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• Die Strukturen von Publikationslisten, die im Administrationsprogramm, in der Funktion "Suche in der Fakultäts-Publikationsdatenbank" bzw. über die Webservice-Schnittstellen generiert werden, wurden einander angeglichen und grundsätzlich flexibel gestaltet: Neben zwei unterschiedlichen, fix vorgegebenen Strukturen - einer Gliederung nach Publikationstypen und einer Gliederung nach Publikationsarten - können durch Verwendung frei programmierter Abfragen beliebig strukturierte Publikationslisten mit bisher nicht vorhandener Funktionalität (z.B. nur Vorträge, die von einer bestimmten Person selbst gehalten wurden) realisiert werden. Innerhalb des Administrationsprogramms kann zwischen allen verfügbaren Publikationslisten-Strukturen frei gewählt werden; ebenso kann bei Publikations-, Abfrage- und Export-Listen aus Webadressen, die mit der Funktion "Erstellen von Publikationslisten-, Export- und Abfrage-Webadressen" generiert werden, eine beliebige Struktur vorgegeben werden. In der Funktion "Suche in der Fakultäts-Publikationsdatenbank" wurde im Hinblick auf die Usability bewusst auf eine Konfigurierbarkeit durch die User verzichtet; hier kann von einem (Master-) Administrator individuell für eine Gesamtliste sowie für jede in dieser Funktion wählbare Publikationsart eine der verfügbaren fix vorgegebenen oder frei programmierten Strukturen ausgewählt werden.
  Die zwei fix vorgegebenen Strukturen standen bereits bisher im Administrationsprogramm bzw. in der Funktion "Suche in der Fakultäts-Publikationsdatenbank" zur Verfügung:
  • nach Publikationstypen: In Listen mit dieser Struktur kommt jeder den Auswahlbedingungen genügende Publikations-Datensatz genau einmal vor. Das ist das "klassische" Format der im Administrationsprogramm erstellten Publikations- und Exportlisten.
  • nach Publikationsarten: Da bei dieser Listenstruktur alle im Druck erschienenen Original-Beiträge in einer Gruppe zusammengefasst werden, scheinen Vorträge und Posterpräsentationen mit Tagungsband-Eintrag zwei Mal - einmal als Original-Beitrag und einmal als Vortrag - auf. Dieses Format ist standardmäßig für die öffentlich zugänglichen Publikationslisten vorgesehen. (Gegenüber dem bisherigen Standard, bei dem eine Gliederung der Publikationslisten nach Publikationsarten nur bei einer nicht auf bestimmte Publikationsarten eingeschränkten Ausgabeliste zum Tragen kam, können bei Auswahl dieser Struktur auch auf bestimmte Publikationsarten eingeschränkte Publikationslisten nach Publikationsarten statt wie bisher nach Publikationstypen gegliedert werden.)
  Für die Erstellung von Publikationslisten-Abfragen wurde die Funktion "Abfragen editieren" des Administrationsprogramms geringfügig adaptiert; es ist für Publikationslisten-Abfragen keine Angabe einer Kurzbezeichnung vorgesehen, wohl aber eine Bezeichnung der Abfrage in englischer Sprache (die in den Ausgabelisten aufscheint). Grundsätzlich stehen alle auch in Evaluierungs- und Test-Abfragen möglichen Einstellungen auch für Publikationslisten-Abfragen zur Verfügung (wiewohl manche dort wahrscheinlich wenig Sinn machen werden). Es kann also in einer Publikationsliste beispielsweise eine Gliederung nach begutachteten und nicht begutachteten Druck-Publikationen, eine Unterscheidung zwischen Vorträgen auf Konferenzen oder in wissenschaftlichen Institutionen oder eine Einschränkung auf die selbst gehaltenen Vorträge vorgenommen werden. Da die Publikationslisten-Abfragen in beliebiger Zahl erstellt und frei programmiert werden können, sind alle erdenklichen einschlägigen Aufgabestellungen beantwortbar.
