ip-science.thomsonreuters.com/mjl/) gewartet werden, werden hochwertige Zeitschriften des jeweiligen Fachgebiets aufgelistet; zudem wird von jedem in diesen Zeitschriften erschienenen Artikel ermittelt, wie oft dieser in anderen Artikeln zitiert wird (der "Impact Factor" der Zeitschrift). Grundsätzlich sind in den drei Indexen nur Zeitschriften enthalten; da aber des Öfteren Konferenz-Proceedings in Form einer Sondernummer einer Zeitschrift erscheinen, kann es neben Zeitschriftenartikeln auch Proceedings-Beiträge geben, die in einem SCI-Medium erschienen sind, was aber in diesem Fall eine unterschiedliche Behandlung in der Publikationsdatenbank erforderlich macht.
Die laufend aktualisierten Listen der SCI-, SSCI- und A&HCI-Zeitschriften sind über Webseiten von Thomson Reuters abrufbar: Am komfortabelsten ist jedoch die Seite "Suche in den lokalen Kopien der SCI-, SSCI- und A&HCI-Zeitschriftenlisten von Thomson Reuters" der Publikationsdatenbank, die regelmäßig aus den Datenbeständen von Thomson Reuters aktualisiert wird, und auf der Sie alle drei Indexe gleichzeitig mit zudem weitaus größerer Treffsicherheit durchsuchen können. Diese Seite steht auch über Links in den Editierseiten für Publikations- und Publikationsmedieneinträge dann zur Verfügung, wenn sie erforderlich sein könnte.
Grundsätzlich sollte beim Eintrag eines neuen Zeitschriften-Publikationsmediums die entsprechende Medientype gewählt werden ("SCI/SSCI/AHCI-Zeitschrift (mit Begutachtung)" für Zeitschriften, die in einem der Indexe aufgelistet sind; eine passende andere für alle anderen Zeitschriften). Die Prüfung des SCI-Status erfolgt jedenfalls automatisch; dazu ist es wesentlich, dass für alle Zeitschriften die ISSN ("International Standard Serial Number"; eine achtstellige Zahl in der Form "1234-5678") eingetragen wird.
Der SCI- (SSCI-, A&HCI-) Status von Zeitschriften kann sich im Lauf der Zeit ändern. Zeitschriften können neu in einen der Indexe aufgenommen werden oder aus diesen wieder entfernt werden. Zudem kann es sein, dass Zeitschriften ihren Titel und/oder ihre ISSN ändern und daher auch nicht mehr unter ihrem alten Titel bzw. ihrer alten ISSN in den Zeitschriftenlisten auffindbar sind. Damit kann der Fall eintreten, dass eine Zeitschrift, die als "SCI/SSCI/AHCI-Zeitschrift" klassifiziert wurde, dies plötzlich nicht mehr ist, oder umgekehrt eine zuvor nicht in einem der Indexe gelistete Zeitschrift plötzlich zu einer SCI-, SSCI- oder A&HCI-Zeitschrift wird. Die Publikationsdatenbank behandelt solche Änderungen grundsätzlich in der Form, dass bestehende Publikationseinträge ihren Status unverändert beibehalten; für neue Einträge gilt hingegen der neue Status. Um Änderungen des SCI- (SSCI-, A&HCI-) Status nachvollziehen zu können, stellt die Publikationsdatenbank ein Archiv der SCI-, SSCI- und A&HCI-Zeitschriftenlisten zur Verfügung, das ebenfalls aus den Editierseiten für Publikations- und Publikationsmedieneinträge heraus ähnlich wie die aktuellen Zeitschriftenlisten durchsucht werden kann.
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Q: Ich habe gehört, dass man von Publikationen Sonderdrucke abliefern muss. Für welche Publikationen, wie, und an wen?
A: Grundsätzlich können höherwertige im Druck erschienene Publikationen nur dann in Evaluierungen gewertet werden, wenn für sie ein Belegexemplar beigebracht wurde. (Die Belegexemplare werden an die Universitätsbibliothek weitergeleitet, womit auch gleich die Verpflichtung der Institute erfüllt ist, von allen ihren Publikationen ein Exemplar an die Universitätsbibliothek zu schicken.)
Für die folgenden Publikationstypen müssen Belegexemplare abgeliefert werden:
  • Zeitschriftenartikel (auch in elektronischen Medien): der komplette Artikel, der erkennen lassen muss, dass der Artikel tatsächlich in der angegebenen Zeitschrift erschienen ist (evtl. Titelseite und/oder Inhaltsverzeichnis der Zeitschrift beilegen);
  • Bücher (auch bei Buch-Herausgaben): hier reicht die Titelseite und die Seite mit den bibliographischen Daten, u.A. mit der ISBN ("Internationale Standardbuchnummer");
  • Buchbeiträge und Beiträge in Tagungsbänden: der komplette Beitrag, der erkennen lassen muss, dass der Beitrag tatsächlich im angegebenen Buch oder Tagungsband erschienen ist (evtl. Titelseite und/oder Inhaltsverzeichnis des Buches oder Tagungsbandes beilegen).
Die Belegexemplare können in Papierform oder (vorzugsweise!) in elektronischer Form abgeliefert werden. Elektronisch abgelieferte Belegexemplare können nicht in der Hauspost verloren gehen, was offenbar oft genug passiert; sie sind auch, weil mit dem Publikationseintrag unmittelbar verbunden, leichter und daher schneller zu bearbeiten, und nicht zuletzt schonen sie wertvolle Ressourcen.
