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• Aus Sicherheitsgründen ist in jenen Mailversand-Seiten, bei denen eine automatische Rückmeldung an eine vom User angegebene Mail-Adresse erfolgt, nur mehr die Eingabe einer einzigen (auch auf ihre Validität geprüften) Mail-Adresse möglich. Derzeit betrifft dies ausschließlich die Kontakt-Mails an die Publikationsdatenbank-Administration, die von öffentlich zugänglichen Seiten versandt werden können.
• Auf der Seite "Suche in der Fakultäts-Publikationsdatenbank" wird bei Auswahl eines gültigen Namens-Eintrags die Checkbox "Publikationseinträge für sämtliche Aliase dieser Person anzeigen" automatisch gesetzt (nur in Browsern mit aktiver JavaScript-Unterstützung!). Damit erhalten externe Besucher der Publikationsdatenbank ohne weiteres Zutun immer die vollständigen Publikationslisten von Personen, für die Alias-Einträge existieren. Bei Auswahl einer anderen Option als "Person" oder eines der speziellen Einträge in der Namensauswahlliste ("*** bitte auswählen ***" oder ">>> alle Personeneinträge anzeigen <<<") wird die Checkbox "Publikationseinträge für sämtliche Aliase dieser Person anzeigen" jedenfalls zurückgesetzt; beim Setzen des Radio Buttons "Person:" wird sie dann gesetzt, wenn in der Klappliste ein gültiger Namenseintrag gewählt wurde. (Bei Personen ohne Zuordnung zu einer Alias-Gruppe ist der Status der Checkbox irrelevant.)
• Die Handhabung des Aufrufs eines Publikations-Datensatzes über seine Publikations-ID wurde weiter verbessert:
  • Die für den Aufruf verwendeten Publikations-ID-Strings sind jetzt kompakter. Die Publikations-IDs von Version 2.11 werden aber weiter unterstützt.
  • Beim Verlassen eines Publikationseintrags, der über einen Link in einer der von der Publikationsdatenbank ausgesandten Mails oder seine Publikations-ID aufgerufen wurde, gelangt man nicht wie bisher in die Publikations-Auswahlliste, sondern ins Hauptmenü. Erstens wird damit die Bearbeitung einer größeren Anzahl von Publikationseinträgen, die über ihre Publikations-ID aufgerufen wurden, erleichtert, und zweitens wird das Problem vermieden, dass die Benutzerin / der Benutzer in einer Auswahlliste landet, die unter möglicherweise ganz anderen als für die Anzeige des gerade bearbeiteten Eintrags erforderlichen Kriterien erstellt wurde und den soeben bearbeiteten Datensatz gar nicht enthält, was zumindest verwirrend ist.
• Publikations-IDs werden jetzt in allen Auswahllisten angezeigt, die aus Einträgen bestehen, die mit einiger Wahrscheinlichkeit eine Bearbeitung erfordern. Dies betrifft die über die Links "Betroffene Publikationseinträge" (oder Ähnliches) auf den Seiten
  • "Publikationseintrag anzeigen",
  • "Projekte zuordnen",
  • "Namenseintrag editieren",
  • "Namenseintrag ersetzen",
  • "Publikationsmedium editieren",
  • "Publikationsmedium ersetzen" und
  • "Projekteinträge editieren" bzw. "Projekteinträge verwalten"
  angezeigten Publikationslisten, einige der nur Administratoren zugänglichen Seiten, sowie unter bestimmten Voraussetzungen (siehe unten) die Ausgabeseiten der Funktion "Abfragen vornehmen".
• Die beim Abspeichern von Publikations-Datensätzen aufgerufenen Test-Funktionen - Test auf die Validität des soeben erstellten oder geänderten Publikationseintrags, und Suche nach Duplikat-Einträgen - wurden überarbeitet. Bisher wurde bei jenen Datensätzen, bei denen der erste der beiden Tests ein Problem meldete, der Duplikat-Test nicht mehr ausgeführt, was deshalb problematisch war, weil die in Version 2.11 eingeführte Datenbasis der detektierten Duplikate damit nicht vollständig aktualisiert wurde. Das war bei (extrem selten gewordenen) echten Fehlern in der Datenbank kein Problem, weil diese nicht nur der aktuellen Benutzerin / dem aktuellen Benutzer, sondern auch der Publikationsdatenbank-Administration gemeldet und die zugehörigen Einträge jedenfalls sehr genau analysiert werden. Hingegen ist es bei den - an sich relativ harmlosen - Warnungen der Publikationsdatenbank (etwa, dass keine(r) der Autor/innen einer Publikation ein Angehöriger der Fakultät sei), die doch relativ häufig auftreten und bei Weitem nicht die Publizität der schweren Fehler erlangen, ein durchaus ernst zu nehmendes Problem. Jetzt wird sicher gestellt, dass auch dann, wenn der Sachverhalt, dessentwegen eine Warnung erfolgte, nicht behoben wird, jedenfalls die Duplikat-Prüfung vorgenommen und ihr allfällig positives Ergebnis angezeigt wird.