  Für die Funktion "Suche in der Fakultäts-Publikationsdatenbank" kann ein Master-Administrator ($Adminx) individuell für eine Gesamtliste sowie für jede in dieser Funktion wählbare Publikationsart eine der verfügbaren fix vorgegebenen oder frei programmierten Strukturen auswählen. Für alle Publikationsarten individuell wählbare Publikationslisten-Strukturen helfen, unerwartete Resultate zu vermeiden: Wenn beispielsweise in einer programmierten Abfrage Präsentationen mit Tagungsband-Eintrag sowohl unter den im Druck erschienenen Publikationen als auch unter "Vorträge und Posterpräsentationen" aufscheinen sollen, hätte die Verwendung dieser Abfrage bei einer auf Druck-Publikationen eingeschränkten Publikationsliste die unerwünschte Konsequenz, dass auch eine Rubrik "Vorträge und Posterpräsentationen" in der Ausgabeliste aufscheinen würde. Abfragen für die genannten Publikationsarten, die nur Druck-Publikationen bzw. Vorträge und Posterpräsentationen selektieren, können hier Abhilfe schaffen. Neben der Auswahl einer geeigneten Listenstruktur bzw. Publikationslisten-Abfrage kann der Master-Administrator auch festlegen, ob am Kopf der Ausgabeliste einer von zwei Warnungstexten angezeigt werden soll, die darauf hinweisen, dass bestimmte Publikationslisten auch mehrfach oder überhaupt nicht in der Ausgabeliste aufscheinen können.
  Die Auswahl der Publikationslisten-Struktur wirkt sich auch auf Abfrage- und Exportlisten aus. Dort können insbesondere Publikationslisten-Abfragen verwendet werden, um nicht interessierende Publikationen auszublenden oder Publikationen nach frei definierbaren Kategorien getrennt in ein eigenes System zu importieren.
  Gewisse Einschränkungen bei Publikationslisten-Abfragen, insbesondere Abfragen nach Vortragenden, können mit der Einstellung "als Eigentümerin / Eigentümer des Eintrags" im Hauptmenü des Administrationsprogramms bzw. auf der Seite "Suche in der Fakultäts-Publikationsdatenbank" inkompatibel sein. Aus diesem Grund wird bei Auswahl einer Publikationslisten-Abfrage und der Option "als Eigentümerin / Eigentümer des Eintrags" im Administrationsprogramm (Seite "Publikations- und Exportlisten erstellen") explizit auf diesen Umstand hingewiesen und in der Funktion "Suche in der Fakultäts-Publikationsdatenbank" die Publikationslisten-Struktur stillschweigend auf den Default ("nach Publikationsarten") gesetzt.
  Publikationslisten-Abfragen können für die gesamte Publikationsdatenbank definiert werden; sie stehen dann in den "globalen Tabellen" und können nur von einem Master-Administrator ("$Adminx") erstellt und bearbeitet werden. Für eine einzelne Fakultäts-Publikationsdatenbank können in den "lokalen Tabellen" abgelegte Abfragen definiert werden; diese können von einem beliebigen Administrator editiert werden. (Es wurde, obwohl dies technisch möglich wäre, bewusst davon abgesehen, Publikationslisten-Abfragen für beliebige Benutzerinnen und Benutzer bearbeitbar zu machen: Obwohl die Programmierung einer Abfrage nicht sonderlich schwierig ist, ist es nicht trivial, eine Serie von Abfragen so zu programmieren, dass jeder Publikations-Datensatz (mindestens oder besser genau) einmal in den Ausgabelisten aufscheint. Logische Fehler in den Abfragen sind schwer zu entdecken; sie können aber das Verschwinden einzelner oder sogar zahlreicher Datensätze zur Folge haben. Um diesbezüglichen Frustrationen vorzubeugen, wird interessierten Usern die Erstellung "maßgeschneiderter" Publikationslisten-Abfragen als Service angeboten.