  • Ablieferung von Belegexemplaren in Papierform: An die Publikationsdatenbank-Administration (Frau Claudia Benedela, Klappe 36657, Institut E366). Bitte speziell bei Kopien oder Sonderdrucken, bei denen der Titel der Veröffentlichung nicht eindeutig erkennbar ist, diesen zu markieren!
  • Ablieferung von Belegexemplaren in elektronischer Form: Diese kann ausschließlich durch Hochladen des Dokuments auf den Publikationsdatenbank-Server oder durch Eintragung der Adresse einer bereits im Web verfügbaren elektronischen Version der Publikation erfolgen; per Mail versandte elektronische Belegexemplare werden nicht akzeptiert! Zum Hochladen bzw. Angeben einer elektronischen Version der Publikation stehen im Publikations-Editierformular zwei Datenfelder und zugehörige Schaltflächen mit unterschiedlichem Verhalten zur Verfügung. (Ein drittes Datenfeld dient speziellen Aufgaben.)
    • Datenfeld "Öffentlich sichtbare elektronische Version der Publikation": Hier kann die Adresse einer bereits öffentlich im Web verfügbaren Version der Publikation eingetragen bzw. mit der zugehörigen Schaltfläche "Sichtbare Datei hochladen" eine öffentlich sichtbare Version hochgeladen werden. Die so spezifizierte elektronische Version der Publikation ist in der Publikationsdatenbank frei zugänglich (der Titel von Einträgen in Publikationslisten ist in diesem Fall ein Link auf die elektronische Version). Diese Variante ist ausschließlich dann legal zulässig, wenn die Publikation keinen Verbreitungsbeschränkungen unterliegt, also beispielsweise bereits auf einem uneingeschränkt zugänglichen Server im Internet steht, oder wenn alle Rechte an der Publikation beim Institut liegen, also nicht an einen Verlag abgetreten wurden.
    • Datenfeld "Elektronische Version der Publikation für ihre Validierung ("elektronischer Sonderdruck" - nicht öffentlich sichtbar!)": Hier sollte zur Gewährleistung der korrekten Behandlung der elektronischen Version diese ausschließlich (mit der Schaltfläche "Verborgene Datei hochladen") auf den Publikationsdatenbank-Server hochgeladen werden. Solcherart hochgeladene Dateien scheinen in öffentlichen Ausgabedaten in keiner Weise auf; sie sind nur innerhalb des Administrationsprogramms sichtbar und auch nur im Netz der TU Wien verfügbar. (Sie können daher eine "verborgene Datei" zwar von überall auf der Welt aus auf den Publikationsdatenbank-Server hochladen, aber Sie können sie nur im Netz der TU Wien auch wieder lesen.) Dieses Feld ist für jene elektronischen Versionen vorgesehen, die Verbreitungsbeschränkungen unterliegen, beispielsweise, weil die Rechte an einer Publikation an einen Verlag abgetreten wurden.
    Die elektronische Version einer für Validierungszwecke verwendbaren Publikation muss den oben genannten Bedingungen genügen; es muss also erkennbar sein, dass die Publikation tatsächlich im angegebenen Medium erschienen ist. Beachten Sie bitte bei der Eingabe von Links auf externe Websites, dass diese uneingeschränkt zugänglich sein müssen. Der Umstand, dass Sie von Ihrem Rechner an der TU Wien aus eine bestimmte Website frei aufrufen können, impliziert nicht, dass diese Website allgemein zugänglich ist (weil die TU Wien Lizenzverträge mit etlichen Informations-Providern hat, deren Websites sonst nur gegen Entgelt zugänglich sind)!
Grundsätzlich setzt sich die Publikationsdatenbank-Administration (Frau Claudia Benedela) telefonisch, per Mail und/oder über das Memo-Feld des Publikationseintrags mit Ihnen in Verbindung, wenn die beigebrachten Unterlagen nicht ausreichend für eine Validierung einer Publikation sind.
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Q: Was hat es mit "besonders begutachteten" Publikationen oder Publikationen "mit Peer Review" auf sich? Was wird als Nachweis für die "besondere Begutachtung" oder "Peer Review" einer Publikation benötigt?
A: Das Attribut "besonders begutachtet" bzw. "mit Peer Review" existiert sowohl für Zeitschriftenartikel als auch für Buch- und speziell für Proceedings-Beiträge. Während es sich bei Zeitschriften-Publikationen automatisch aus der Einstufung des Publikationsmediums ergibt, die keine individuellen Aktionen für den einzelnen Publikationseintrag erfordert, muss es bei Buchbeiträgen und Beiträgen in Tagungsbänden individuell für jeden Publikationseintrag gesetzt und nachgewiesen werden.
