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Bei der Erstellung neuer Publikationseinträge werden jene Publikationen, deren Publikationsjahr gleich oder größer dem Jahr des nächsten auszuführenden Evaluierung (derzeit 2022) ist, als noch nicht für die Evaluierung berücksichtigt markiert, wohingegen bei älteren Publikationen angenommen wird, dass sie bereits - wahrscheinlich in ihrem Publikationsjahr, eventuell auch danach - in einer Evaluierung gezählt wurden. Ein spezielles Feature der Publikationsdatenbank erlaubt es, auch ältere Publikationen bei ihrer Eintragung als noch nicht in einer Evaluierung gewertet zu markieren und so "Nachzügler" ohne Wartungsaufwand in die nächste Evaluierung aufzunehmen. Für die Evaluierung 2022 werden beispielsweise alle Publikationen mit einem Publikationsjahr von 2022 gewertet, sowie jene, die als noch nicht in einer Evaluierung berücksichtigt markiert sind, soweit sie die erforderlichen Voraussetzungen (fertiger Publikationseintrag, Publikation erschienen und, soweit erforderlich, Publikationseintrag validiert) erfüllen. Bei einer Neueintragung nach dem Zeitpunkt der Erstellung der Evaluierung 2021 (aktuelles Evaluierungsjahr also 2022) wird beispielsweise folgendermaßen verfahren:
- Publikationsjahr 2022 oder größer: Eintrag als noch nicht in einer Evaluierung gewertet markiert;
- Publikationsjahr 2021: Eintrag als noch nicht in einer Evaluierung gewertet markiert;
- Publikationsjahr 2020 oder kleiner: Eintrag als im jeweiligen Publikationsjahr in einer Evaluierung gewertet markiert.
(Ohne diese "Ausnahmeregelung" für "Nachzügler" würden Publikationen aus 2021 bei einer Neu-Eintragung nach dem Abschluss des Publikationsjahres 2021, also derzeit, automatisch als "gewertet in Evaluierung 2021" markiert; um gewertet werden zu können, müssten alle "Nachzügler" dann von einem Administrator händisch als noch nicht in einer Evaluierung berücksichtigt gekennzeichnet werden.)
Dieses Feature betrifft nur neue Publikationseinträge; bei bestehenden Einträgen bleibt ihr Wertungs-Status (nicht oder im Jahr .... gewertet) selbst dann unverändert, wenn ihr Publikationsjahr nachträglich geändert wird. Ausnahme: Bei Patenten wird aus programminternen Gründen schon bei der Eintragung der Einreichung ein Evaluierungs-Status entsprechend dem Jahr der Einreichung ermittelt (das erst eingereichte, aber noch nicht erteilte Patent jedoch nicht in der Evaluierung berücksichtigt). Bei der Erteilung des Patents, die üblicherweise erst längere Zeit nach der Einreichung erfolgt, wird der Evaluierungs-Status entsprechend dem Jahr der Erteilung des Patents neu ermittelt (und der Eintrag tatsächlich in der Evaluierung gewertet).
Beim Abschluss eines Publikationsjahres wird bei sehr alten Einträgen, die bisher mangels Validierung noch nicht in einer Evaluierung gewertet wurden (und bei denen daher im Feld "gewertet in Evaluierung" noch immer "nein" steht), dieses Feld automatisch auf ihr Publikationsjahr gesetzt. Beim letzten Jahresabschluss für 2021 waren das die Publikationen aus dem Jahr 2019 und davor.
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