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Version 3.00 der Publikationsdatenbank bringt eine wesentliche Neuerung: Die bisher auf eine Anzahl von Einzel-Datenbanken - 10 in der Implementierung an der TU Wien, 6 in der Implementierung bei den Austrian Research Centers - aufgeteilte Datenbank wird zu einer einzigen Datenbank zusammengefasst. In Version 3.00 wurde versucht, die operativen Vorteile einer weitgehenden Entkopplung der Einzel-Datenbanken, wie sie vor Version 3.00 gegeben war, beizubehalten, wo immer dies sinnvoll und wünschenswert war, und andererseits die Nachteile der alten Lösung bezüglich Datenhaltung und Wartung nachhaltig zu beheben. Die Umstrukturierung auf eine einzige Gesamt-Datenbank hat die folgenden Konsequenzen:

• Alle für die Identifizierung von Autor/innen usw. erforderlichen Datensätze stehen jetzt in einer einzigen Datenbank-Tabelle. Damit ist es jetzt möglich, Publikationseinträge zu erstellen, deren Autor/innen aus unterschiedlichen Fakultäten stammen. Die bisher übliche Vorgangsweise, solche Publikationen mehrfach, einmal pro Fakultät, mit den nicht der Fakultät angehörigen Personen jeweils als "Externe (keine Angehörigen der Fakultät)" einzutragen, erübrigt sich damit. Die Publikationsdatenbank bietet Funktionen an, auch bestehende Publikationseinträge durch Zusammenführen der unterschiedlichen "Reinkarnationen" Fakultäts-übergreifend publizierender Personen zu korrigieren. (Während zum Zeitpunkt der TU-weiten Einführung der Publikationsdatenbank dort Fakultäts-übergreifende Publikationen eine relativ seltene Ausnahme darstellten, ließ die zunehmende Vernetzung der Fakultäten der TU Wien in gemeinsamen Projekt-Aktivitäten die Zusammenführung der Datenbanken immer dringlicher erscheinen. Eine ähnliche Situation war auch bei den Austrian Research Centers gegeben.)
• Zugriffe auf den Gesamt-Publikationsdaten-Bestand sind nun vom Konzept her weitaus unproblematischer implementierbar und grundsätzlich über die schon bisher vorhandenen Webservices und Datenschnittstellen möglich.
• Vor Version 3.00 war für jede Fakultäts-Publikationsdatenbank eine separate Installation der über 1000 Dateien der Publikationsdatenbank-Applikation erforderlich, was für die Wartung der Software nicht ganz unproblematisch war. Dank der Zusammenführung der Einzel-Datenbanken reicht jetzt eine einzige Installation der Applikation.
• Während bisher für jede Fakultäts-Publikationsdatenbank eine separate Web-Adresse vorgesehen war, was unter Secure HTTP (HTTPS) massive Probleme mit den Sicherheits-Zertifikaten, speziell unter Internet Explorer 7, zur Folge hatte, ist jetzt ein Zugang zur Publikationsdatenbank über eine einzige Web-Adresse und damit auch ohne Probleme unter HTTPS möglich. (Aus Kompatibilitätsgründen werden die alten Einstiegs-Adressen zwar weiterhin unterstützt; das Administrationsprogramm, das sinnvoller Weise unter Secure HTTP verwendet werden sollte, läuft aber auch bei einem Einstieg über die alten Zugangsadressen ausschließlich unter der im Sicherheitszertifikat spezifizierten Adresse.)
• Die Zusammenführung der Datenbanken bringt allerdings auch mit sich, dass die Datenbank-Tabellen um Vieles umfangreicher sind als bisher (z.B. an der TU Wien etwa 65.000 Publikationsdatensätze statt bisher 12.500 an der publikationsstärksten Fakultät). Damit sind deutlich größere Server-Ressourcen als bisher für die Datenbank-Operationen erforderlich, was speziell bei einem Mangel an Arbeitsspeicher mit drastischen Verschlechterungen der Performance, beispielsweise bei Datenbank-weiten Such-Operationen, verbunden ist. Dieser Problematik wurde mit einem Paket von Maßnahmen so weit wie möglich begegnet:
  • Rigorose Optimierung des SQL-Programmcodes für die Abfragen und des PHP-Codes der zugehörigen Seiten. Dies bedeutete in praktisch allen Fällen, in denen Datenbank-Abfragen potenziell den gesamten Datenbestand oder einen erheblichen Teil davon umfassen, eine komplette Neustrukturierung der Abfragen.
  • Implementierung der "fulltext"-Such-Funktionalität des MySQL-Datenbank-Backends (als Standard-Such-Algorithmus in den öffentlich zugänglichen Seiten, wobei aber die bisher verwendeten Such-Algorithmen nach wie vor angeboten werden, weil sie in manchen Belangen der MySQL-"fulltext"-Funktionalität deutlich überlegen sind). Die "fulltext"-Suche ist zwar um etwa eine Größenordnung schneller als die bisher angewandten Algorithmen; sie ist aber auch mit gewissen Einschränkungen in der Funktionalität verbunden.
  • Upgrade von der bisher (an der TU Wien) verwendeten MySQL-Version 4.1 auf MySQL 5, das offensichtlich die teilweise sehr komplexen Abfragen besser optimieren kann.
  • Speicher-Upgrade des Publikationsdatenbank-Servers (soweit technisch machbar).
  • Konzeption der Datenbank-Software in einer Form, die dort, wo ein Zugriff auf den Gesamt-Datenbestand nicht erforderlich ist (z.B. Publikationsliste eines Instituts), jedenfalls die zu durchsuchenden Datenmengen sinnvoll einschränkt.
  Unter MySQL 5 und mit 2 Gigabytes RAM (statt bisher 1 Gigabyte am Publikationsdatenbank-Server der TU Wien) sind jedenfalls auch unter Verwendung der bisher verwendeten Such-Algorithmen Volltext-Suchoperationen im gesamten Bestand von 64.000 Publikations-Datensätzen ohne prohibitive Verzögerungen möglich. Die MySQL-"fulltext"-Suche ist, wie erwähnt, noch um etwa eine Größenordnung schneller.

Die Zusammenfassung der Einzel-Datenbanken wirkt sich ohne die oben beschriebenen "flankierenden Maßnahmen" nicht nur negativ auf die Performance des Systems aus, sie hat auch wenig wünschenswerte Konsequenzen für die Usability der Software: Nicht nur die zu bearbeitenden Publikationseinträge müssen aus einer Auswahlliste ausgewählt werden; Gleiches gilt auch für die Autor/innen und Herausgeber/innen sowie für die Publikationsmedien. Der Umfang aller dieser Auswahllisten würde durch die Zusammenlegung um ein Vielfaches anwachsen, wobei noch dazu die zu den bisherigen Einträgen einer Fakultät hinzukommenden Datensätze oftmals ohne jede Relevanz für die Fakultät sind. Es wurden daher die folgenden Lösungen gewählt:

• Mit Ausnahme von Personen mit speziellen Berechtigungen erhalten die User nach einem Login ins Administrationsprogramm ausschließlich die Publikationen der Fakultät (oder gegebenenfalls der Fakultäten) angeboten, für die sie Editierrechte haben. Die maximale Anzahl von Publikationseinträgen in einer Auswahlliste des Administrationsprogramms bleibt also für Nicht-Administrator/innen in der Größenordnung der bisherigen Fakultäts-Publikationsdatenbanken; negative Auswirkungen auf die Performance des Systems (und damit auf die Ladezeiten der Seiten), selbst bei Auswahl aller Publikationseinträge einer Fakultät, bleiben daher in tolerierbaren Grenzen.
• Sollte ein User Zugriffsrechte für mehrere Fakultäten haben, werden diese nur nach einem "globalen Login" zur Auswahl angeboten. (Dies betrifft in der Regel nur Administrator/innen.) Bei einem Login aus der Startseite einer Fakultät stehen immer nur die Publikationsdaten der gewählten Fakultät zur Auswahl.
• Grundsätzlich kann jede Benutzerin / jeder Benutzer gleichzeitig für alle Fakultäten, in denen sie / er Zugriffsberechtigungen hat, je eine "lokale" Session aus der Startseite einer Fakultät heraus offen halten. Wenn diese Benutzerin / dieser Benutzer gleichzeitig eine globale Login-Session öffnet, besteht jedoch bei den Fakultäten, in denen bereits eine lokale Session der Benutzerin / des Benutzers aktiv ist, innerhalb der globalen Session nur mehr Lese-Zugriff. Damit kann die versehentliche Bearbeitung ein und desselben Publikations-Datensatzes in zwei unterschiedlichen Sessions verhindert werden.
• Die aktuellen Einstellungen im Administrationsprogramm werden für alle Fakultäten separat gespeichert und bei der Auswahl einer Fakultät im Hauptmenü wieder zur Verfügung gestellt.
• Bei der Auswahl der an einer Publikation beteiligten Personen (Autor/innen, Herausgeber/innen usw.) auf der Seite "Publikationseintrag editieren" werden die Personeneinträge der Angehörigen aller Institute der TU Wien zuzüglich der Datensätze der "Externen" der aktuellen Fakultät durchsucht. Da erfahrungsgemäß etwa 80% der Personen-Datensätze auf Externe ("Kein Angehöriger der Fakultät" bzw. "Kein Angehöriger der TU Wien") entfallen, bleibt der Zuwachs an Datensätzen - die Angehörigen der anderen Fakultäten - in tolerablen Grenzen. Die Einschränkung auf die "eigenen" Externen der Fakultät ist auch aus anderen Gesichtspunkten kein Nachteil: Gerade Personen, die der Fakultät nicht angehören, werden in der Regel (in Ermangelung vollständiger Informationen bei den Eintragenden) nur mit abgekürzten Vornamen in der Datenbank registriert. Dies resultiert oftmals in sehr wenig eindeutigen Namens-Einträgen, und gelegentlich werden wohl unterschiedliche physische Personen durch den gleichen Namenseintrag repräsentiert werden. So lange dies innerhalb einer Fakultät geschieht, sind solche "Mehrfachbelegungen" des gleichen Namenseintrags noch nicht allzu auffällig; würden aber alle Personeneinträge zur Auswahl angeboten, könnte der gleiche Namenseintrag beispielsweise sowohl in Publikationseinträgen der Teilchenphysik als auch in solchen der Landschaftsplanung verwendet werden, was zumindest etwas verwunderlich aussähe.
• Analog werden auch bei den Publikationsmedien nur die Einträge der aktuellen Fakultät zur Auswahl angeboten. Hier ist das primäre Ziel, irrelevante Publikationsmedien auszublenden und ihre mögliche irrtümliche Verwendung hintanzuhalten. Zudem kann es auch - je nach Organisation der zugehörigen Abläufe - vorteilhaft oder überhaupt Voraussetzung sein, bei der Validierung der Publikationsmedien ausschließlich die neu hinzugekommenen Datensätze der aktuellen Fakultät anzubieten.
• In beiden Fällen - Namens- und Publikationsmedien-Datensätze - wurde auch die Möglichkeit vorgesehen, bestimmte Datensätze als "global" zu definieren. Solche Datensätze werden in allen Fakultäten in gleicher Weise zur Auswahl angeboten; sie sind in den Auswahllisten durch den Zusatz "[global]" gekennzeichnet. Dies macht beispielsweise bei SCI- (SSCI-, A&HCI-) Zeitschriften Sinn, die eindeutig und objektiv auf der Basis ihres Aufscheinens in einem der genannten Indizes (auch automatisch) klassifiziert werden können. Während "gewöhnliche" Namens- oder Publikationsmedien-Datensätze mit gleichen Inhalten in beliebig vielen Fakultäten parallel existieren dürfen, müssen "globale" Datensätze Datenbank-weit eindeutig sein, da "globale" Datensätze so behandelt werden, als ob sie der aktuellen Fakultät angehören würden. Es dürfen also auch nicht gleichartige Namens- oder Medien-Datensätze als globale Datensätze und innerhalb einer Fakultät vorkommen.
• Die Verwendung der beschriebenen "virtuellen Fakultäts-Tabellen" für externe Personen und Publikationsmedien erleichtert zudem die Zusammenführung der bisher separierten Datenbanken: Datensätze brauchen nur innerhalb ihrer eigenen Fakultäten eindeutig zu sein; gleichnamige Personen oder Publikationsmedien dürfen aber in unterschiedlichen Fakultäten vorkommen. Ihre Existenz hat keinen negativen Einfluss auf die Integrität und Konsistenz der Datenbank (bzw. auf die bei ihrer Prüfung generierten Fehlermeldungen); sie können aber gegebenenfalls ohne extremen Zeitdruck in "globale" Datensätze konvertiert werden, soweit dies Sinn macht.