Ein Buch- oder Proceedings-Beitrag gilt dann als Publikation "mit Peer Review", wenn er (und zwar genau der im Tagungsband erschienene Text) ein Begutachtungsverfahren ähnlich dem bei Zeitschriftenartikeln üblichen durchlaufen hat. Wird beispielsweise bei einer Tagung ein full paper eingereicht, das ein peer review-Verfahren vergleichbar zu dem bei wissenschaftlichen Zeitschriften gebräuchlichen durchlaufen hat, gilt dieses full paper als "besonders begutachtet" bzw. als Beitrag "mit Peer Review". Wird hingegen bei einer Tagung zunächst nur ein Abstract eingereicht, auf Grund dessen über die Annahme des Beitrags entschieden wird, und anschließend ein full paper für den Tagungsband verlangt, das aber keiner Qualitätskontrolle mehr unterzogen wird (wofür ein klassischer Indikator ist, wenn das full paper "camera ready" abzuliefern ist), dann liegt keine "besondere Begutachtung" vor. Die zwei bei Tagungen mit Tagungsband möglichen Begutachtungs-Mechanismen sollten nicht miteinander verwechselt werden: Erfolgt die Entscheidung über die Akzeptanz oder Nicht-Akzeptanz eines Beitrags auf der Basis der Begutachtung irgendeines Textes (Abstract oder full paper), dann ist die Veranstaltung jedenfalls eine "mit Begutachtung". (Auch dieses Kriterium ist in diversen Evaluierungen wichtig.) Aber ein Tagungsband-Beitrag einer Veranstaltung "mit Begutachtung" ist nicht von vornherein ein Beitrag "mit Peer Review": Dies setzt eben, wie erwähnt, die Begutachtung des gedruckten Beitrags selbst voraus. Es kann durchaus vorkommen, dass auf einer (begutachteten) Tagung nur ein Teil der dort präsentierten Beiträge in einem Tagungsband mit peer review aufscheint!
Falls ein Tagungsband als Sondernummer einer wissenschaftlichen Zeitschrift erschienen ist, die im SCI (oder SSCI oder A&HCI) gelistet ist, gelten die darin enthaltenen Beiträge jedenfalls als Beiträge "mit Peer Review". In jedem Fall ist aber ein Nachweis der peer review (bzw. des SCI-Status des Tagungsbandes) erforderlich.
Als Nachweis einer peer review sind alle Unterlagen geeignet, die eine Entscheidung über die oben genannten Kriterien erlauben. Das kann ein call for papers sein, aber auch das Vorwort eines Tagungsbandes oder eine Korrespondenz mit Begutachter/innen. Für die Validierung von Beiträgen "mit Peer Review" müssen diese Unterlagen zur Verfügung gestellt werden, weil das Attribut "mit Peer Review" nur von der Publikationsdatenbank-Administration gesetzt werden kann. Bitte beachten Sie die folgenden Regeln:
  • Setzen Sie bitte im Publikationseintrag unbedingt die Checkbox "Vorschlag: gedruckter Proceedings-Beitrag wurde einer Peer Review unterzogen" (bzw. wenn zutreffend "Vorschlag: Proceedings im SCI (SSCI, AHCI) aufgelistet"). (Der Text zu diesen Checkboxen kann sich je nach Publikationstype auch geringfügig davon unterscheiden.) Im Gegensatz zu den Checkboxen "gedruckter Proceedings-Beitrag wurde einer Peer Review unterzogen" bzw. "Proceedings im SCI (SSCI, AHCI) aufgelistet" können Sie die Vorschlags-Checkboxen selbst setzen. Der Status dieser Vorschlags-Checkboxen wird im Zuge der Validierung speziell ausgewertet und angezeigt; damit verringern Sie die Gefahr, dass die "besondere Begutachtung" einer Publikation bei der Validierung übersehen werden könnte. Sie können zusätzlich im Memo-Feld des Eintrags für einen Beitrag mit peer review auf diesen Umstand hinweisen; die primär verwendete Information ist aber die über die Vorschlags-Checkboxen gegebene!
  • Der Nachweis der peer review bzw. des SCI-Status des Tagungsbandes kann entweder in Papierform oder elektronisch erfolgen, wobei (aus den gleichen Gründen wie bei den Belegexemplaren für die Publikation selbst) der elektronischen Form der Vorzug gegeben werden sollte:
    • Nachweis in Papierform: Diesen Mechanismus wird man auf jeden Fall wählen, wenn auch das Belegexemplar für die Validierung des Publikationseintrags in Papierform vorgelegt wird. In diesem Fall sollten die Unterlagen für den Nachweis der peer review mit dem Belegexemplar zusammengehängt abgeliefert werden (bitte nur mit Büroklammern; nicht mit Heftklammern, weil beide Unterlagen getrennte Wege gehen!). Die relevanten Passagen sollten möglichst deutlich gekennzeichnet werden. Ebenso wie die Belegexemplare für die Validierung sind diese Unterlagen an die Publikationsdatenbank-Administration (Frau Claudia Benedela, Klappe 36657, Institut E366) zu senden.
    • Nachweis in elektronischer Form: Diese Methode ist dann vorzuziehen, wenn auch das Belegexemplar für die Validierung elektronisch übermittelt wurde. Dafür gibt es das Feld "Datei mit zusätzlichen Informationen für die Validierung (nicht öffentlich sichtbar!)" und die zugehörige Schaltfläche "Zusätzliche Datei hochladen". Bitte keinesfalls Unterlagen per Mail schicken! Die Unterlagen können entweder bereits in elektronischer Form vorliegen (z.B. PDF-Datei eines call for papers) oder aus diversen Unterlagen zusammengestellt worden sein. Praktisch alle modernen Bürokopierer erlauben die Erstellung einer PDF-Datei an Stelle einer Papier-Kopie; damit können beliebige, auch ausschließlich in Papierform vorhandene, Unterlagen in eine einzige Datei zusammengefasst werden. Bitte die relevanten Passagen auch hier, wenn irgend möglich, farbig zu markieren (entweder auf Papier vor dem Einscannen, oder mit geeigneter Software in der PDF-Datei) und/oder bei umfangreicheren Unterlagen Informationen ins Memo-Feld des Publikationseintrags schreiben, die das Auffinden dieser Passagen erleichtern (z.B.: "Siehe Seite 7 Mitte")!