• Die Funktionalität der Evaluierungs-Abfragen wurde wesentlich erweitert; es können nun Abfragen gezielt für verschiedene Anwendungen definiert werden, die mit Evaluierungs-Aufgaben nichts oder nur am Rande zu tun haben. Aus diesem Grund wurde der zu eng gewordene Begriff "Evaluierungsabfragen" durch den weitaus umfassenderen Begriff "Abfragen" ersetzt; statt "Evaluierungsschemata" wird nun der Begriff "Abfragen-Gruppen" verwendet. Derzeit steht die Funktionalität der extrem flexibel definierbaren Abfragen nach Publikations-Datensätzen für die folgenden Anwendungen zur Verfügung:
  • Evaluierungs-Abfragen: Diese können in der Funktion "Abfragen vornehmen" sowie in der nur Usern mit einer speziellen Berechtigung zugänglichen Funktion "Evaluierungsdaten ermitteln ausgeführt werden. (Die letztgenannte Funktion ist ausschließlich der Ausführung von Evaluierungs-Abfragen vorbehalten.)
  • Test-Abfragen für Publikationseinträge: Diese können nur in der Funktion "Abfragen vornehmen" ausgeführt werden.
  • Publikationslisten-Abfragen: Diese Abfragen-Kategorie ist derzeit noch nicht in Verwendung; sie ist für die geplante Erstellung Benutzer-definierter Publikationslisten in der Funktion "Publikations- und Exportlisten erstellen" sowie auf der Seite "Suche in der Fakultäts-Publikationsdatenbank" vorgesehen.
• Im Bereich der Abfrage-Funktionen der Publikationsdatenbank wurden zwei Features implementiert, die eine Prüfung der Publikationseinträge einer Organisationseinheit durch ihre Angehörigen unterstützen:
  • In den Abfragen wurden als neue Kriterien "Nur Publikationseinträge mit einer elektronischen Version der Publikation" und "Nur Publikationseinträge ohne eine elektronische Version der Publikation" implementiert. Die Validierung wird im Allgemeinen bei Vorhandensein elektronischer Belege unter anderen Randbedingungen ablaufen als bei Verwendung von Papier-Sonderdrucken; es macht daher Sinn, den Status der Validierung der Publikationseinträge für diese Szenarien getrennt zu erheben.
  • Die Kategorie der "Test-Abfragen für Publikationseinträge" wurde neu eingeführt. Wenn eine Benutzerin / ein Benutzer in der Funktion "Abfragen vornehmen" eine derartige Abfragen-Gruppe wählt und die im Hauptmenü gewählten Einschränkungen innerhalb ihrer / seiner Editierrechte (Institut, Gruppe oder Person) liegen, ändert sich die schon seit Version 2.10 bestehende Option "Alle Abfragen der Abfragen-Gruppe" in "Alle Abfragen der Abfragen-Gruppe und erweiterter Test auf problematische Einträge", und es kommt die in der Folge beschriebene weitere Option "Erweiterter Test auf problematische Einträge" dazu.
• Der "Erweiterte Test auf problematische Einträge" ist mit den Abfrage-Funktionen eng integriert; hier werden Prüfungen auf allfällige Problem-Situationen in den Publikationseinträgen vorgenommen, die mit den "gewöhnlichen" Abfrage-Funktionen nicht detektierbar wären. Die Test-Algorithmen sind eng mit jenen verwandt, die beim Abspeichern eines Publikationseintrags aus der Seite "Publikationseintrag editieren" ausgeführt werden. Im Gegensatz zu letzteren werden sie aber für alle den Auswahlbedingungen entsprechenden Publikations-Datensätze durchlaufen.
  Im Gegensatz zu "gewöhnlichen" Abfragen, die Publikationseinträge ausschließlich auf der Basis der Autor/innen (oder gegebenenfalls auch oder ausschließlich der Herausgeber/innen, Begutachter/innen usw.) auswählen, selektiert der "Erweiterte Test auf problematische Einträge" auch jene Datensätze, die von Personen aus dem im Hauptmenü gewählten Umfeld (Institut, Gruppe oder Person) erstellt wurden. (Sonst könnte beispielsweise kaum ein Publikationseintrag entdeckt werden, dessen Autoren alle "kein(e) Angehörige(r) der Fakultät" sind, und der aus genau diesem Grund dem Institut in der Evaluierung verloren ginge.) Die Ergebnisse des "Erweiterten Tests auf problematische Einträge" sind als Hinweis auf an sich nicht unzulässige, aber das Ergebnis von Evaluierungen nachteilig beeinflussende Umstände zu verstehen. Wenn diese Umstände nicht explizit beabsichtigt waren, ist es also ratsam, die gemeldeten Probleme zu korrigieren. Die folgenden Überprüfungen werden in der Funktion "Erweiterter Test auf problematische Einträge" vorgenommen:
  • Keine(r) der Autor/innen ist Angehörige(r) der Fakultät;
  • Keine der "anderen beteiligten Personen" bei den folgenden Publikationen ist Angehörige(r) der Fakultät;
  • Keine der an den Publikationen überhaupt beteiligten Personen (Autor/innen, Herausgeber/innen, Begutachter/innen usw.) ist Angehörige(r) der Fakultät;
  • Für bestimmte Publikationen (i.A. Diplomarbeiten, Dissertationen) wurden zu wenige Begutachter/innen, Betreuer/innen usw. angegeben;
  • Bei bestimmten Publikationen ist der Tagungsband vor der Veranstaltung erschienen;
  • Bei bestimmten Publikationen ist der Tagungsband mehr als ein Jahr nach der Veranstaltung erschienen;
  • Für bestimmte Publikationen wurde eine Dauer einer Veranstaltung von mehr als vier Wochen angegeben;
  • Das Publikationsjahr bestimmter Publikationen liegt in der Zukunft.