Die Zugriffsberechtigungen der bisherigen Datenbank-Struktur wurden weitestgehend beibehalten, aber in gewissen Bereichen angepasst:

• Wie oben erwähnt, ist im Administrationsprogramm der Zugriff auf die Publikationseinträge der Fakultäten eingeschränkt, für die Zugriffsrechte bestehen. (Unabhängig von ihren / seinen Zugriffsrechten kann wie bisher jede Benutzerin / jeder Benutzer der Publikationsdatenbank alle Publikationseinträge der Fakultät einsehen, aber nur einen Teil davon bearbeiten). Eine Auswahl von Publikationseinträgen anderer Fakultäten ist jedoch im Administrationsprogramm nicht möglich. Hingegen können alle Namens-, Medien- und Projekt-Einträge der gesamten Datenbank eingesehen, jedoch ebenfalls nur im Rahmen der eigenen Berechtigungen bearbeitet werden. (Bei diesen Einträgen ist die Serverbelastung selbst bei Erstellung von Gesamtlisten nicht so groß wie bei Publikationen; zumindest bei Namens- und Projekt-Einträgen ist die Möglichkeit des Zugriffs auf die Einträge anderer Fakultäten als der eigenen jedenfalls Voraussetzung für die Erstellung und Bearbeitung Fakultäts-übergreifender Publikationseinträge.)
• Zugriffsrechte bestehen jedenfalls auf alle Publikations-Datensätze, in denen der aktuelle User (oder eine Person aus ihrem / seinem Berechtigungs-Bereich - Gruppe, Institut oder Fakultät) als Autor/in oder wesentlich beteiligte Person (z.B. Begutachter/in einer Dissertation) aufscheint, gleichgültig, wo und von wem der Eintrag angelegt wurde. Publikationen, deren Autor/innen aus verschiedenen Fakultäten stammen, sind also unabhängig davon, von wem sie eingetragen wurden, für alle ihre Autor/innen in gleicher Weise bearbeitbar und werden auch in den Evaluierungsabfragen unabhängig davon gewertet, wo oder von wem sie eingetragen wurden.
• Analog werden natürlich auch Publikationen einer Person unabhängig davon, wo sie eingetragen wurden, in die Publikationslisten der Person (oder ihrer Organisationseinheit) aufgenommen.
• Für Spezialzwecke wurde eine niedrigste Berechtigungsstufe "Keine" vorgesehen, die zwar ein Login in das Administrationsprogramm und lesenden Zugriff auf alle Daten zulässt, aber keinerlei Änderungen erlaubt. (Diese Berechtigungsstufe kann aber mit der speziellen Berechtigung zum Ausführen von Evaluierungsabfragen verbunden werden, um so beispielsweise Personen der Verwaltung, die keine Editierrechte in der Datenbank benötigen, einen Zugriff auf die Evaluierungs-Funktionen zu erlauben.)
• Damit stehen die folgenden Berechtigungs-Stufen zur Verfügung:
  • 0 ... Keine (Login möglich, aber keine Änderungen an Einträgen)
  • 1 ... Nur eigene Einträge
  • 2 ... Einträge der eigenen Gruppe
  • 3 ... Einträge des eigenen Instituts
  • 4 ... Einträge der Fakultät ("Fakultäts-Administrator") - schließt Recht zum Ausführen von Evaluierungsabfragen ein
  • 5 ... Alle Einträge ("Spezial-Administrator") - schließt Recht zum Ausführen von Evaluierungsabfragen ein
  • 6 ... Alle Einträge ("Master-Administrator") - schließt Recht zum Ausführen von Evaluierungsabfragen ein
  (Master-Administrator-Accounts sind fix in die Datenbank eingebaut; diese Berechtigungsstufe kann nicht an "gewöhnliche" User vergeben werden.)
• Für die Berechtigungsstufen 0, 1, 5 und 6 wurde die Möglichkeit vorgesehen, "globale Zugriffsrechte" zu erteilen. User mit "globalen Zugriffsrechten", die über ein "globales Login" in die Datenbank eingestiegen sind, bekommen im Gegensatz zu allen anderen Usern im Hauptmenü auch die Option "Gesamte Publikationsdatenbank (alle Fakultäten)" angeboten. (In den Auswahlmenüs für Namens- und Medieneinträge steht diese Option allen Benutzerinnen und Benutzern zur Verfügung.) Weiters stehen ihnen in den ausschließlich für Administrator/innen zugänglichen Funktionen der Publikationsdatenbank verschiedene zusätzliche Optionen zur Verfügung. "Globale Zugriffsrechte" ersetzen die Zugriffsrechte in den einzelnen Fakultäten, gelten also für alle Fakultäten in gleicher Weise. Sie machen nur Sinn für User, die entweder keine oder minimale Zugriffsrechte (aber das explizit gewährte Recht auf die Ausführung von Evaluierungsabfragen) haben, oder die globale Administrator-Rechte besitzen.
• Hinweis: Grundsätzlich könnten auch an "gewöhnliche" User Rechte in mehreren Fakultäten vergeben werden. Da aber jeder User genau einem Institut genau einer Fakultät zugeordnet ist (das es in anderen Fakultäten nicht gibt), sind Benutzerrechte in anderen Fakultäten nur sinnvoll, wenn dem User dort Fakultäts-Administrator-Rechte gegeben werden, die dann die Bearbeitung aller Einträge der Fakultät gestatten.

Die mit Version 3 der Publikationsdatenbank eingeführte Möglichkeit, Fakultäts-übergreifende Publikationseinträge (mit Autor/innen aus unterschiedlichen Fakultäten) zu erstellen, brachte eine weitere Komplikation mit sich: An der TU Wien muss jede Publikation genau einem Fakultäts-Schwerpunkt zugeordnet werden. Um das Paradigma beibehalten zu können, dass eine Publikation in exakt gleicher Weise für alle an ihr beteiligte Personen (bzw. ihre Institute) behandelt wird, gleichgültig, durch wen der zugehörige Eintrag erstellt wurde, musste auch die Möglichkeit geschaffen werden, bei Bedarf die Publikation je einem primäres Forschungsgebiet der Fakultät aller beteiligten Fakultäten zuordnen zu können. (Der Einfachheit halber, und um künftigen Anforderungen leichter entsprechen zu können, ist, sofern dieses Feature in der aktuellen Implementierung aktiviert ist, für die Fakultäten aller an einer Publikation beteiligten Personen, also Autor/innen und Herausgeber/innen usw., je ein primäres Forschungsgebiet der Fakultät auszuwählen.)