Grundsätzlich setzt sich die Publikationsdatenbank-Administration (Frau Claudia Benedela) telefonisch, per Mail und/oder über das Memo-Feld des Publikationseintrags mit Ihnen in Verbindung, wenn die beigebrachten Unterlagen (noch) nicht ausreichend für eine Klassifizierung einer Publikation als "mit Peer Review" sind.
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Q: Welche Kriterien beeinflussen das Gewicht, mit dem eine Publikation in Evaluierungen gewertet wird? Welche Informationen muss ich eintragen, damit die Publikationen nicht unterbewertet werden?
A: Grundsätzlich alle ;-) . Die Frage, welche Informationen mehr oder weniger wichtig sind, ist schon deshalb nicht einfach zu beantworten, weil mehrere unterschiedliche Evaluierungsschemata eingesetzt werden und zudem - beispielsweise bedingt durch Änderungen in den gesetzlichen Randbedingungen - Dinge wichtig werden können, die das bis dahin nicht waren. (Dafür gibt es in den nun acht Jahren des Bestehens der Publikationsdatenbank eine Reihe von Beispielen.)
Welche Kriterien für welche Evaluierungs-Abfragen eingesetzt werden, können Sie anhand der "amtlichen" (weil direkt aus den Abfragen automatisch erstellten) Abfragelisten ersehen, die Sie im Administrationsprogramm unter "Abfragen editieren" für jede einzelne Abfragen-Gruppe einsehen können (Schaltfläche "Abfragen auflisten" auf der Seite "Abfragen editieren - Abfragen-Gruppe auswählen"). Diese Listen sind zugegebenermaßen sehr technischer Natur, bieten aber dafür die genauesten Informationen. Die wichtigsten Punkte, die die Bewertung von Publikationen beeinflussen (können), sind:
  • Korrekte Instituts-Zuordnung der Autorinnen und Autoren (bei einzelnen Publikationstypen, bei denen im Editierformular speziell auf diesen Umstand hingewiesen wird, auch Herausgeber/innen, Betreuer/innen, Begutachter/innen usw.);
  • Korrekte Zuordnung des Publikationsmediums (Zeitschrift, Verlag, Veranstaltung) zu einer Medientype;
  • "Besondere Begutachtung" von Buch- und Tagungsband-Beiträgen;
  • Das Attribut "eingeladen" bei Vorträgen;
  • Bei Büchern und Buch-Herausgaben: korrekt angegebene ISBN;
  • Bei Beiträgen in Tagungsbänden: korrekte Seitenzahl.
Bei den letzten beiden Punkten wird in potenziell problematischen Fällen beim Abspeichern des Eintrags im Editierformular eine Warnung ausgegeben.
Beachten Sie bitte auch:
  • Nur nicht als "in Bearbeitung" oder "angenommen, noch nicht erschienen" markierte Publikationseinträge können validiert bzw. überhaupt in einer Evaluierung berücksichtigt werden;
  • Nur validierte Publikationseinträge oder solche, für deren Publikationstype keine Validierung vorgesehen ist, werden (in der Regel) in Evaluierungen berücksichtigt.
Zur Erleichterung der Überprüfung Ihrer Publikationseinträge nach potenziellen Problemfällen stehen spezielle Test-Abfragen für Publikationseinträge zur Verfügung, die alle Einträge auflisten, die nicht oder möglicherweise nicht mit dem vollen ihnen zustehenden Gewicht in Evaluierungen gewertet werden.
Zur Ausführung dieser Test-Abfragen gehen Sie folgendermaßen vor:
  • Öffnen Sie im Administrationsprogramm mit dem Link "2. Fenster" ein zweites Fenster des Administrationsprogramms. In diesem Fenster können Sie Test-Abfragen ausführen; allfällig gefundene Problem-Publikationen können Sie parallel dazu gleich im Haupt-Fenster des Administrationsprogramms öffnen und bearbeiten.
  • Schränken Sie im Hauptmenü des zweiten Fensters die Publikationsauswahl auf das interessierende Publikationsjahr sowie auf jenen Bereich ein, für den Sie Editierrechte haben. (Wenn Sie Editierrechte für Ihre eigenen Einträge haben, auf Sie als Person; bei Editierrechten für Ihre Gruppe auf Ihre Gruppe; und bei Editierrechten für Ihr Institut auf Ihr Institut. Auch enger gefasste Einschränkungen sind zulässig; so können Sie beispielsweise mit Editierrechten für Ihr Institut die Abfragen auch separat für jede einzelne Person am Institut ausführen.)
  • Wählen Sie im Hauptmenü des zweiten Fensters die Option "Abfragen vornehmen".