• Bei globalen Logins ins Administrationsprogramm wurden einige Verbesserungen vorgenommen. Es wird jetzt die Ablaufzeit des globalen Logins in allen Fällen bei jedem Seitenaufruf neu aktualisiert, sodass selbst bei längerer Arbeit in den Teilen des Administrationsprogramms, die den Administratoren vorbehalten sind, ein Timeout des globalen Logins verhindert wird. Zudem werden bei im Prinzip harmlosen Fehlbedienungen im Bereich globaler Sessions keine Sicherheitsverletzungs-Meldungen mehr generiert; es wird vielmehr ein einfaches Zwangs-Logout mit entsprechenden Hinweisen vorgenommen.
• Da die in manchen Implementierungen notwendigen übermäßig langen Bezeichnungen für Publikations- oder Medientypen Probleme mit dem Layout des Hauptmenüs zur Folge hatten, werden diese Bezeichnungen jetzt in den Auswahllisten des (erweiterten) Hauptmenüs auf eine mit dem Bildschirm-Layout vereinbare maximale Länge gekürzt. Gleiches geschieht auf der Seite "Erstellen von Publikationslisten-, Export- und Abfrage-Webadressen". Soweit die betroffenen Bezeichnungen auch in Publikationslisten auftauchen, werden sie dort selbstverständlich nach wie vor in voller Länge ausgegeben.
• Die für die Implementierung der Publikationslisten-Abfragen erforderlichen Änderungen im Administrationsprogramm brachten auch eine deutliche Beschleunigung der Anzeige der Publikations-Auswahlliste in der Funktion "Publikationen eintragen und editieren - Publikationsauswahl" mit sich. Insbesondere dann, wenn im Hauptmenü keine Einschränkung der Publikationsauswahl vorgenommen wurde, kann die Anzeige der Auswahlliste bei gut befüllten Datenbanken einige Sekunden pro Bildschirmseite erfordern. Diese Zeit konnte etwa halbiert werden. (Eine weitere Verkürzung ist wohl unter den gegebenen Voraussetzungen von Hardware und Datenbank-Backend nicht mehr möglich, da jedenfalls alle ausgewählten Datensätze im Datenbank-Backend sortiert werden müssen, selbst wenn nur 10 Datensätze pro Seite angezeigt werden sollen.)
• In jenen Implementierungen, in denen in den Publikationsmedien-Einträgen für Zeitschriften ein Impact-Faktor der betreffenden Zeitschrift verwaltet werden kann, wird ein von null verschiedener Impact-Faktor in den Zusatz-Informationen eines Publikationseintrags mit ausgegeben. Diese Funktionalität ist - wie auch die übrigen Zusatz-Informationen zu einem Publikationseintrag - nur innerhalb des Administrationsprogramms verfügbar.
• Bei der Behandlung alter, mangels Validierung noch nicht in einer Evaluierung gewerteter Publikationseinträge wurde ein Paradigmen-Wechsel vorgenommen: Während diese Einträge bisher ungeachtet des Umstands, dass mit ihrer Validierung nicht mehr zu rechnen war, als validierbar galten und damit die Listen der noch nicht validierten Einträge aufblähten, werden nun beim Abschluss eines Publikationsjahres Einträge, deren Publikationsjahr zwei Jahre oder mehr vor dem gerade abgeschlossenen Publikationsjahr liegt, als in der Evaluierung ihres Publikationsjahres gewertet markiert, selbst wenn sie als "in Bearbeitung" oder "angenommen, noch nicht erschienen" deklariert wurden. Wenn beispielsweise die Evaluierung für das Publikationsjahr 2006 abgeschlossen wird, werden alle Einträge aus 2004 oder den Jahren davor, die noch in keiner Evaluierung gewertet wurden, als in der Evaluierung ihres jeweiligen Publikationsjahres gewertet klassifiziert. (Dies ist vergleichbar mit dem Mechanismus beim Neueintrag von Publikationen: Publikationen, deren Publikationsjahr mehr als ein Jahr vor dem aktuellen Evaluierungsjahr liegt, wurden beim Neueintrag immer schon als in der Evaluierung ihres jeweiligen Publikationsjahrs gewertet markiert. Im obigen Beispiel - nach Abschluss der Evaluierung für 2006 - sind das Publikationen mit einem Publikationsjahr von 2005 und früher.)