Speziell im Bereich der Zugänge zur Publikationsdatenbank wurde auf eine vollständige Beibehaltung der Kompatibilität mit dem bisherigen Verhalten geachtet: An zahlreichen Instituten der TU Wien werden von Instituts-Websites Publikationsdaten in der einen oder anderen Form von der Publikationsdatenbank angefordert. Die Aufruf-Parameter der zugehörigen Abfrage-URLs sind in der Regel fix codiert und, zumal sie seit vielen Jahren unverändert angeboten wurden, für die aktuellen Webmaster nicht mehr oder nur mit inakzeptablem Mehraufwand adaptierbar. Die folgenden Maßnahmen wurden gewählt, um den Wartungsaufwand seitens der User möglichst gering zu halten:

• Obwohl, wie erwähnt, der Zugang zur kompletten Publikationsdatenbank und den Daten aller Fakultäten über eine einzige Web-Adresse möglich ist, werden die alten Einstiegs-Adressen weiterhin unterstützt. Damit können Lesezeichen (Bookmarks, Favoriten) unverändert beibehalten werden; auch die Einstiegsadressen für die zahlreichen Webservices der Publikationsdatenbank bleiben unverändert. (An der TU Wien, wo die Publikationsdatenbank in die Zeiten von PHP 3 zurückreicht, werden sogar die .php3-Einstiegsadressen weiter beibehalten. Der häufigste Zugriff an der TU Wien überhaupt erfolgt nämlich auf die Seite publist.php3.)
• Die Publikationsdatenbank unterstützt für jeden Datensatz zwei unterschiedliche IDs, jene, die in der neuen zusammengelegten Datenbank gültig ist, und jene, die in der alten Fakultäts-Publikationsdatenbank verwendet wurde. Die IDs unterscheiden sich in ihrem Wertebereich, so dass die Publikationsdatenbank bei jedem Aufrufparameter, der ihr als ID irgendeines Datensatzes (beispielsweise für eine Person, ein Institut oder eine Publikation) übergeben wurde, sofort erkennen kann, ob es sich um eine "alte" oder eine "neue" ID handelt. Da bestehende vorprogrammierte Aufrufe immer über die Einstiegsadresse einer alten Fakultäts-Publikationsdatenbank erfolgen werden, ist über die ID der Fakultäts-Publikationsdatenbank und die alte Datensatz-ID eine eindeutige Umsetzung auf die neue ID und damit Identifikation der gewünschten Daten gegeben. "Neue" IDs werden, unabhängig davon, ob ein Aufruf einer Webservice-Funktion über die zentrale Zugangsadresse oder die einer alten Fakultäts-Publikationsdatenbank erfolgte, sofort korrekt interpretiert. (Das impliziert, dass für die Webservices unter der zentralen Zugangsadresse ausschließlich "neue" IDs verwendet werden können.)
• Zur Vermeidung von Anpassungs-Schwierigkeiten der User wurde auch das bisherige Erscheinungsbild der Publikationsdatenbank, insbesondere ihrer Einstiegsseiten, so wenig wie möglich geändert. (Ungeachtet dessen mussten jedoch erhebliche Teile des Programmcodes völlig neu gestaltet werden.)

In Anbetracht der auf ein Vielfaches angewachsenen Komplexität der zu handhabenden Daten wurde versucht, durch ein entsprechendes Design eine möglichst einfache Handhabung, insbesondere im Bereich des Administrationsprogramms, zu gewährleisten:

• Die im Hauptprogramm gewählte (bzw. durch die Wahl der Einstiegs-Adresse und/oder die Berechtigungen des aktuellen Users vorgegebene) Fakultät ist Default, aber nicht Einschränkung, auf allen Seiten, die die Auswahl eines Instituts erlauben. Bei Auswahllisten für Institute oder primäre Forschungsgebiete der Fakultät werden immer zuerst die Einträge der aktuellen Fakultät und dann erst die aller anderen angezeigt. Damit erübrigt sich vielfach ein Scrollen in überlangen Auswahllisten.
• Auswahllisten, die alle Institute oder primären Forschungsgebiete der Fakultät der gesamten Organisation umfassen, sind durch Zwischen-Überschriften in Fakultäts-Gruppen gegliedert, was das Auffinden eines Eintrags wesentlich erleichtert.
• Die Einstellungen für eine Fakultät im Administrationsprogramm werden so gespeichert, dass sie sowohl beim Einstieg in die Fakultät aus einem globalen Login als auch über die Startseite der Fakultät konsistent verfügbar sind.

Trotz der oben erwähnten umfassenden Neugestaltung der Datenbank-Abfragen sind die Bearbeitungszeiten für manche Operationen - allerdings auch infolge ihrer verbesserten logischen Leistungsfähigkeit - mit den zusammengefassten Datenbanken doch merklich größer als in früheren Versionen der Publikationsdatenbank mit ihren Einzel-Datenbanken. So nimmt beispielsweise die Suche nach potenziellen Duplikat-Einträgen bei der Abspeicherung eines Publikations-Datensatzes, die selbst bei den etwa 12.500 Einträgen der größten Einzel-Datenbank kaum merkbar war, am Publikationsdatenbank-Server der TU Wien bis zu typisch etwa fünf Sekunden (abhängig von der Anzahl der im Beobachtungs-Zeitraum überhaupt vorhandenen und der zu vergleichenden Publikationen sowie von Faktoren wie der Länge des Titels oder der Publikationsmedien-Bezeichnung) in Anspruch. (Mit den Algorithmen der alten Datenbank wären dies übrigens weit jenseits von 10 Sekunden gewesen.) Dafür wird jetzt aber auch der gesamte potenziell für Duplikat-Einträge in Frage kommende Datenbestand - bei den häufigsten Publikationstypen in der Größenordnung von 15.000 bis 20.000 Datensätzen an der TU Wien - und nicht nur eine Einzel-Datenbank nach Duplikaten durchsucht. Die Duplikat-Suchfunktion umfasst die Einträge, die im Zeitraum von einem Jahr vor bis ein Jahr nach dem abgespeicherten Publikations-Datensatz erstellt wurden. Zwangsläufig ist damit die Zeit für die Abspeicherung älterer Datensätze, bei denen die Daten von drei vollen Publikationsjahren durchsucht werden müssen, größer als für Publikationen des aktuellen Jahres, bei denen nur das teilweise befüllte aktuelle und das vollständig befüllte Vorjahr berücksichtigt werden müssen. Grundsätzlich kann durch einige operative Maßnahmen die Performance der wichtigsten Datenbank-Operationen signifikant verbessert werden:

• Bei der Eintragung oder Bearbeitung von Publikationseinträgen sollte die Auswahl so weit wie sinnvoll möglich (auf Organisationseinheit und Zeitraum) eingeschränkt werden. Die Voreinstellungen im Administrationsprogramm wurden so geändert (siehe weiter unten), dass dies in der Regel gewährleistet ist. (Publikations-Auswahllisten mit mehr als 2000 Einträgen werden aber auch noch ohne nennenswerte Verzögerungen aufgebaut.)
• Wenn nicht andere Aufgabenstellungen dagegen sprechen (z.B. die Erstellung von Publikationslisten), sollte unter "Sortiert nach" grundsätzlich "Alter" gewählt werden. Diese Sortier-Reihenfolge hat erstens den Vorteil, dass die zuletzt bearbeiteten Datensätze ganz am Anfang der Auswahlliste stehen und daher leichter gefunden werden können; sehr umfangreiche Auswahllisten (10.000 Einträge und mehr) können auch merklich schneller nach dem Alter der Einträge als nach den anderen verfügbaren Sortier-Kriterien sortiert werden.
• Insbesondere für Sekretariate, die große Datenmengen eintragen müssen, kann die Wahl der Option "als Eigentümerin / Eigentümer des Eintrags" (statt des Defaults "als Autorin / Autor bzw. wesentlich beteiligte Person") Sinn machen. Auch in diesem Fall werden Auswahllisten schneller erstellt. Zudem hat diese Option den Vorteil, dass in Bearbeitung befindliche Datensätze, bei denen noch keine Autor/innen ausgewählt wurden, zwangsläufig nur über die Auswahl nach ihren Eigentümer/innen gefunden werden können.
• Zügiges Eintragen von Publikationen bereits in der ersten Hälfte des Publikationsjahres hat den Vorteil, dass, wie erwähnt, bei der Suche nach Duplikaten beim Abspeichern der Einträge eine geringere Anzahl von Datensätzen durchsucht werden muss und die Abspeicherung daher weniger Zeit in Anspruch nimmt. (Obwohl selbst die erwähnten fünf Sekunden Verzögerungszeit bei älteren Einträgen nicht als wirklich prohibitiv zu betrachten sind.)

Mit der oben erwähnten Einführung der fulltext-Suchfunktion des MySQL-Datenbank-Backends stehen nun zwei in ihrem Verhalten und ihrer Performance komplementäre Such-Mechanismen in den öffentlich zugänglichen Seiten sowie im Administrationsprogramm zur Verfügung: Die Google-artige Volltext-Suchfunktion des Datenbank-Backends; und eine proprietäre strikte Text-Suchfunktion.

• Die in den öffentlich zugänglichen Seiten standardmäßig verwendete Google-artige Suchfunktion ist schneller und liefert nach Relevanz gereihte Ergebnislisten; insbesondere bei Verwendung kurzer Such-Begriffe sind die Ergebnisse aber oft etwas unerwartet. Es werden (zumindest im Standard-Suchmodus) jene Publikationseinträge ausgewählt, die mindestens eines der Worte des Suchtextes enthalten. Weitere Informationen zur Optimierung der Anwendung der Google-artigen Suchfunktion finden Sie in der Online-Hilfe zur Textsuche.
• Die strikte Text-Suchfunktion wird durch Setzen einer Checkbox "Strikte Suche" aktiviert. Sie ist - insbesondere bei fehlender oder sehr weit gefasster sonstiger Einschränkung der Publikationsauswahl - deutlich langsamer als die Google-artige Suchfunktion; sie liefert als Ergebnis eine nach Publikationsarten gruppierte Liste jener Datensätze, die alle angegebenen Suchbegriffe enthalten. Weitere Informationen zur strikten Text-Suchfunktion finden Sie in der Online-Hilfe zur Textsuche. Da bei der Dateneingabe im Administrationsprogamm die Auswahl von Publikations-Datensätzen in der Regel weitgehend (z.B. auf ein Institut) eingeschränkt ist und das Verhalten dieses Such-Algorithmus den Usern geläufig ist, wird innerhalb des Administrationsprogramms die strikte Textsuche als Default verwendet.
• In jedem Fall stehen aber beide Such-Algorithmen, also auch der nicht als Standard voreingestellte, optional zur Verfügung.
• Bei der Google-artigen Suchfunktion werden nur Wörter in den Publikations-Datensätzen gefunden, die genau gleich einem der angegebenen Suchbegriffe sind (oder - bei Verwendung des optionalen Operators "*" - mit einem der Suchbegriffe beginnen). Die strikte Text-Suchfunktion findet hingegen auch Datensätze, bei denen einer der Suchbegriffe als Teil eines Worts vorkommt. Daher findet die Google-artige Suchfunktion bei Angabe des Suchbegriffs "elektron" nur Datensätze, in denen das Wort "Elektron" (in beliebiger Groß- oder Kleinschreibung) existiert; die strikte Text-Suchfunktion findet hingegen auch "Mikroelektronik". (Bei Eingabe von "elektron*" würde die Google-artige Suchfunktion zwar "Elektronik", nicht aber "Mikrolektronik" finden. Ein vorangestellter "*" ("*elektron" oder "*elektron*") wird von der Google-artigen Suchfunktion ignoriert.) Einige weitere Operatoren der Google-artigen Suchfunktion erlauben eine weitere Anpassung des Such-Verhaltens; Details dazu entnehmen Sie bitte der Online-Hilfe zur Textsuche.
• Bei beiden Such-Algorithmen werden die durch die übrigen Auswahlkriterien bestimmten Publikationsdatensätze durchsucht, wobei entweder jeweils der gesamte Datensatz oder nur Teile davon durchsucht werden können. Wenn das Feld "Suchen nach" leer ist, erfolgt keine Textsuche; in diesem Fall werden alle den übrigen Kriterien entsprechenden Einträge ausgegeben. Die Groß- oder Kleinschreibung des Suchbegriffs wird in jedem Fall ignoriert.