  • Auf der dann angezeigten Seite "Abfragen vornehmen" ändern Sie die standardmäßig auf "Evaluierungs-Abfragen" voreingestellte Option "Abfragen-Kategorie" auf "Test-Abfragen für Publikationseinträge". Sie sollten dann in der Auswahlliste "Abfragen-Gruppe" mindestens eine Test-Abfragen-Gruppe vorfinden ("Problematische Publikationseinträge identifizieren"). Gegebenenfalls stehen Ihnen auch noch weitere Test-Abfragen-Gruppen zur Verfügung; sollte für Ihre Fakultät ein spezieller Satz von Test-Abfragen definiert worden sein, finden Sie ihn, wenn Sie den Radio Button "(Abfragen aus) lokalen Tabellen" aktivieren.
  • Wählen Sie im Feld "Abfragen" die erste Option ("Alle Abfragen der Abfragen-Gruppe und erweiterter Test auf problematische Einträge") und klicken Sie auf die Schaltfläche "Ausführen".
  • Überprüfen Sie die daraufhin erstellte Ausgabeliste; beachten Sie bitte die Hinweise unmittelbar unter den Titelzeilen der einzelnen Tests und Abfragen!
  • Publikationseinträge, die eine Bearbeitung erfordern, können Sie leicht mit der folgenden Prozedur ins Editierformular für Publikationseinträge laden:
    • Markieren Sie die gesamte Zeile mit der Datensatz-ID (also einschließlich "Datensatz-ID:"), die jeweils am Beginn eines Eintrags steht, also z.B.:

      Datensatz-ID: publik.tuwien.ac.at/|123456:

      und kopieren Sie sie (mit "Strg-C") in die Zwischenablage.
    • Fügen Sie sie aus der Zwischenablage ins Feld "Suchen nach" im Hauptmenü des Haupt-Fensters des Administrationsprogramms ein (mit "Strg-V") und klicken Sie auf einen der Funktionsaufrufs-Links, z.B. "Publikationen eintragen und editieren". (Es ist gleichgültig, auf welchen der neun Funktionsaufrufs-Links Sie klicken.)
    • Sie gelangen unmittelbar ins Publikations-Editierformular für den betreffenden Eintrag, wo Sie beliebige Änderungen vornehmen und auch z.B. Dateien hochladen können.
    • Beim Verlassen des Editierformulars (mit "Speichern" oder "Abbrechen") oder einer aus diesem aufgerufenen Seite gelangen Sie wieder ins Hauptmenü, wo Sie die obige Prozedur bei Bedarf mit weiteren Publikationseinträgen wiederholen können.
    • Einstellungen im Hauptmenü werden dabei weder beeinflusst, noch haben sie einen Einfluss auf den Direkt-Aufruf der Publikationseinträge.
  • Sie können im Feld "Abfragen" auf der Seite "Abfragen vornehmen" bei Bedarf auch einzelne Tests oder Abfragen separat ausführen, beispielsweise, wenn Sie die Auswirkungen irgendwelcher Änderungen an Publikationseinträgen gezielt für eine bestimmte Abfrage kontrollieren wollen.
Grundsätzlich können Sie auch die "offiziellen" Evaluierungsabfragen selbst ausführen. Im Allgemeinen wird es aber leichter sein, Probleme mit den speziell dafür vorgesehenen Tests zu lokalisieren, weil diese die problematischen Einträge direkt liefern, während Sie in den Ergebnislisten der "offiziellen" Evaluierungsabfragen nach Publikationen suchen müssten, die nicht in der Liste enthalten sind.
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Q: Wie kann ich überprüfen, ob meine Publikationseinträge bereits validiert wurden bzw. ob sie korrekt in Evaluierungen gewertet werden?
A: Die Publikationsdatenbank unterstützt eine Reihe von Möglichkeiten, den Status eines Publikationseintrags zu überprüfen:
  • Innerhalb des Administrationsprogramms besteht die Möglichkeit der Anzeige von Publikationslisten "mit Zusatz-Informationen", "mit Autor-Informationen" oder mit beiden. Diese Einstellungs-Möglichkeiten bestehen sowohl innerhalb der Funktion "Publikationen eintragen und editieren" als auch auf der Seite "Publikations- und Exportlisten erstellen". (Beide Optionen gemeinsam bieten den umfassendsten Überblick über den Status eines Publikationseintrags.) Die "Zusatz-Informationen" geben (unter Anderem) an, ob und wann ein Eintrag validiert wurde, ob er speziellen Qualitätskriterien genügt ("mit Peer Review" oder SCI/SSCI/A&HCI), wie viele Seiten er aufweist (was auch für manche Evaluierungen wichtig ist), und welchem Publikationsmedium mit welcher Medientype er zugeordnet ist. Mit den "Autor-Informationen" können Sie überprüfen, ob die korrekten Namenseinträge für Autor/innen und Herausgeber/innen (u.Ä.) gewählt wurden, was kritisch sein kann, wenn es für eine Person mehrere Namenseinträge mit Zuordnung zu unterschiedlichen Organisationseinheiten gibt.
