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• Bedingt durch die stetig wachsende Anzahl von Einträgen in der Datenbank war die bisher bei der Erstellung von Namens-Auswahllisten fast durchgehend angewandte Strategie nicht mehr praktikabel, eine Liste aller einer bestimmten Organisationseinheit zugeordneten Datensätze an den Client-Rechner zu schicken und dort mit einer JavaScript-Funktion ("Schnelle Suche") den gewünschten Namen auszuwählen: Insbesondere bei Wahl der Option "kein Angehöriger der Fakultät", bei der typisch 80% der überhaupt in der Datenbank verwalteten Namens-Datensätze selektiert werden, können Listen mit mehreren tausend Einträgen resultieren, deren Erstellung den Server und deren Bearbeitung den Client-Rechner stark belasten, und die zudem erhebliche Ladezeiten der Seite verursachen.
  Deshalb wurde in der Funktion "Suche in der Fakultäts-Publikationsdatenbank" sowie im Hauptmenü und den Funktionen "Namen und Benutzerrechte editieren - Auswahl von Namen" und "Namenseintrag ersetzen" des Administrationsprogramms die folgende Strategie implementiert:
  • Wenn die Zahl der aufgrund der gewählten Auswahlkriterien selektierten Namenseinträge unter einem konfigurierbaren Schwellwert - gegenwärtig 500 - liegt, wird wie bisher die gesamte Namensliste an den Client-Rechner geschickt, wo durch Blättern in der Liste oder mit der "Schnellen Suche" Namenseinträge ausgewählt werden können. Dieses Szenario wird in der Regel für eine Einschränkung auf ein Institut oder eine Gruppe zutreffen.
  • Bei einer größeren Anzahl der potenziell selektierten Einträge - in der Regel bei "kein Angehöriger der Fakultät" - werden zunächst keine Namens-Daten an den Client übermittelt, sondern eine Suchmaske ähnlich der "Schnellen Suche" sowie der Hinweis angezeigt, dass erst nach Eingabe eines Suchbegriffs und Starten der Suche mit der zugehörigen Schaltfläche die dem Suchbegriff entsprechenden Namenseinträge ausgewählt und angezeigt werden. Für die resultierende Liste ist wiederum eine "Schnelle Suche" implementiert; eine zusätzliche Schaltfläche "Neue Suche" ermöglicht den Aufbau einer neuen Auswahlliste nach anderen Auswahlkriterien.
  • Mit dem beschriebenen Mechanismus ist es jetzt auch möglich, komfortabel in allen Personeneinträgen nach einem bestimmten Namen zu suchen (wenn beispielsweise die Zuordnung einer bestimmten Person nicht bekannt ist).
• Bei Betätigung des Links "Eigene Organisationseinheit" im Hauptmenü des Administrationsprogramms werden wie bisher Institut, Gruppe und Person entsprechend den Daten der aktuellen Benutzerin / des aktuellen Benutzers voreingestellt. Über den zugehörigen Radio Button wird jetzt jedoch die Auswahl aus den Publikationseinträgen auf "Institut" (bisher "Alle") gesetzt.
• Die bisherige, nur mäßig informative (und gelegentlich verwirrende) Bezeichnung "(keine)" bzw. "(none)" für die Default-Gruppe wurde auf "(Personen ohne Gruppen-Zuordnung)" bzw. "(Persons without Group Affiliation)" geändert.
• Während bisher das optionale Feld "Zugehörigkeit" in Namenseinträgen nur für Personen angezeigt wurde, die der Pseudo-Organisationseinheit "kein Angehöriger der Fakultät" zugeordnet waren, ist nun die Verwendung und Anzeige dieses Feldes (zumindest in Personen-Auswahllisten) für alle Namenseinträge möglich.
• Da inzwischen kaum mehr Browser existieren, die die Anzeige so genannter "Pop-ups" nicht blockieren, war die bisherige Implementierung der Funktion "Eintrag anzeigen" im Publikations-Editier-Formular, die Pop-up-basiert war, kaum mehr praktikabel. Es wurde deshalb die Anzeige des Publikationseintrags so geändert, dass sie nach Betätigung der Schaltfläche "Eintrag anzeigen" nun unmittelbar am Anfang der Seite mit dem Editier-Formular erfolgt. Zur Erleichterung der Bedienung wurde nun auch am Anfang der Seite eine Schaltfläche "Eintrag anzeigen" vorgesehen. (Die Pop-up-Blockierung hat unter allen getesteten Browsern keinen Einfluss auf die Ausgabe der separaten Fenster mit der Hilfe zur Publikationsdatenbank: Im Gegensatz zu der von der Datenbank-Software bei "Eintrag anzeigen" initiierten Anzeige einer zusätzlichen Seite erfolgt bei den Hilfe-Seiten der Aufruf der Seite explizit durch den User.)
• Bei allen Vortrags- und Posterpräsentations-Publikationstypen wurde die Möglichkeit geschaffen, bestimmte Informationen, die die Veranstaltung bzw. den zugehörigen Tagungsband als solche beschreiben, optional im Publikationsmedien-Eintrag abzulegen. Die entsprechenden Felder im Editierformular für Publikationen werden dann, wenn sie zum Zeitpunkt der Auswahl eines Veranstaltungs-Publikationsmediums noch leer sind, auf die im Medieneintrag enthaltenen Informationen gesetzt, können aber bei Bedarf noch beliebig geändert werden. Konkret betrifft dies die folgenden Felder:
  • Veranstaltungsort;
  • die Gruppe von drei Radio Buttons zur Beschreibung des Veranstaltungsorts ("Österreich" - "EU" - "außerhalb der EU");
  • Datum von;
  • Datum bis;
  • Titel Tagungsband;
  • Zeitschrift / Verlag;
  • Band / Nummer / Ort;
  • Jahr;
  • ISBN / ISSN.