Erstmals werden im Programmcode der Publikationsdatenbank auch PHP-Scripts zur automatischen Ausführung diverser Wartungsarbeiten (Optimierung von Datenbank-Tabellen, Einlesen der SCI-, SSCI- und A&HCI-Tabellen von der Website von Thomson Scientific usw.) zur Verfügung gestellt. Diese Scripts liegen außerhalb des Document Trees des Webservers, können also nicht über einen Browser, sondern nur lokal am Server mit einem Aufruf in der Form "php <script>", beispielsweise im Rahmen eines cron-Jobs, ausgeführt werden.

Im Zuge der Umstellung auf Version 3.00 der Publikationsdatenbank wurden auch einige Funktionen mit - hoffentlich aussagekräftigeren und besser zutreffenden - neuen Bezeichnungen versehen; auch die Bezeichnungen einzelner Datenfelder wurden überarbeitet, um sie verständlicher zu gestalten:

• Öffentlich zugängliche Seiten der Publikationsdatenbank:
  • "Schnelle Suche" umbenannt auf "Suche" bzw. "erweiterte Suche";
  • "Fakultäts-Publikationsdatenbanken" umbenannt auf "Publikationen der Fakultäten";
  • "Suche in der Publikationsdatenbank der Fakultät" umbenannt auf "Publikationen der Fakultät";
  • "Publikations- und Exportlisten aus der Publikationsdatenbank der Fakultät" umbenannt auf "Publikations- und Exportlisten der Fakultät".
• Administrationsprogramm:
  • "Suchen" (im linken Menü-Frame) umbenannt auf "Publikationslisten";
  • "2. Fenster" (im linken Menü-Frame) umbenannt auf "zweites Fenster";
  • "Admin" (im linken Menü-Frame) umbenannt auf "Administration";
  • "Web-Tools" (im linken Menü-Frame) umbenannt auf "URL-Generator".

Die folgenden obsoleten und/oder nie verwendeten Funktionen wurden in Version 3.00 entfernt:

• "Globales Login" (ersetzt durch die Standard-Anmeldungsfunktion des Administrationsprogramms mit Publikationsdatenbank-weiter Wirksamkeit);
• "TUWIS-Login" (nur TU Wien) - nicht benötigt;
• "Alternative Publikationsstatistik" ("Metrik-Funktionen") einschließlich der nur für diese Funktionen verwendeten Parameter der Medientypen;
• einzelne nicht benötigte bzw. durch andere Funktionalität ersetzte Funktionen im Zusammenhang mit der Registrierung von Projekten an der TU Wien.

Der Rückbau der oben aufgeführten Funktionen (mit etwa 2.600 Zeilen PHP-Code) sowie eine rigorose Bereinigung des PHP-Programmcodes brachte zwar ursprünglich eine geringfügige Verringerung der Code-Größe (von 59.147 Zeilen in Version 2.40 auf 58.869 Zeilen in Version 3.00beta) mit sich; in Version 3.00 ist die Code-Größe durch Einführung einer Reihe weiterer Funktionen aber wieder auf 61.398 Zeilen angewachsen.

In die Liste der getesteten Browser wurde nun auch Apple Safari (in seiner Windows-Implementierung) aufgenommen. Ungeachtet des Umstandes, dass sich Safari in seinem Identifikations-String als Gecko-kompatibel ausgibt, bestehen massive Differenzen insbesondere in der Implementierung von Events zwischen Safari und den echten Gecko-Browsern (wie Firefox, Mozilla, Netscape ab Version 7 und SeaMonkey) und allen anderen getesteten Browsern. Beispielsweise erhalten Schaltflächen bei allen Browsern außer Safari beim Anklicken (sinnvoller Weise) den Eingabe-Fokus; bei Safari ist dies nur dann der Fall, wenn der User mit der Tabulator-Taste der Reihe nach durch alle Formularelemente zur gewünschten Schaltfläche navigiert hat. Für die auf zahlreichen Seiten der Publikationsdatenbank verwendeten Such-Algorithmen ist aber eine korrekte Behandlung des Eingabe-Fokus Voraussetzung für eine komfortable Interpretation des Drückens der Eingabetaste (die Benutzerinnen und Benutzer tippen einen Suchtext ein und drücken die Eingabetaste, wodurch die Suche gestartet wird). Dieses - wie die Erfahrung zeigte - sehr weit verbreitete User-Verhalten wurde und wird in der Publikationsdatenbank voll unterstützt. Bei Verwendung von Safari konnte es aber, je nach Seiten-Struktur, geschehen, dass zwar Einträge in einer Auswahlliste ausgewählt werden konnten, ein Aufruf der eigentlichen Funktionen aber nicht möglich war (beispielsweise auf der Seite "Namen und Benutzerrechte editieren - Auswahl von Namen"). Durch Änderung und Browser-spezifisches Deaktivieren des involvierten JavaScript-Codes war es möglich, auf den betroffenen Seiten zumindest die grundlegende Funktionalität von Safari zu gewährleisten; ein Start der Suche durch Drücken der Eingabetaste ist aber unter Safari gegebenenfalls nicht möglich, und ein abnormes Verhalten bei manchen User-Aktionen kann nicht ausgeschlossen werden. (Für alle anderen getesteten Browser wurde am Verhalten der betroffenen Seiten nichts geändert.)

Über die oben beschriebenen allgemeinen Änderungen hinaus wurden auch noch die folgenden Features in Version 3.00 implementiert, die zum Teil durch die Änderungen der Datenbank-Struktur bedingt sind, zu einem erheblichen Teil aber wieder auf Anregungen zahlreicher Benutzerinnen und Benutzer der Publikationsdatenbank zurückgehen:

• Auf der Startseite der Publikationsdatenbank wurde ein Textfeld vorgesehen, über das unmittelbar Text eingegeben werden kann, der in der Datenbank gesucht werden soll. Dabei wird die globale Textsuch-Funktion der Publikationsdatenbank mit ihren Standard-Einstellungen aufgerufen. Von der Seite mit den Suchergebnissen kann ein User bei Bedarf auf die "gewöhnliche" globale Suchseite "Suche in der Publikationsdatenbank" gelangen, wo die Such-Einstellungen bei Bedarf verfeinert werden können. Diese Seite ist nach wie vor auch direkt über Links auf der Startseite sowie den Startseiten für die Fakultäten erreichbar.
• Die Seite publications.php, die bisher nur im Kontext der TU Wien und nur für sehr spezielle Anwendungen Sinn machte, wurde nun so adaptiert, dass sie in allen Implementierungen der Publikationsdatenbank sinnvoll verwendbar ist: Sie kann mit allen Parametern aufgerufen werden, mit denen auch die Seite publist.php aufgerufen werden kann (wobei nur "neue" IDs für Institute, Gruppen und Personen unterstützt werden und die Seite auch nur im Startverzeichnis der Datenbank sowie im Verzeichnis global verfügbar ist). Die Seite publications.php ist jetzt als Wrapper für publist.php implementiert. Zusätzlich zu einer völligen Aufruf-Kompatibilität mit publist.php ist für publications.php auch ein Aufruf mit dem Parameter inst mit einer Kurzbezeichnung eines Instituts als Wert möglich. (In der Implementierung der TU Wien werden wie bisher auch interne Personen-Kennungen (OIDs - Parameter oid) und Projekt-IDs (Parameter projid) als Aufrufparameter unterstützt.) Im Gegensatz zur Seite publist.php, die eine beliebige Formatierung der Ausgabedaten zulässt, ist die Ausgabeseite von publications.php analog zur Publikationslisten-Seite der Funktion "Publikationen der Fakultät" fix formatiert.
• In HTML-formatierten Publikationslisten, die im Administrationsprogramm (Seite "Publikations- und Exportlisten erstellen") oder mit der frei zugänglichen Funktion "Publikations- und Exportlisten der Fakultät" als Exportdateien erstellt werden, wurde bisher bewusst auf eine aufwändige Style-Formatierung verzichtet, weil eine solche für die zumindest an der TU Wien vorgesehenen Einsätze kontraproduktiv gewesen wäre, weil dort die individuelle Formatierung von Dokumenten erwünscht ist und sie die Umformatierung beim Einbinden der Exportdatei in ein eigenes Dokument nur erschwert hätte. In Implementierungen, wo die Verwendung eines Corporate Styles in Dokumenten, auch solchen, die aus der Publikationsdatenbank generiert werden, verlangt wird, bringt hingegen eine definierte Style-Formatierung der Publikationslisten eindeutige Vorteile. Es wurde daher die implementierungsspezifisch konfigurierbare Möglichkeit geschaffen, nicht nur die für die direkte Anzeige am Bildschirm vorgesehenen, sondern auch die als Dateien erstellten Publikationslisten mit den Standard-Styles der Publikationsdatenbank zu formatieren.
• Der Hinweis auf eine neue Version der Publikationsdatenbank bei der Anmeldung im Administrationsprogramm wurde diskreter gestaltet: Statt einer vollen Seite wird nunmehr beim ersten Login nach einer Versions-Änderung nur ein kurzer Hinweistext am Anfang des Hauptmenüs mit einem Link auf die Seite mit den Versions-Informationen ausgegeben, der bei weiteren Aufrufen des Hauptmenüs auch nicht mehr angezeigt wird. Die bisherige Hinweis-Seite wird in erweiterter Form nur mehr für Benutzerinnen und Benutzer angezeigt, die zum ersten Mal überhaupt mit der Publikationsdatenbank arbeiten.
• Die linke Menüleiste im Administrationsprogramm wurde neu gestaltet.
• Die Voreinstellungen im Hauptmenü des Administrationsprogramms (sowie die Einstellungen nach Wahl der Optionen "Eigene Organisationseinheit" und "Standardeinstellungen") schränken nunmehr die Auswahl entsprechend den aktuellen Zugriffsrechten des Users ein: für Administratoren auf "Alle, für Benutzerinnen und Benutzer mit Editierrechten für ein Institut auf "Institut", für User mit Editierrechten für eine Gruppe auf "Gruppe", usw. Damit wird weiter der versehentlichen Ausgabe überlanger Auswahllisten vorgebeugt.
• Die Texte in den Listenfeldern "Institut", "Gruppe" und "Person", die dann angezeigt werden, wenn noch eine weitere Auswahl erforderlich ist oder sein könnte, wurden wesentlich aussagekräftiger formuliert. Dies betrifft neben dem Hauptmenü des Administrationsprogramms die Seite "Namen und Benutzerrechte editieren - Auswahl von Namen" und vor allem die allgemein zugänglichen Seiten "Publikationen der Fakultät" sowie "Publikations- und Exportlisten der Fakultät".
• Die Navigation zwischen den einzelnen Ausgabeseiten der Seite "Publikationsauswahl" wurde überarbeitet und konsistenter gestaltet. Die Performance der Seite wurde wesentlich verbessert; gegenüber früheren Versionen der Datenbank ist unter gleichen Bedingungen (gleiche Anzahl der gewählten Datensätze) ein wesentlich schnellerer (etwa doppelt so schneller) Seitenaufbau zu erwarten.
• Die Seite für das Hochladen elektronischer Versionen einer Publikation wurde überarbeitet: Sie kann zwar wie bisher aus dem Editierformular für Publikationseinträge für eine der drei Varianten der elektronischen Versionen - öffentlich sichtbare, verborgene für die Validierung, und zusätzliche für die Validierung - aufgerufen werden; ein Listenfeld auf der Upload-Seite erlaubt aber eine Änderung der beim Aufruf gewählten Variante. Damit können mit einem einzigen Aufruf der Seite für das Hochladen nacheinander bis zu drei unterschiedliche elektronische Versionen definiert werden; eine Rückkehr ins Editierformular und ein erneuter Aufruf der Upload-Seite für eine andere Variante der elektronischen Versionen erübrigt sich damit. Dies ist insofern ein wichtiger Vorteil, weil die aufwändige Prüfung auf allfällige Publikations-Duplikate beim Aufruf der Upload-Seite nur mehr einmal zu erfolgen braucht.
• Die Bearbeitungs-Sperre für hochgeladene Dateien in auf der Basis dieser Dateien validierten Publikationseinträgen wurde überarbeitet.
• Die Textfelder, die die Adressen einer elektronischen Version der Publikation im Editierformular enthalten, sind jetzt dann gegen Bearbeitung gesperrt, wenn sie die Adresse einer auf den Publikationsdatenbank-Server hochgeladenen Datei enthalten. Beim Versuch einer Änderung erhalten die User eine Mitteilung mit dem Hinweis, dass dieses Feld nur durch erneutes Hochladen einer Datei oder Löschen seines Inhalts in der Upload-Seite modifiziert werden könne.
• Zur Verbesserung der Performance wird der aufwändige Test auf Publikations-Duplikate nur mehr dann beim Abspeichern eines Publikationseintrags vorgenommen, wenn sich dessen Inhalt tatsächlich geändert hat. Das ist völlig ausreichend, weil ein Publikations-Datensatz nicht von selbst, und ohne geändert worden zu sein, plötzlich zum Doppelgänger eines bestehenden anderen Datensatzes werden kann. Wenn ein Datensatz ins Editierformular geladen und ohne Änderungen abgespeichert wurde, unterbleibt nicht nur der Duplikats-Test, es bleibt auch der ursprüngliche Inhalt der Felder "Letzte Änderung" und "Geändert durch" unverändert erhalten.
• Bei Vorträgen und dergleichen mit Tagungsband-Eintrag wird (unter Anderem) das Zeit-Intervall zwischen dem Veranstaltungs-Datum und dem Erscheinungsdatum des Tagungsbandes geprüft. Bisher wurde fix codiert eine Warnung dann ausgegeben, wenn das Publikationsjahr des Tagungsbandes mehr als ein Jahr nach dem Jahr der Veranstaltung lag (weil eine derartige Differenz möglicherweise auf Eingabefehler zurückzuführen ist). Da es aber in gewissen Scientific Communities nicht Ausnahme, sondern offenbar die Regel ist, dass zwischen einer Veranstaltung und dem Erscheinen des zugehörigen Tagungsbandes mehrere Jahre liegen, wurde die Möglichkeit vorgesehen, die tolerierbare Differenz an Jahren Fakultäts-spezifisch anzupassen.
• Zusätzlich dazu besteht nun auch die Möglichkeit, bei Vorträgen und dergleichen mit Tagungsband-Eintrag im Publikationseintrag individuell zu deklarieren, dass der Tagungsband tatsächlich mehr als das vorgegebene Zeitintervall nach der Veranstaltung erschienen sei. Damit werden die Warnungen beim Abspeichern dieses Publikationseintrags nachhaltig unterdrückt. Optional besteht auch die Möglichkeit, diese Deklaration bereits im Eintrag für das Publikationsmedium (also für die gesamte Veranstaltung) vorzunehmen. Wenn im Medieneintrag angegeben wurde, dass der Tagungsband mehr als ein Jahr (oder was immer in der Datenbank-Konfiguration als Zeit-Differenz festgelegt wurde) nach der Veranstaltung erschienen sei, wird diese Information automatisch in alle Publikationseinträge übernommen, die unter Verwendung dieses Medieneintrags neu abgespeichert werden. (Bestehende Publikationseinträge werden allerdings nicht automatisch aktualisiert.)
• Für Namens-Datensätze wurden jetzt zwei Möglichkeiten vorgesehen, sie in diversen Namens-Auswahllisten auszublenden:
  • Personeneintrag in Auswahllisten für Autor/innen usw. ausblenden: Die in diesem Modus als "ausgeblendet" markierten Namens-Datensätze werden nur in den Auswahllisten für Autor/innen usw. ausgeblendet. In allen anderen Namens-Auswahllisten scheinen sie normal auf (mit Ausnahme der Seite "Namen und Benutzerrechte editieren - Auswahl von Namen", wo sie als Hinweis auf ihren Status in Klammern angezeigt werden). Dieser Ausblend-Modus ist dort sinnvoll einzusetzen, wo sich die Zugehörigkeit einer Person zu einer Organisationseinheit geändert hat, ein neuer Personen-Eintrag angelegt wurde und der alte Eintrag zur Erhaltung der Historie bestehen bleiben, aber nicht mehr in neuen Publikationseinträgen verwendet werden sollte.