  • Sie können auch die Abfragen der Publikationsdatenbank (mit der Funktion "Abfragen vornehmen" des Administrationsprogramms) selbst ausführen. Wenn Sie im Hauptmenü eine Person oder Organisationseinheit innerhalb Ihrer Editierrechte ausgewählt haben, können Sie alle zu einer Abfragen-Gruppe gehörenden Abfragen in einem Zug selbst ausführen. Zur Erleichterung der Überprüfung Ihrer Publikationseinträge nach potenziellen Problemfällen stehen spezielle Test-Abfragen für Publikationseinträge zur Verfügung, die alle Einträge auflisten, die nicht oder möglicherweise nicht mit dem vollen ihnen zustehenden Gewicht in Evaluierungen gewertet werden.
    Zur Ausführung dieser Test-Abfragen gehen Sie folgendermaßen vor:
    • Öffnen Sie im Administrationsprogramm mit dem Link "2. Fenster" ein zweites Fenster des Administrationsprogramms. In diesem Fenster können Sie Test-Abfragen ausführen; allfällig gefundene Problem-Publikationen können Sie parallel dazu gleich im Haupt-Fenster des Administrationsprogramms öffnen und bearbeiten.
    • Schränken Sie im Hauptmenü des zweiten Fensters die Publikationsauswahl auf das interessierende Publikationsjahr sowie auf jenen Bereich ein, für den Sie Editierrechte haben. (Wenn Sie Editierrechte für Ihre eigenen Einträge haben, auf Sie als Person; bei Editierrechten für Ihre Gruppe auf Ihre Gruppe; und bei Editierrechten für Ihr Institut auf Ihr Institut. Auch enger gefasste Einschränkungen sind zulässig; so können Sie beispielsweise mit Editierrechten für Ihr Institut die Abfragen auch separat für jede einzelne Person am Institut ausführen.)
    • Wählen Sie im Hauptmenü des zweiten Fensters die Option "Abfragen vornehmen".
    • Auf der dann angezeigten Seite "Abfragen vornehmen" ändern Sie die standardmäßig auf "Evaluierungs-Abfragen" voreingestellte Option "Abfragen-Kategorie" auf "Test-Abfragen für Publikationseinträge". Sie sollten dann in der Auswahlliste "Abfragen-Gruppe" mindestens eine Test-Abfragen-Gruppe vorfinden ("Problematische Publikationseinträge identifizieren"). Gegebenenfalls stehen Ihnen auch noch weitere Test-Abfragen-Gruppen zur Verfügung; sollte für Ihre Fakultät ein spezieller Satz von Test-Abfragen definiert worden sein, finden Sie ihn ebenfalls in der Liste "Abfragen-Gruppe".
    • Wählen Sie im Feld "Abfragen" die erste Option ("Alle Abfragen der Abfragen-Gruppe und erweiterter Test auf problematische Einträge") und klicken Sie auf die Schaltfläche "Ausführen".
    • Überprüfen Sie die daraufhin erstellte Ausgabeliste; beachten Sie bitte die Hinweise unmittelbar unter den Titelzeilen der einzelnen Tests und Abfragen!
    • Publikationseinträge, die eine Bearbeitung erfordern, können Sie leicht mit der folgenden Prozedur ins Editierformular für Publikationseinträge laden:
      • Markieren Sie die gesamte Zeile mit der Datensatz-ID (also einschließlich "Datensatz-ID:"), die jeweils am Beginn eines Eintrags steht, also z.B.:

        Datensatz-ID: publik.tuwien.ac.at/|123456:

        und kopieren Sie sie (mit "Strg-C") in die Zwischenablage.
      • Fügen Sie sie aus der Zwischenablage ins Feld "Suchen nach" im Hauptmenü des Haupt-Fensters des Administrationsprogramms ein (mit "Strg-V") und klicken Sie auf einen der Funktionsaufrufs-Links, z.B. "Publikationen eintragen und editieren". (Es ist gleichgültig, auf welchen der neun Funktionsaufrufs-Links Sie klicken.)
      • Sie gelangen unmittelbar ins Publikations-Editierformular für den betreffenden Eintrag, wo Sie beliebige Änderungen vornehmen und auch z.B. Dateien hochladen können.
      • Beim Verlassen des Editierformulars (mit "Speichern" oder "Abbrechen") oder einer aus diesem aufgerufenen Seite gelangen Sie wieder ins Hauptmenü, wo Sie die obige Prozedur bei Bedarf mit weiteren Publikationseinträgen wiederholen können.
      • Einstellungen im Hauptmenü werden dabei weder beeinflusst, noch haben sie einen Einfluss auf den Direkt-Aufruf der Publikationseinträge.
    • Sie können im Feld "Abfragen" auf der Seite "Abfragen vornehmen" bei Bedarf auch einzelne Tests oder Abfragen separat ausführen, beispielsweise, wenn Sie die Auswirkungen irgendwelcher Änderungen an Publikationseinträgen gezielt für eine bestimmte Abfrage kontrollieren wollen.
    Grundsätzlich können Sie auch die "offiziellen" Evaluierungsabfragen selbst ausführen. Im Allgemeinen wird es aber leichter sein, Probleme mit den speziell dafür vorgesehenen Tests zu lokalisieren, weil diese die problematischen Einträge direkt liefern, während Sie in den Ergebnislisten der "offiziellen" Evaluierungsabfragen nach Publikationen suchen müssten, die nicht in der Liste enthalten sind.