  Es gelten also (wiederum am Beispiel des letzten abgeschlossenen Publikationsjahres 2006 und laufenden Evaluierungsjahres 2007) die folgenden "Spielregeln":
  • Neu eingetragene Publikationen: Publikationen mit einem Publikationsjahr 2006 und später werden als noch nicht in einer Evaluierung gewertet behandelt; Publikationen mit einem Publikationsjahr bis einschließlich 2005 werden als in der Evaluierung ihres Publikationsjahres gewertet betrachtet.
  • Alte, in den Evaluierungen bis einschließlich 2006 aus welchen Gründen immer nicht berücksichtigte Publikationen: Beim Abschluss des Jahres 2006 werden Publikationen mit einem Publikationsjahr bis einschließlich 2004 als in der Evaluierung ihres jeweiligen Publikationsjahres gewertet markiert.
  • In der Evaluierung für 2007 werden daher (ohne dass eine Korrektur des Feldes "gewertet in Evaluierung" erforderlich wäre) neu eingetragene Publikationen aus den Jahren 2006 und 2007 sowie vor dem Abschluss des Evaluierungsjahres 2006 eingetragene Publikationen aus 2005 und 2006 gewertet, sofern diese die Bedingungen für eine Wertung in einer Evaluierung (z.B. vorhandene Validierung) erfüllen.
  Mit einem speziell dafür entwickelten Publikationsdatenbank-Plugin wurden alte Publikationseinträge so adaptiert, als wenn sie bereits beim Abschluss des Publikationsjahres 2006 entsprechend den obigen Regeln behandelt worden wären. Es wurde also in jenen Einträgen das Feld "gewertet in Evaluierung" auf das jeweilige Publikationsjahr gesetzt, die den folgenden Bedingungen genügen:
  • Publikationsjahr 2004 oder früher;
  • Die Publikation ist nicht validiert (damit Publikationen, die erst nach dem Abschluss des letzten Publikationsjahres validiert wurden, in der nächsten Evaluierung gewertet werden). (Wäre ein Eintrag vor dem Abschluss des letzten Publikationsjahres validiert worden, wäre er bereits im abgeschlossenen Publikationsjahr berücksichtigt worden.)
  Diese Maßnahmen befreien die Listen der noch nicht validierten Einträge von "Altlasten"; wenn aber einer der betroffenen Einträge doch noch validiert werden soll, kann sein Status von einem Administrator so geändert werden, dass er ungeachtet seines Publikationsjahres in der nächsten Evaluierung gewertet werden kann. Dies ist ausschließlich im Editierformular für Publikationseinträge möglich; je nach Kontext kann ein Administrator entscheiden, ob ein "Uralt-Nachzügler" in die aktuelle Evaluierung gelangen darf oder nicht. Eine derartige Problematik kann sich beispielsweise dann ergeben, wenn ein "Vortrag ohne Tagungsband" mit Publikationsjahr 2006 eingetragen wurde. Da dieser Eintrag (an der TU Wien) nicht validiert zu werden braucht, wird er jedenfalls in der Evaluierung für 2006 gewertet. Wenn dieser Publikationseintrag nach Abschluss der Evaluierung für 2006 in einen "Vortrag mit Tagungsband" geändert wurde und durch Vorlage eines Belegexemplars validiert wird, wäre es weder zulässig, ihn als nicht in einer Evaluierung gewertet zu deklarieren (weil dann der Vortrag doppelt, 2006 und 2007, gezählt würde), noch wäre es sinnvoll, das Feld "gewertet in Evaluierung" auf "2006" zu belassen und den Eintrag zu validieren, weil der Beitrag im Tagungsband damit weder in der (bereits abgeschlossenen) Evaluierung für 2006 noch in der Evaluierung für 2007 gezählt würde. Die korrekte Lösung wären zwei Einträge als "Vortrag ohne Tagungsband" (Evaluierung 2006) und "Beitrag in Tagungsband" (Evaluierung 2007).