  • Personeneintrag in allen Auswahllisten ausblenden: Die in diesem Modus als "ausgeblendet" markierten Namens-Datensätze werden in den Namens-Auswahllisten der öffentlich zugänglichen Ausgabeseiten ("Publikationen der Fakultät") und in den Auswahllisten für Autor/innen usw. ausgeblendet. Innerhalb des Administrationsprogramms werden sie in Auswahllisten in Klammern und nur für Administratorinnen und Administratoren angezeigt; für "gewöhnliche" User sind sie nicht sichtbar. Dieser Modus kann verwendet werden, um Namenseinträge zu verbergen, die beispielsweise zu administrativen Zwecken angelegt wurden und aus verschiedenen Gründen nicht gelöscht werden können. Diese Checkbox ist nur für Administrator/innen aktiv.
• In jenen Implementierungen, bei denen in den Namenseinträgen der Publikationsdatenbank zusätzlich zur internen Namens-ID eine Organisations-weit gültige Personen-ID (z.B. die "OID" an der TU Wien) verwaltet wird, wurde eine Funktion eingeführt, die beim Abspeichern eines Namens-Datensatzes nach anderen Datensätzen mit der gleichen Personen-ID sucht, die definitionsgemäß der gleichen Person, aber in unterschiedlichen Zuordnungen zu Organisationseinheiten, entsprechen. Wenn mindestens zwei Datensätze mit der gleichen Personen-ID existieren, werden sie in einer Alias-Gruppe der Publikationsdatenbank nach den folgenden Regeln zusammengefasst:
  • Wenn bei mindestens einem der beteiligten Personen-Datensätze bereits eine Zuordnung zu einer Alias-Gruppe besteht, werden alle weiteren dieser Person zugeordneten Namens-Datensätze in der bestehenden Alias-Gruppe zusammengefasst.
  • Wenn keiner der beteiligten Personen-Datensätze einer Alias-Gruppe zugeordnet ist, wird eine solche automatisch erstellt, und die beteiligten Einträge werden dieser neuen Alias-Gruppe zugeordnet. Der in der neu erstellten Alias-Gruppe registrierte Name entspricht dem eines (mehr oder weniger zufällig aufgrund der Datenbank-Abfrage herausgegriffenen) der Datensätze; für Personen, deren Name sich geändert hat, obwohl die Personen-ID die gleiche ist, kann dies eine manuelle Nachbearbeitung der Alias-Gruppe erforderlich machen.
  • Wenn die beteiligten Personen-Datensätze mehr als einer Alias-Gruppe zugeordnet sind, erfolgt keine automatische Erstellung von Alias-Einträgen. Solche Datensätze müssen manuell bearbeitet werden.
• Da in Alias-Gruppen-Datensätzen wie in anderen Datensätzen der Publikationsdatenbank ein "Eigentümer" und eine Person angegeben sein muss, die den Datensatz zuletzt bearbeitet hat, wurde ein spezieller Dummy-User "(System)" definiert, der auch als "Eigentümer" anderer in Zukunft automatisch generierter Datensätze Verwendung finden soll.
• Bei der Erteilung oder Änderung von Benutzerrechten in der Publikationsdatenbank sowie beim Setzen eines (neuen) Default-Passworts wird eine automatisch generierte Mail mit den aktuellen Login-Daten an den User gesandt, dessen Benutzerrechte bearbeitet wurden. Für neue Benutzerinnen und Benutzer, also solche, die noch keine Editierrechte in der Publikationsdatenbank hatten, enthält diese Mail zusätzlich einige wichtige Informationen zur Publikationsdatenbank. Jener User, der die Benutzerrechte erteilt oder geändert hat, erhält zur Kontrolle eine Kopie dieser Mail. Die Original-Benachrichtigungs-Mails an neue User oder User mit geänderten Rechten (nicht die Kopien an jene Personen, die die Berechtigungen erteilt haben) werden - ebenso wie alle anderen aus der Publikationsdatenbank versandten Mails - im Mail-Archiv der Publikationsdatenbank abgelegt.
• Als "ausgeblendet" markierte Datensätze für Institute werden jetzt in Auswahllisten nicht angezeigt, wenn eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist:
  • Außerhalb des Administrationsprogramms;
  • im Administrationsprogramm generell, wenn ihnen keine Personeneinträge zugeordnet sind; und
  • für Nicht-Administrator/innen im Administrationsprogramm auch dann, wenn ihnen Personeneinträge zugeordnet sind.
  Eine Option auf der Seite "Instituts-Datensätze editieren - Institut auswählen" erlaubt es aber in jedem Fall (und auch Usern ohne Administrator-Rechte), die Datensätze ausgeblendeter Institute anzuzeigen.
• In jenen Implementierungen, in denen die Listen der SCI-, SSCI- und A&HCI-Zeitschriften von Thomson Scientific innerhalb der Publikationsdatenbank zur Verfügung stehen, werden Publikationsmedien-Datensätze beim Abspeichern nach ihrer Erstellung oder Bearbeitung mit diesen Listen verglichen. Dabei gelten die folgenden Regeln:
  • Bei Medieneinträgen, bei denen eine ISSN angegeben ist, wird mit dieser nach einem passenden Eintrag in den SCI-, SSCI- und A&HCI-Listen gesucht. Sofern ein solcher gefunden wurde, wird auch die Bezeichnung des Publikationsmediums mit der in den Zeitschriftenlisten enthaltenen Bezeichnung verglichen, wobei bei der Behandlung abgekürzter Medienbezeichnungen die gleichen Regeln gelten wie bei der Suche nach Publikationsmedien oder nach SCI-, SSCI- und A&HCI-Zeitschriften in der Publikationsdatenbank. Stimmen die Bezeichnungen entsprechend diesen Regeln überein, wird das Publikationsmedium als gesichertes SCI- (SSCI-, A&HCI-) Medium betrachtet.
  • Wenn im Medieneintrag keine ISSN angegeben ist, wird - wiederum entsprechend den Regeln der Publikationsmedien-Suche in der Publikationsdatenbank - nach einem passenden Eintrag in der Liste der SCI-, SSCI- und A&HCI-Zeitschriften gesucht. Wenn genau ein passender Eintrag gefunden wurde, wird die ISSN im Medieneintrag nachgetragen und das Publikationsmedium als gesichertes SCI- (SSCI-, A&HCI-) Medium betrachtet.
  • Wurde ein Publikationsmedium als gesichertes SCI- (SSCI-, A&HCI-) Medium identifiziert, so wird dann, wenn die Medientype im Medieneintrag keine SCI- (SSCI-, A&HCI-) Type war, die Medientype auf die Default-SCI- (SSCI-, A&HCI-) Type gesetzt. War bereits im Medieneintrag eine SCI- (SSCI-, A&HCI-) Type ausgewählt, bleibt diese unverändert erhalten.
  • Sofern keine Kollision mit einem gleichnamigen Medium in irgendeiner Fakultät besteht, wird ein gesicherter SCI- (SSCI-, A&HCI-) Medieneintrag als "globales Medium" abgelegt, steht also in der gesamten Datenbank zur Verfügung.
  • Gesicherte SCI- (SSCI-, A&HCI-) Medieneinträge werden in den Auswahllisten der Seiten "Publikationsmedien editieren - Auswahl eines Publikationsmediums" und "Publikationsmedium ersetzen" mit dem Zusatz "[SCI]" (und gegebenenfalls "[global]") versehen.
  • Wurde bei einem Medieneintrag eine ISSN angegeben, die aber nicht in den SCI- (SSCI-, A&HCI-) Listen aufscheint, und wurde dieser Medieneintrag zuvor als SCI- (SSCI-, A&HCI-) Medium deklariert, wird seine Medientype auf die Default-Nicht-SCI- (SSCI-, A&HCI-) Type gesetzt, und der Vermerk "[NoSCI]" in den Auswahllisten der Seiten "Publikationsmedien editieren - Auswahl eines Publikationsmediums" und "Publikationsmedium ersetzen" angebracht. (Das Ergebnis einer Suche nach dem Namen des Publikationsmediums in den SCI- (SSCI-, A&HCI-) Listen hat in diesem Fall keine Konsequenz.)
  • In allen anderen Fällen bleibt der Medieneintrag unverändert erhalten.
  • Die Default-SCI- (SSCI-, A&HCI-) bzw. Nicht-SCI- (SSCI-, A&HCI-) Medientypen können in dem für Administrator/innen reservierten Teil des Administrationsprogramms definiert werden.
  • In der Überprüfungsfunktion für Publikationsmedien in dem für Administrator/innen reservierten Teil des Administrationsprogramms kann gezielt nach Medieneinträgen mit dem Attribut "[SCI]" bzw. "[NoSCI]" gesucht werden. Auch diese Medieneinträge müssen validiert werden und sind erst nach ihrer Validierung gegen eine Bearbeitung durch "gewöhnliche" User gesperrt.
  • Allerdings ist für "gewöhnliche" Datenbank-Benutzer/innen schon vor der Validierung der mit "[SCI]" oder "[NoSCI]" markierten Einträgen eine Änderung der Medientype nur mehr innerhalb der verfügbaren SCI- (SSCI-, A&HCI-) bzw. Nicht-SCI- (SSCI-, A&HCI-) Medientypen möglich.
• Durch die automatische Abfrage in den Listen der SCI-, SSCI-, und A&HCI-Zeitschriften ist eine manuelle Suche in diesen Listen in der Regel eigentlich nicht mehr erforderlich; nichtsdestoweniger wurde auf der Seite "Publikationsmedium editieren" ein Link auf die Seite "Suche in den SCI-, SSCI- und A&HCI-Zeitschriftenlisten" vorgesehen.
• Im Hauptmenü des Administrationsprogramms, also für alle User mit Login-Rechten zugänglich, wurde eine Funktion "Instituts-Datensätze editieren" implementiert, mit der die Bezeichnungen der Institute, ihre Default-Gruppenbezeichnungen, ihre Default-Wissenschaftszweige und ihre Sichtbarkeit in Auswahllisten eingestellt werden können. Spezial-Administratoren haben zusätzlich auch die Möglichkeit, neue Instituts-Datensätze zu erstellen und Instituts-Datensätze zwischen Fakultäten zu verschieben. In diesem Fall werden automatisch die folgenden Modifikationen vorgenommen:
  • Alle Gruppen sowie Personen, die dem Institut zugeordnet sind, werden zusammen mit dem Institut der gewählten Fakultät zugeordnet.
  • Alle Publikationseinträge, deren Eigentümer/innen dem Institut angehören, werden ebenfalls der gewählten Fakultät zugeordnet.
  • Publikationsmedien, die in den betroffenen Publikationseinträgen verwendet werden, werden wie folgt gehandhabt:
    • Medieneinträge, die in der gewählten Fakultät noch nicht existieren, werden dorthin kopiert oder verschoben, je nachdem, ob sie anderweitig in Verwendung sind oder nicht.
    • Wenn in der gewählten Fakultät bereits ein passender Medien-Datensatz existiert, wird dieser in den verschobenen Publikationseinträgen referenziert. Der ursprüngliche Medien-Datensatz wird dann gelöscht, wenn er in keinem anderen Publikations-Datensatz mehr in Verwendung ist.
    • Globale Publikationsmedien-Einträge werden von diesen Aktionen ausgenommen.
  • Namenseinträge für externe Personen ("kein(e) Angehörige(r) der Fakultät"), die in betroffenen Publikationseinträgen verwendet werden, werden wie folgt gehandhabt:
    • Namenseinträge, die in der gewählten Fakultät noch nicht existieren, werden dorthin kopiert oder verschoben, je nachdem, ob sie anderweitig in Verwendung sind oder nicht.
    • Wenn in der gewählten Fakultät bereits ein passender Namens-Datensatz existiert, wird dieser in den verschobenen Publikationseinträgen referenziert. Der ursprüngliche Namens-Datensatz wird dann gelöscht, wenn er in keinem anderen Publikations-Datensatz mehr in Verwendung ist.