  • Mit dem Memo-Feld in einem Publikationseintrag, das auch bei Bedarf als Mail versandt werden kann, ist eine bidirektionale Kommunikation zwischen Ihnen und der Publikationsdatenbank-Administration möglich. Probleme, die sich vielleicht im Zuge der Validierung ergeben, können auf diesem Weg rasch von der Publikationsdatenbank-Administration an Sie gemeldet und im Publikationseintrag registriert werden; umgekehrt können Sie über das Memo-Feld der Publikationsdatenbank-Administration Informationen vorab übermitteln oder nachreichen. (Im Übrigen wird die Verwendung elektronischer Belegexemplare und Unterlagen für die Validierung, die Sie auf den Publikationsdatenbank-Server hochladen können, sehr empfohlen: Diese Belegexemplare können nicht in der Hauspost verloren gehen; sie sind eng mit dem Publikationseintrag verknüpft, können leichter und schneller bearbeitet werden, und werden auch bevorzugt behandelt.)
  • Verwenden Sie bitte unbedingt die Checkboxen "Vorschlag: gedruckter Proceedings-Beitrag wurde einer Peer Review unterzogen" oder "Vorschlag: Proceedings im SCI (SSCI, AHCI) aufgelistet" (je nach Publikationstype kann sich die Bezeichnung dieser Checkboxen sinngemäß ändern) im Editierformular für Publikationseinträge, um der Publikationsdatenbank-Administration mitzuteilen, dass Sie für die betreffende Publikation eines dieser Attribute gesetzt haben möchten. Damit erleichtern Sie nicht nur die Validierung der betroffenen Einträge, sie erlauben auch die Ausführung der oben beschriebenen Test-Abfragen, um Unstimmigkeiten festzustellen!
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Q: In manchen Ausgabelisten der Publikationsdatenbank gibt es Zeilen mit einer "Datensatz-ID". Was kann ich damit anfangen?
A: Die "Datensatz-ID" erlaubt Ihnen einen direkten Aufruf des Publikations-Editierformulars für den betreffenden Datensatz. Sie brauchen dazu also nicht nach dem Titel oder den Autoren zu suchen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
  • Markieren Sie die gesamte Zeile mit der Datensatz-ID (also einschließlich "Datensatz-ID:"), also z.B.:

    Datensatz-ID: publik.tuwien.ac.at/|123456:

    und kopieren Sie sie (mit "Strg-C") in die Zwischenablage.
  • Fügen Sie sie aus der Zwischenablage ins Feld "Suchen nach" im Hauptmenü des Administrationsprogramms ein (mit "Strg-V") und klicken Sie auf einen der Funktionsaufrufs-Links, z.B. "Publikationen eintragen und editieren". (Es ist gleichgültig, auf welchen der neun Funktionsaufrufs-Links Sie klicken.)
  • Sie gelangen unmittelbar ins Publikations-Editierformular für den betreffenden Eintrag, wo Sie beliebige Änderungen vornehmen und auch z.B. Dateien hochladen können.
  • Beim Verlassen des Editierformulars (mit "Speichern" oder "Abbrechen") oder einer aus diesem aufgerufenen Seite gelangen Sie wieder ins Hauptmenü, wo Sie die obige Prozedur bei Bedarf mit weiteren Publikationseinträgen wiederholen können.
  • Einstellungen im Hauptmenü werden dabei weder beeinflusst, noch haben sie einen Einfluss auf den Direkt-Aufruf der Publikationseinträge.
Eine ähnliche Funktion haben die Links in gewissen aus der Publikationsdatenbank versandten Mails, z.B. Memo-Mails. Mit diesen gelangen Sie nach einem Login direkt in das Editierformular mit dem betroffenen Publikationseintrag; beim Verlassen des Publikationseintrags kehren Sie direkt ins Hauptmenü zurück (von wo aus sie mit der oben beschriebenen Prozedur weitere Publikationseinträge unter Verwendung ihrer Datensatz-ID bearbeiten können).
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Q: Ich brauche für eine Bewerbung eine Publikationsliste mit einer speziellen Struktur. Kann ich die aus der Publikationsdatenbank erhalten?
A: Grundsätzlich ja. Die Publikationsdatenbank unterstützt spezielle Publikationslisten-Abfragen, die es erlauben, Publikationstypen beliebig zu gruppieren oder auch Publikationen mit einer Type (z.B. Zeitschriftenartikel) in mehrere Kategorien (z.B. begutachtete und nicht begutachtete Zeitschriftenartikel) aufzusplitten. Allerdings: Da sich wahrscheinlich jede Benutzerin und jeder Benutzer eine andere Struktur wünschen wird, ist es kaum praktikabel, Strukturen für komplette Publikationslisten zu definieren. Wir bieten jedoch eine Reihe von "Bausteinen" mit unterschiedlichen Strukturen an, aus denen man mit geringem Aufwand eine umfassende Publikationsliste "zusammenbauen" kann. Dazu können Sie wie folgt vorgehen:
  1. Für die erforderliche Funktionalität müssen Sie entweder ins Administrationsprogramm einsteigen, oder Sie können die Funktion "Publikations- und Exportlisten der Fakultät" verwenden.
  2. Wählen Sie im Hauptmenü des Administrationsprogramms bzw. auf der Seite "Publikations- und Exportlisten der Fakultät" die Organisationseinheit oder Person sowie den Zeitraum, für die bzw. den die Publikationsliste erstellt werden soll. Nehmen Sie keine Einschränkungen auf Publikationsarten oder -typen vor. Wählen Sie die Ihnen am günstigsten erscheinende Sortier-Reihenfolge.