• In den nur für speziell berechtigte User zugänglichen Evaluierungsfunktionen wurde in jenen Implementierungen, die standardisierte Kennungen für Angehörige der Organisation (OIDs - Organisations-IDs) verwenden, eine Seite mit Funktionen eingeführt, die die Ausführung von Abfragen für eine Liste von OIDs erlauben ("OID-Listen-basierte Evaluierungen vornehmen"). Damit wird es möglich, für Gruppen von Angehörigen der Organisation, die außerhalb der Publikationsdatenbank beliebig definiert werden können, individuelle oder aggregierte Publikationsdaten zu erheben. Alle Funktionen auf der Seite "OID-Listen-basierte Evaluierungen vornehmen" benötigen eine Liste im CSV-Format (Comma Separated Values) mit der folgenden Struktur, eine Zeile pro Personen-Datensatz, separiert durch Semikolons (Strichpunkte, ";"):
  • OID;
  • Familienname;
  • Vorname;
  • Organisationseinheit.
  Die erste Zeile kann an Stelle eines derartigen Datensatzes eine Bezeichnung der OID-Liste enthalten; diese darf aus nahe liegenden Gründen keine Strichpunkte enthalten. Die Bezeichnung der OID-Liste scheint in den mit der Evaluierungsabfrage-Seite generierten Ergebnis-Listen auf und erlaubt deren Identifizierung. Die OID-Liste wird beim Aufruf der auf der Seite "OID-Listen-basierte Evaluierungen vornehmen" angebotenen Funktionen auf den Server hochgeladen.
  Die folgenden Funktionen stehen im Rahmen der OID-basierten Evaluierungsfunktionen zur Verfügung:
  • Abfragen für jede OID individuell ausführen: Hier wird für jede Zeile in der OID-Liste, also für jede dort angeführte Person, die gesamte Abfragen-Gruppe einzeln ausgeführt. Dies ermöglicht die Erstellung Personen-bezogener Evaluierungsdaten.
  • aggregierte Daten für sämtliche in der Liste enthaltenen OIDs ermitteln: Hier erfolgen die Abfragen für die gesamte durch die Liste spezifizierte Personengruppe gemeinsam; es gibt also nur einen Satz von Evaluierungsdaten als Ergebnis.
  Die Ergebnisse der Abfragen können wahlweise in eine Publikationsliste oder in eine Ergebnis-Tabelle analog zu den auf der Seite "Evaluierungsdaten ermitteln" erstellbaren Tabellen geschrieben werden. Die Ergebnisse können optional am Bildschirm angezeigt oder in eine Exportdatei im HTML- bzw. CSV-Format geschrieben werden. Letztere Exportdateien können beliebig mit jeder Applikation, die CSV-Daten unterstützt (z.B. Microsoft Excel) weiter bearbeitet werden.