    • Globale Namens-Einträge werden von diesen Aktionen ausgenommen.
  • Die je nach Implementierung den betroffenen Publikationen zugeordneten primären Forschungsgebiete der Fakultät bleiben erhalten, werden aber der gewählten Fakultät zugeordnet. Dort sind sie zwar nicht "legal"; die zugehörige Information bleibt aber jedenfalls erhalten und kann nach Maßgabe der Notwendigkeiten und Möglichkeiten geeignet ausgewertet werden. (Das Szenario der Verschiebung eines Instituts zwischen Fakultäten ist jedenfalls kein extrem wahrscheinliches.)
• In den Editierseiten für Publikationen, Namen und Publikationsmedien wurde für jene Text-Felder, die Titel, Namen, Bezeichnungen und Ähnliches enthalten und in die potenziell Daten mit copy and paste eingefügt werden, eine Funktion implementiert, die zur Gänze in Blockbuchstaben (bei Namen auch zur Gänze in Kleinbuchstaben) eingegebene Texte beim Abspeichern des Datensatzes in Kleinbuchstaben mit groß geschriebenen Anfangsbuchstaben konvertiert. Damit können Inhalte vermieden werden, die nicht nur hässlich aussehen, sondern auch in Auswahllisten Probleme machen, weil die Großbuchstaben wesentlich breiter sind als die entsprechenden Kleinbuchstaben. Für die Umsetzung in den Editierformularen für Publikationen und Publikationsmedien gelten die folgenden Regeln:
  • Umgesetzt werden nur Textpassagen, die ausschließlich aus Großbuchstaben (sowie gegebenenfalls Ziffern, Interpunktionen und anderen nicht alphanumerischen Zeichen) bestehen.
  • Alle Textpassagen, die mindestens einen Kleinbuchstaben enthalten, bleiben unverändert erhalten.
  • Umlaute werden in die äquivalenten Kleinbuchstaben umgesetzt; bei Wörtern, die mit einem Umlaut beginnen, entfällt allerdings die Umsetzung des Umlauts in Großbuchstaben (weil die dafür verwendete PHP-Funktion nur ASCII-Zeichen unterstützt).
  • Umgesetzt werden nur Textpassagen, die aus mehr als einem Wort bestehen. Damit bleiben Einträge, die nur aus einem Akronym bestehen, in Blockbuchstaben enthalten, was dort wahrscheinlich erwünscht ist.
  • Bei längeren Texten ist gegebenenfalls eine manuelle Nachbearbeitung erforderlich, weil auch Artikel, Bindewörter und Ähnliches mit großen Anfangsbuchstaben dargestellt werden. Diese Umsetzung ist aber bei Weitem einfacher zu bewerkstelligen als die Umsetzung eines ganzen Textes von Groß- in Kleinschreibung, weil nur mehr einzelne Zeichen davon betroffen sind.
  Im Editierformular für Namen gelten etwas geänderte Regeln:
  • Umgesetzt werden sowohl zur Gänze aus Großbuchstaben wie zur Gänze aus Kleinbuchstaben bestehende Eingaben.
  • Eingaben, die mindestens einen Groß- und mindestens einen Kleinbuchstaben enthalten, bleiben unverändert erhalten.
  • Auch Eingabetexte, die nur aus einem einzigen Wort bestehen, werden gegebenenfalls umgesetzt.
  • Die Umsetzung entfällt bei Namen, bei denen die Checkbox "Namenseintrag repräsentiert keine physische Person" gesetzt ist.
  Projektbezeichnungen, die in gewissen Implementierungen (zumindest innerhalb der Publikationsdatenbank) nicht (nach-) bearbeitet werden können, bleiben immer in ihrer ursprünglichen Form in der Datenbank enthalten, werden aber in den Auswahllisten dann in Groß-/ Kleinschreibung umgesetzt, wenn sie aus mehr als einem Wort bestehen und ausschließlich Großbuchstaben (sowie gegebenenfalls Ziffern, Interpunktionen und andere nicht alphanumerische Zeichen) enthalten. Damit kann vermieden werden, dass überlange Projektbezeichnungen in Großbuchstaben die zulässige Breite einer Auswahlliste überschreiten.
• In dem für "gewöhnliche" User ohne Administrator-Rechte zugänglichen Teil des Administrationsprogramms wurde eine "Plugin"-Funktion ähnlich der schon seit längerer Zeit in den Administrator-Seiten verfügbaren implementiert. Die "Plugin"-Funktionen erlauben das Einspielen einzelner (PHP-) Seiten außerhalb der Standard-Releases der Publikationsdatenbank; die in einem bestimmten Verzeichnis vorhandenen Dateien mit einer bestimmten Struktur werden identifiziert und können über Links aufgerufen werden, deren Texte sich aus Informationen in der Plugin-Datei ergeben. Damit können einerseits sehr implementierungs-spezifische und andererseits auch besonders aktuelle Funktionen sehr leicht verfügbar gemacht werden, ohne dass dafür eine neue Datenbank-Release erforderlich wäre. Bisher standen, wie erwähnt, die "Plugin"-Funktionen nur für Administrator/innen zur Verfügung; bestimmte Funktionen, die keine Administrator-Berechtigungen erfordern, werden nun auch innerhalb der allgemein zugänglichen Seiten angeboten. Wenn im "Plugin"-Verzeichnis der Publikationsdatenbank mindestens eine "Plugin"-Datei existiert, die keine Administrator-Rechte voraussetzt, wird in der linken Menüleiste des Administrationsprogramms ein Link "zus. Funktionen" angezeigt, der auf eine Auswahlseite für die Nicht-Administrator-Plugins verweist. Auf dieser Seite werden - je nach Berechtigungen des aktuellen Users - jene Plugins angezeigt, für deren Ausführung keine speziellen Rechte erforderlich sind, sowie gegebenenfalls jene, die die Berechtigung zum Ausführen der Evaluierungsfunktionen voraussetzen. (Alle diese Plugins stehen auch auf der Administrator-Plugin-Seite zur Verfügung.) Die Auswahllisten für Plugins werden dynamisch aufgebaut; sie sind in Gruppen gegliedert, die durch entsprechende Einträge in den Plugin-Dateien definiert werden. Gruppen und Plugins innerhalb einer Gruppe sind jeweils alphabetisch sortiert.
• Die folgenden frei für alle Benutzerinnen und Benutzer des Administrationsprogramms verfügbaren Plugin-Funktionen wurden in Version 3.00 eingeführt:
  • Liste der einer Organisationseinheit angehörigen Personen: Für alle Fakultäten, in denen der aktuelle User zumindest minimale Zugriffsrechte hat, können nach Organisationseinheiten aufgeschlüsselte Listen der in der Publikationsdatenbank registrierten Personen (in einem ziemlich minimalistischen Format) abgerufen werden.
  • Liste der einer Organisationseinheit zugeordneten Gruppen: Für alle Fakultäten, in denen der aktuelle User zumindest minimale Zugriffsrechte hat, können nach Organisationseinheiten aufgeschlüsselte Listen der in der Publikationsdatenbank registrierten Gruppen (in einem ziemlich minimalistischen Format) abgerufen werden.
  • Übersetzungstabellen von alten auf neue Publikationsdatenbank-IDs: Diese Funktion erlaubt die Erstellung von "Übersetzungstabellen" von alten in neue Publikationsdatenbank-IDs. Mit dieser Funktion können Microsoft Excel-kompatible CSV-Dateien erzeugt werden, mit denen die alten Datensatz-IDs auf die ab Version 3.0 der Publikationsdatenbank gültigen abgebildet werden können. Damit können Daten aus (z.B. XML-) Exportlisten aus der Publikationsdatenbank, die einschließlich der Datensatz-IDs in einer eigenen Datenbank gespeichert wurden, an die neuen Datenbank-IDs angepasst werden. Bedingt durch die Zusammenführung der Fakultäts-Datenbanken, die Bereinigung von Duplikat-Datensätzen und die Einführung "globaler" Publikationsmedien-Datensätze sind allerdings nicht notwendigerweise die IDs aller alten Datensätze in der neuen Datenbank repräsentiert. Die Funktion erlaubt zwar die Ausgabe beliebig umfangreicher CSV-Tabellen; Tabellen mit mehr als 65535 Zeilen können aber nicht mehr vollständig mit Microsoft Excel geöffnet werden. Dies ist eine Einschränkung von Microsoft Excel!
• Die nur mit besonderen Berechtigungen zugängliche Seite "Evaluierungsdaten ermitteln" erlaubt eine Iteration der Abfragen über die mehr als 70 definierten Wissenschaftszweige. Insbesondere bei mehrfachen Iterationen (Wissenschaftszweige und Institute oder Fakultäten) sind diese Abfragen extrem zeitaufwändig. Es ist daher notwendig, die Abfragen nach Wissenschaftszweigen auf jene Wissenschaftszweige zu beschränken, für die tatsächlich Einträge zu erwarten sind. Der in früheren Versionen der Publikationsdatenbank dafür verwendete Algorithmus - es wurden nur jene Wissenschaftszweige ausgewählt, für die es in der gesamten Datenbank Einträge gibt - hatte zur Folge, dass in einer zusammengefassten Datenbank praktisch alle Wissenschaftszweige, aber viele davon ohne Evaluierungsergebnisse für die betrachtete Organisationseinheit und/oder den betrachteten Zeitraum, ausgewählt wurden. Ein neu implementierter Algorithmus prüft nur mehr die potenziell in den Abfragen zu berücksichtigenden Publikationseinträge. Aus Performance-Gründen werden die eigentlichen Abfragekriterien nicht angewendet; es kann also bei Wissenschaftszweigen, denen sehr wenige Publikationen zugeordnet wurden, nach wie vor vorkommen, dass in den Abfrageergebnissen kein einziger Eintrag aufscheint, weil aus welchen Gründen immer keiner der wenigen vorhandenen Einträge die Abfragekriterien erfüllt. Nichtsdestoweniger ist der neue Algorithmus weitaus "trennschärfer" als der alte, ohne mit nennenswerten Performance-Einbußen verbunden zu sein.
• In jenen Implementierungen, die Schwerpunktsaktivitäten unterstützen (z.B. primäre Forschungsgebiete der Fakultät und TU-Kompetenzfelder an der TU Wien), wurde die Möglichkeit vorgesehen, auch Iterationen über diese Schwerpunktsaktivitäten vorzunehmen. Da alle iterierten Abfragen sehr Rechenzeit-aufwändig sind und bei einer größeren Anzahl ineinander geschachtelter Iterationen der Rechenzeit-Bedarf extrem groß werden kann, wurden Vorkehrungen getroffen, damit Iterationen nur alternativ über Wissenschaftszweige oder primäre Forschungsgebiete der Fakultät oder TU-Kompetenzfelder möglich sind. Selbstverständlich werden auch dabei Iterationen über Organisationseinheiten - über alle Institute einer Fakultät oder über alle Fakultäten - unterstützt. Iterationen über Wissenschaftszweige, primäre Forschungsgebiete der Fakultät oder TU-Kompetenzfelder werden nur für die Funktionen "Evaluierungs-Abfragen für Institute oder Fakultäten - Publikationslisten erstellen", "Evaluierungs-Abfragen für Institute oder Fakultäten ausführen - Institute in Spalten" und "Evaluierungs-Abfragen für Institute oder Fakultäten ausführen - Institute in Zeilen" der Seite "Evaluierungsdaten ermitteln" unterstützt; bei allen übrigen Funktionen der Seite "Evaluierungsdaten ermitteln" wird bei Auswahl einer der "aufgeschlüsselt"-Optionen eine (nicht aufgeschlüsselte) Gesamt-Abfrage vorgenommen.