  Die gewählte Lösung wahrt die Kompatibilität mit allen alten Publikations- und Medien-Datensätzen: Primär gültig ist nach wie vor die im Publikationseintrag enthaltene Information; alte Medien-Datensätze und solche, in denen die genannten Informationen nicht angeführt sind, bewirken einfach keine Voreinstellung des Publikationseintrags.
• Bei Namenseinträgen wurde nun die Möglichkeit geschaffen, alte Datensätze - typisch aus der Zeit der Zuordnung einer Person zu einer anderen Organisationseinheit - in den Auswahllisten für Autor/innen (bzw. Herausgeber/innen usw.), z.B. auf der Seite "Liste der Autor/innen bearbeiten", auszublenden. Damit können Fehler durch versehentliche Auswahl eines falschen Namenseintrags weitestgehend vermieden werden. Für Nicht-Administrator/innen werden ausgeblendete Namenseinträge in der Auswahlliste gar nicht angezeigt, für Administrator/innen deutlich als solche gekennzeichnet in Klammern. Für alle User werden bereits einem Publikationseintrag zugeordnete ausgeblendete Personeneinträge auf dieser Seite in Klammern angezeigt; sie können bei Bedarf zwar entfernt oder in ihrer Reihenfolge verschoben werden, sie können aber nicht mehr erneut zugeordnet werden. In den Auswahllisten der Seiten "Namen und Benutzerrechte editieren - Auswahl von Namen" und "Namenseintrag ersetzen" werden sie generell in Klammern angezeigt; im Hauptmenü des Administrationsprogramms und auf der Seite "Suche in der Fakultäts-Publikationsdatenbank" werden sie normal, ohne irgendeine Kennzeichnung, ausgegeben.
• Auf der nur Administrator/innen zugänglichen Seite "Namenseintrag ersetzen" wurde nun die Möglichkeit vorgesehen, temporäre Publikations-Datensätze mit einer Referenz auf den zu ersetzenden Namens-Datensatz zu löschen, deren Vorhandensein das Ersetzen von Autoren-Einträgen und das Löschen des zu ersetzenden Datensatzes bisher blockierte. (Die Blockierung war erforderlich, um potenzielle Datenbank-Inkonsistenzen zu verhindern, die unvermeidlich gewesen wären, wenn ein zum Zeitpunkt des Ersetzens des Namenseintrags gerade in Bearbeitung befindlicher Datensatz abgespeichert worden wäre und einen nun nicht mehr existierenden Namens-Datensatz referenziert hätte. Das Löschen des temporären Datensatzes entfernt effektiv den zu ersetzenden Namen aus der Liste der Autor/innen oder Herausgeber/innen; Datenbank-Inkonsistenzen werden dadurch vermieden.) Wenn die Administratorin / der Administrator von dieser - doch etwas rigorosen - Möglichkeit keinen Gebrauch machen will, wird bei Betätigung der Schaltfläche "Alten Namenseintrag durch neuen ersetzen" ein Namenseintrag, dessen vollständige Ersetzung und Löschung blockiert war, als ausgeblendet markiert. Damit wird zumindest eine Verwendung dieses Datensatzes in neuen Publikationseinträgen verhindert.
• Analog wurde auch die Möglichkeit vorgesehen, alte Publikationsmedien-Datensätze als ausgeblendet zu markieren. Solche Datensätze werden in den Auswahllisten der Funktionen "Publikationsmedien editieren - Auswahl eines Publikationsmediums" und "Publikationsmedium ersetzen" in Klammern angezeigt; in den Auswahllisten der Seite "Publikationseintrag editieren" scheinen sie für "gewöhnliche" User gar nicht, für Administratoren hingegen in Klammern auf.
• Wenn auf der nur für Administratoren verfügbaren Seite "Publikationsmedium ersetzen" das Löschen eines zu ersetzenden Publikationsmediums nicht möglich war, weil dieser Eintrag aktuell in einem temporären Publikations-Datensatz in Verwendung war, wird das zu ersetzende Publikationsmedium als ausgeblendet markiert. Da im Normalfall ausgeblendeten Publikationsmedien keine neuen Publikationseinträge zugeordnet werden können (und die bestehenden Publikationseinträge bereits auf einen anderen Medien-Eintrag "umgelegt" wurden), werden solche Medien-Datensätze spätestens im Zuge einer periodischen Wartung der Publikationsdatenbank als "verwaist" erkannt und gelöscht.
• Für bestimmte Implementierungen wurde eine neue Publikationstype "Vorlesung" eingeführt, deren Struktur der Publikationstype "Vortrag ohne Tagungsband" ähnlich, aber nicht mit dieser identisch ist. Vorlesungen werden in Publikationslisten anschließend an den Block der Vorträge als separater Block ausgegeben.
• Eine potenziell als Aufforderung, unbedingt ein Feedback abzugeben, misszuverstehende Formulierung auf der Logout-Seite wurde geändert und der Umstand, dass Feedbacks an den Datenbank-Entwickler zwar erwünscht, aber natürlich nicht verpflichtend sind, deutlicher herausgearbeitet.
• Die Performance der Duplikat-Testfunktionen für Publikationsmedien- und Namens-Einträge konnte für die jeweils einfachsten (und wichtigsten) Betriebsmoden signifikant verbessert werden.
• Ein Bug, der beim Abspeichern von Publikationseinträgen für eingereichte, aber noch nicht erteilte Patente zu Meldungen über einen fehlerhaften Publikationseintrag führen konnte, wurde beseitigt.