  Eine auf der Seite "OID-Listen-basierte Evaluierungen vornehmen" zusätzlich verfügbare Funktion "OID-Liste mit den in der Datenbank vorhandenen Namenseinträgen vergleichen" ermöglicht einen Vergleich der OID-Eingabeliste mit den in der Publikationsdatenbank gespeicherten Personendaten. Damit können vor Ausführung der eigentlichen Abfrage Personeneinträge in der Publikationsdatenbank ermittelt werden, bei denen die automatische Zuweisung einer OID aus verschiedenen Gründen (z.B. unterschiedliche Schreibweise von Vornamen) nicht möglich war. Auch hier ist die Ausgabe der Ergebnis-Datei auf eine Bildschirmseite oder in eine CSV-Datei möglich. Die diesbezüglichen Optionen sind beim Aufruf der Seite "OID-Listen-basierte Evaluierungen vornehmen" entsprechend den Einstellungen auf der Seite "Evaluierungsdaten ermitteln" voreingestellt, können aber unabhängig von diesen geändert werden.
  Datensätze in der OID-Liste, für die kein Äquivalent in der Publikationsdatenbank existiert, werden bei der Ermittlung aggregierter Daten kommentarlos ignoriert. Bei individuell ausgeführten Abfragen wird für solche Datensätze in der Bildschirmliste ein entsprechender Hinweis ausgegeben; in der CSV-Ausgabedatei ist der den Abfrageergebnissen gewidmete Teil der Tabellenzeile leer. (Das unterscheidet Ausgabe-Datensätze für in der Publikationsdatenbank nicht identifizierbare Personen von solchen, für die ein Personen- und OID-Eintrag in der Publikationsdatenbank besteht, für die es aber keine passenden Publikationseinträge gibt: Im ersteren Fall sind alle mit Abfrage-Ergebnissen befüllten Felder in der Ausgabezeile leer, im zweiteren mit dem Wert Null befüllt.)
• In der nur in Implementierungen, die standardisierte Kennungen für Angehörige der Organisation (OIDs) verwenden, verfügbaren globalen Publikationslisten-Webservice-Seite (global/publications.php) wurde ein zusätzlicher Aufruf-Parameter eingeführt, mit dem die standardmäßig vorgesehene Ausgabe der Ursprungs-Datenbank jedes Publikations-Datensatzes unterdrückt werden kann. Dies ermöglicht Personen, die zu unterschiedlichen Zeiten mehreren Fakultäten angehört und dort publiziert haben, die Erstellung "sauberer" Publikationslisten unter Verwendung ihrer TU-internen Personen-ID (OID). (Diese Funktion ist in den Implementierungs-spezifischen Ergänzungen zum Publikationsdatenbank-Handbuch im Detail beschrieben.)
• Die Funktionalität der Publikationslisten-Abfragen wurde auch für die nur in bestimmten Implementierungen verfügbare Funktion "Universitätsbibliothek-Exportlisten erstellen" eingebaut. In diesem Fall geht es nicht um eine bestimmte Struktur der Exportlisten, sondern um die Ausblendung von Publikationstypen, die für die Universitätsbibliothek uninteressant sind, aber den Mechanismus der Validierung (die bisher als wesentliches Kriterium für eine Aufnahme in die Exportliste galt) ebenfalls verwenden.
• Einzelne Inkonsistenzen in der Reihung der Publikationstypen und -arten in unterschiedlichen Teilen der Publikationsdatenbank wurden bereinigt.
• Ein Bug in den Evaluierungsabfragen für Personen auf der nur speziell berechtigten Usern zugänglichen Seite "Evaluierungsdaten ermitteln" konnte entdeckt und behoben werden. Dieser Bug war ausschließlich bei Abfragen wirksam, in denen eine Einschränkung auf eine Person als Vortragende(r) vorgenommen wurde; solche Abfragen waren allerdings bisher nie im praktischen Einsatz. Als Konsequenz der notwendigen Änderungen im Programmcode unterbleibt jetzt die Anzeige des (an sich ohnedies für den praktischen Gebrauch irrelevanten) Summen-Feldes in der tabellarischen Ausgabe der Publikationsdaten.
• Die Portabilität gewisser Administrationsfunktionen (konkret: spezielle Abfrage-Funktionen) wurde verbessert.