  3. Wenn Sie im Administrationsprogramm arbeiten, rufen Sie die Funktion "Publikations- und Exportlisten erstellen" auf.
  4. Stellen Sie in der Klappliste "Publikationslisten-Struktur" die Option "nach Publikationstypen" oder "nach Publikationsarten" ein, oder wählen Sie eine der vordefinierten Publikationslisten-Abfragen, je nachdem, welche der Strukturen bzw. Abfragen am ehesten Ihren Ansprüchen entspricht. (Informationen zur gewählten Publikationslisten-Struktur werden automatisch nach Wahl einer Struktur oder nach dem Anklicken des Links "Info" angezeigt.)
  5. Aktivieren Sie im Administrationsprogramm die Checkbox "HTML-Publikationslisten nummerieren", wenn Sie nummerierte Listen erstellen wollen. Die übrigen Checkboxen werden in der Regel nicht aktiviert zu sein brauchen. Auf der Seite "Publikations- und Exportlisten der Fakultät" ist die Ausgabe nummerierter sowie "erweiterter" Publikationslisten standardmäßig aktiviert; beide Features können aber duch Setzen je einer Checkbox abgeschaltet werden.
  6. Erstellen sie durch Betätigen der Schaltfläche "Publikationslisten-Bildschirmausgabe" bzw. "Publikationsliste erstellen" eine Gesamt-Publikationsliste mit der von Ihnen gewählten Struktur.
  7. Die einfachste Methode, die Daten aus einer Publikationsliste in ein Textverarbeitungs-Programm zu übertragen, ist Copy and Paste. Markieren Sie die gesamte Liste oder zumindest die Teile davon, die Sie aus dieser Liste übernehmen wollen, kopieren Sie sie in die Zwischenablage und fügen Sie sie in Ihr Text-Dokument ein. (Zumindest mit allen einigermaßen aktuellen Versionen von Microsoft Word und gängigen Browsern funktioniert diese Technik problemlos.)
  8. Um für Teile Ihrer Publikationsliste eine andere Struktur (z.B. Trennung zwischen Artikeln in begutachteten und nicht begutachteten Zeitschriften) zu erhalten, können Sie bei Bedarf aus der Klappliste "Publikationslisten-Struktur" eine Abfrage mit der von Ihnen gewünschten Struktur für eine oder mehrere Publikationsarten wählen. Betätigen sie wiederum die Schaltfläche "Publikationslisten-Bildschirmausgabe" bzw "Publikationsliste erstellen"; sie erstellen damit eine Liste, die zwar nur eine oder wenige Publikationstypen oder -arten umfasst, aber die gewünschte Gliederung aufweist. Kopieren Sie diese Liste an geeigneter Stelle in Ihr Text-Dokument.
  9. Sie können diesen Vorgang beliebig oft wiederholen, bis Sie Ihre gesamte Liste in der gewünschten Form erstellt haben.
Sollte aus irgendeinem Grund die Übernahme der Publikationsdaten in ein Text-Dokument mit Copy and Paste nicht funktionieren, können Sie gegebenenfalls auch die Publikationsliste mit "Publikationslisten-Datei erstellen" in einer (HTML- oder Text-) Datei abspeichern und diese weiter bearbeiten.
Wenn Sie sich eine derzeit noch nicht verfügbare Publikationslisten-Struktur wünschen, wenden Sie sich bitte an die Publikationsdatenbank-Administration (siehe unten). Wir werden versuchen, Ihren Wünschen nach Möglichkeit zu entsprechen!
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Q: Wie kann ich Anfragen, Bitten und Beschwerden zur Publikationsdatenbank äußern?
A: Je nach Ihren Präferenzen stehen Ihnen dazu unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung:
  • telefonisch: Telefonische Anfragen können Sie an Frau Claudia Benedela, +43-1-58801-36657 richten.
  • per e-Mail: Für eine Mail-Kommunikation stehen Ihnen mehrere unterschiedliche Mail-Formulare zur Verfügung:
    • In allen Teilen der Publikationsdatenbank ist ein primär für administrative Anfragen vorgesehenes Mail-Formular verfügbar, das Sie - unter anderem - über den Link "Kontakt zur Publikationsdatenbank-Administration" auf der Seite "Informationen zur Publikationsdatenbank" oder über einen Link "Publikationsdatenbank-Administration" auf der Impressum-Seite, die wiederum auf fast allen Seiten der Publikationsdatenbank angezeigt wird, abrufen können. Da dieses Mail-Formular für nicht authentisierte User vorgesehen ist, müssen Sie dort Ihren Namen und Ihre Mail-Adresse eintragen. Sie erhalten eine Bestätigungs-Mail für Ihre Anfrage.
    • Innerhalb des Administrationsprogramms steht Ihnen über den Link "Kontakt" im linken Menü-Frame ein Formular zur Verfügung, das einerseits administrative Anfragen an die Publikationsdatenbank-Adminstration (Frau Claudia Benedela) und andererseits Feedbacks wie Verbesserungsvorschläge, Berichte zu Software-Problemen und Ähnliches an den Software-Entwickler erlaubt. Da Sie sich ja im Administrationsprogramm angemeldet haben, brauchen Sie in diesem Formular Ihre Daten nicht mehr anzugeben.
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