  Die ersten drei Probleme können durch unvollständige Listen der Autor/innen, Herausgeber/innen usw. oder - wahrscheinlicher - durch Auswahl falscher Personeneinträge ("kein(e) Angehörige(r) der Fakultät" statt Angehörige(r) eines Instituts) für die Autor/innen, Herausgeber/innen usw. verursacht worden sein. Beim vierten Problem sollte die Liste der Begutachter/innen oder Betreuer/innen usw. vervollständigt werden. Die letzten vier Probleme entstehen in erster Linie durch Tippfehler bei der Dateneingabe. Ein Publikationseintrag, dessen Publikationsjahr Tippfehler-bedingt "2070" statt "2007" ist, würde erst in 63 Jahren in einer Evaluierung gewertet; vorausgesetzt, es gibt ihn und die Publikationsdatenbank dann noch...
• Eine Erläuterung der obigen Problem-Situationen wurde in die Ausgabeseite des "Erweiterten Tests auf problematische Einträge" integriert.
• Optional können vergleichbare Erläuterungen oder Kommentare auch bei den einzelnen Abfragen sowie für eine ganze Abfragen-Gruppe definiert werden. Insbesondere bei Abfragen-Gruppen, die von "gewöhnlichen" Usern verwendet werden (wie beispielsweise ein Test auf mögliche Problemfälle bei der Validierung von Publikationseinträgen) können Erklärungen zu den einzelnen Abfragen sehr sinnvoll sein.
• Da sowohl die vom "Erweiterten Test auf problematische Einträge" als auch die von einer Abfragen-Gruppe, die der Kategorie "Test-Abfragen für Publikationseinträge" angehört und daher mit dem "Erweiterten Test" verbunden ist, aufgelisteten Publikationseinträge mit einiger Wahrscheinlichkeit eine Bearbeitung durch ihre Eigentümer/innen erfordern, wird in allen Ausgaben solcher Abfrage-Gruppen zu jedem Publikationseintrag die zugehörige Publikations-ID angezeigt. Es wird empfohlen, die Seite "Abfragen vornehmen" in einem zweiten Fenster des Administrationsprogramms (Link "2. Fenster" im linken Menü-Frame) zu öffnen; damit können die Publikations-ID-Zeilen mit Copy and Paste direkt ins Haupt-Fenster des Administrationsprogramms übernommen und die gegebenenfalls zu bearbeitenden Einträge dort editiert werden.
• An sich hat ein User - gleichgültig, welche Rechte sie oder er normalerweise hat - in einem zweiten Fenster des Administrationsprogramms keinerlei Editierrechte, um ein gleichzeitiges Bearbeiten gleicher Einträge im Hauptfenster und im zweiten Fenster zu verhindern. Damit wäre aber im zweiten Fenster weder die Ausführung aller Abfragen einer Abfragen-Gruppe in einem Zug noch der Aufruf des "Erweiterten Tests auf problematische Einträge" möglich. Aus diesem Grund wurde die Funktion "Abfragen vornehmen" so geändert, dass dort (und nur dort) auch in einem zweiten Fenster des Administrationsprogramms die vollen Rechte der aktuellen Benutzerin / des aktuellen Benutzers gelten.
• In Abfragen-Export-Dateien wird jetzt auch die Version der Publikationsdatenbank registriert, mit der der Daten-Export erfolgte. Während dafür Sorge getragen ist, dass in mit einer älteren Programmversion erstellte Abfragen korrekt (mit den Default-Werten für neu hinzu gekommene Features) importiert werden können, könnte es beim Import einer mit einer neueren Programmversion erstellten Abfrage zu fatalen Fehlern kommen. Es wird daher der Import von Export-Dateien, die mit einer neueren als der aktuellen Programmversion erstellt wurden, unterbunden.
• Um in bestimmten Implementierungen, in denen die Publikationsdatenbank im Intranet läuft, nur die frei zugänglichen Seiten öffentlich sichtbar zu machen, das Administrationsprogramm aber aus dem Auftritt der Publikationsdatenbank im Internet auszublenden, wurden einige teilweise relativ aufwändige Konfigurations-Maßnahmen vorgesehen, die diese Funktionalität Protokoll- (HTTP - Secure HTTP), IP-Adress- oder Installations-basiert zu erreichen erlauben.