• Die nur für Administrator/innen verfügbaren Funktionen wurden der neuen Datenbank-Struktur entsprechend angepasst. Je nach Berechtigungen - Fakultäts-Administrator, Spezial-Administrator oder Master-Administrator - und Vorhandensein globaler Zugriffsrechte (jedenfalls für Master-Administratoren, in der Regel auch für Spezial-Administratoren) stehen unterschiedlich weit reichende Bearbeitungs-Möglichkeiten für Datensätze zur Verfügung. Grundsätzlich sind Änderungen, auch potenzielle, an irgendwelchen Datensätzen nur bei Vorhandensein ausreichender Berechtigungen in der Fakultät möglich, der die Datensätze zugeordnet sind. Damit ergeben sich auch keine gravierenden Änderungen im Erscheinungsbild der Administrations-Funktionen für Fakultäts-Administratoren gegenüber den bisherigen Versionen der Publikationsdatenbank.
• In der nur für Administratoren verfügbaren Seite "Mail-Archiv verwalten" wurde die Möglichkeit implementiert, nur Mails anzuzeigen, die ab einem bestimmten Zeitpunkt versandt wurden. Die Auswahl dieses Zeitpunkts erfolgt über eine Liste, die für das aktuelle und das vergangene Jahr nach Monaten, für alle vorhergehenden Jahre nach Jahren gegliedert ist.
• Die über die nur für Administratoren zugängliche Seite "Publikationsdatenbank testen und warten - Listen" verfügbaren Listen wurden neu gestaltet; sie sind nun sowohl für einzelne Fakultäten als auch für die gesamte Datenbank verfügbar. Neben den schon bisher auf dieser Seite angebotenen Listen wurden neu eingeführt:
  • "Liste der einer Organisationseinheit angehörigen Personen"
  • "Liste der einer Organisationseinheit zugeordneten Gruppen"
  • "Mailing-Listen der Datenbank-Benutzer/innen": Da für alle Personen mit Editierrechten in der Publikationsdatenbank eine gültige Mail-Adresse im Namenseintrag vorhanden sein muss, war es naheliegend, diese Informationen für die Erstellung von Mailing-Listen zu nutzen, die von beliebigen Mailern verwendet werden können. Diese Seite erstellt eine Liste der Mail-Adressen (eine Adresse pro Zeile) aller als aktiv erkannten Benutzerinnen und Benutzer der Publikationsdatenbank. User gelten dann als "aktiv", wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind:
    • Das Dienstverhältnis des Users ist (noch immer) aufrecht. (Diese Bedingung wird nur ausgewertet, wenn die zugehörige Information für die Publikationsdatenbank eindeutig verfügbar ist, also nicht in allen Implementierungen.)
    UND
    • Der User hat im Lauf des vergangenen Jahres im Administrationsprogramm der Publikationsdatenbank gearbeitet, ODER
    • Der User war noch nie in der Datenbank aktiv, aber sein Namens-Eintrag wurde erst im Laufe des vergangenen Jahres erstellt.
    Damit werden nicht nur alle tatsächlich aktiven User erfasst, sondern auch solche, deren Benutzerrechte erst in der jüngeren Vergangenheit erteilt wurden, die aber bisher noch keine Gelegenheit hatten, in der Publikationsdatenbank zu arbeiten.
• Die Funktionen für den Import und die Verwaltung der SCI-, SSCI- und A&HCI-Zeitschriftenlisten von der Website von Thomson Scientific, die bisher als Publikationsdatenbank-Plugin implementiert waren, sind nun fixer Bestandteil der Administrations-Seiten (und nur für Spezial-Administratoren mit globalen Zugriffsrechten zugänglich). Ebenso wurden zwei weitere bisher nur als Publikationsdatenbank-Plugins verfügbare Funktionen, "Liste der einer Organisationseinheit angehörigen Personen" und "Liste der einer Organisationseinheit zugeordneten Gruppen" fix in die Administrations-Funktionen aufgenommen. Im Gegenzug wurde die eigentlich nur ein einziges Mal benötigte Funktion für die Prüfung der ISBN-Informationen in Publikationseinträgen in ein Publikationsdatenbank-Plugin umgewandelt.
• In der nur Adminstrator/innen zugänglichen Seite "Publikationsmedien-Einträge kontrollieren" wurde - analog zu den Seiten für die Validierung von Publikationseinträgen - das Feature implementiert, dass die Seite bei der Rückkehr von der Bearbeitung eines Medien-Eintrags an der Stelle des bearbeiteten Eintrags angezeigt wird.
• In den nur für Administrator/innen verfügbaren Funktionen für die Validierung von Publikationseinträgen wurden bisher die bearbeiteten Datensätze beim Abspeichern auf das Vorhandensein etwaiger Duplikate getestet. Diese Aktion wäre, insbesondere beim Abspeichern einer größeren Anzahl von Datensätzen, nicht nur sehr zeitaufwändig; sie ist auch, wie oben beschrieben, unnötig, weil etwaige Duplikat-Einträge längst als solche in der Datenbank registriert sind. Aus diesem Grund wurde der erneute Duplikat-Test durch eine Abfrage in der Duplikate-Tabelle ersetzt. Im Fall des Bestehens von potenziellen Duplikat-Datensätzen werden diese in nahezu der gleichen Form wie in älteren Versionen der Publikationsdatenbank angezeigt; es ist daher der Administratorin / dem Administrator weiterhin möglich, das Vorhandensein potenzieller Duplikate im Zuge der Validierung zu erkennen und in angemessener Form zu berücksichtigen, ohne dass lange Wartezeiten beim Abspeichern der validierten Datensätze in Kauf genommen werden müssten.
• In der Funktion für die Validierung von Publikationseinträgen ist es nun (wieder) möglich, Publikationen, die als bereits in einer weit zurück liegenden Evaluierung gewertet markiert wurden, direkt zu validieren. Damit wird eine Bereinigung von "Altlasten", speziell an der TU Wien, erleichtert.
• Für die Zusammenführung der Einzel-Datenbanken der Publikationsdatenbank-Versionen vor 3.00 wurde nicht nur ein relativ umfangreiches Import-Tool entwickelt; es stehen auch (nur für Administratorinnen und Administratoren verfügbare) spezielle Plugin-Funktionen zur Bereinigung der Daten und zur Implementierung der neuen Features zur Verfügung:
  • Auto-Alias-Einträge erstellen: Mit dieser Plugin-Funktion können in jenen Implementierungen, in denen in der Publikationsdatenbank Organisations-weite Personen-IDs registriert sind, die weiter oben beschriebenen Auto-Alias-Zuordnungen von Datensätzen mit gleichen Personen-IDs für alle bestehenden Namens-Datensätze vorgenommen werden.
  • Zeitschriften-Einträge in der Liste der SCI-, SSCI- und A&HCI-Zeitschriften suchen: Diese Plugin-Funktion versucht den SCI- (SSCI-, A&HCI-) Status aller in der Publikationsdatenbank registrierten Publikationsmedien zu ermitteln und als gesicherte SCI- (SSCI-, A&HCI-) Medien erkannte Einträge, wenn möglich, in globale Datensätze umzuwandeln. (Siehe auch weiter oben.) Die ausführlichen dabei generierten Status-Meldungen unterstützen eine manuelle Korrektur von Datensätzen, die nicht eindeutig automatisch zugeordnet oder - infolge des Vorhandenseins gleichnamiger Medieneinträge für mehrere Fakultäten - nicht automatisch zu globalen Medien gemacht werden konnten.
  • Datenbank-übergreifende Namens- und Publikations-Duplikate suchen: Diese Funktion erlaubt die Suche nach Namens- und Publikations-Datensätzen, die mehrfach - in je einer Einzel-Datenbank der Publikationsdatenbank vor V. 3.00 - vorhanden sind, mit dem Ziel einer Zusammenführung dieser Datensätze. Dafür wird der folgende Algorithmus verwendet:
    • Der Reihe nach alle Namens-Datensätze der Angehörigen einer Fakultät auswählen;
    • Namens-Datensätze mit gleichem Familiennamen in anderen Fakultäten suchen, die dort als "kein(e) Angehörige(r) der Fakultät" eingetragen sind;
    • Wenn solche Personen gefunden wurden, der Reihe nach ihre Publikationen (entsprechend den üblichen Regeln) mit denen der ursprünglich gewählten Person vergleichen;
    • Wenn Duplikate gefunden wurden, die beiden Personen und die Publikations-Duplikat-Einträge anzeigen; Publikations-Duplikate in der Duplikat-Tabelle (mit Status "beim Zusammenführen von Namen entdeckte Fakultäts-übergreifende Duplikate") eintragen.
  • Publikations-Duplikate aus Zusammenführung der Einzel-Datenbanken verwalten: Mit dieser Funktion können alle bei der Ausführung der Funktion Datenbank-übergreifende Namens- und Publikations-Duplikate suchen entstandenen Publikations-Duplikat-Einträge bis auf einen gelöscht werden. Einträge, die bei der automatischen Duplikat-Erkennung angezeigt wurden, aber keine tatsächlichen Duplikate sind, werden selbstverständlich von der Löschung ausgeklammert. Die folgenden Informationen werden, sofern sie nicht im "überlebenden" Datensatz verfügbar sind, aus den zu löschenden Datensätzen in den "überlebenden" übernommen:
    • Abstract deutsch;
    • Abstract englisch;
    • Keywords;
    • Hidden Keywords;
    • Digital Object Identifier (DOI);
    • sichtbare elektronische Version und gegebenenfalls vorhandene Information zum Upload der Datei;
    • verborgene elektronische Version und gegebenenfalls vorhandene Information zum Upload der Datei;
    • zusätzliche elektronische Version und gegebenenfalls vorhandene Information zum Upload der Datei;
    • Projekte.
    Im "überlebenden" Datensatz vorhandene Keywords, Hidden Keywords und Projekt-Zuordnungen werden gegebenenfalls aus den Informationen der zu löschenden Datensätze ergänzt; Ähnliches gilt (in der TU-Implementierung) für die TU-Kompetenzfelder und für die Wissenschaftszweige. Der Inhalt der zu löschenden Datensätze wird vollständig im XML-Format im Feld "Administrator-Memos" des "überlebenden" Datensatzes abgelegt, um gegebenenfalls die Informationen in diesen Datensätzen rekonstruieren zu können.
• In der TU-Implementierung der Publikationsdatenbank wurden die bisher in der Form "E xxx" (also z.B. "E 366 Institut für Sensor- und Aktuatorsysteme") dargestellten Institutsnummern in die "offizielle" Schreibweise "Exxx - " (also z.B. "E366 - Institut für Sensor- und Aktuatorsysteme") umgesetzt. Ebenso wurde bei Bezeichnungen von Abteilungen oder Gruppen "E xxx" in "Exxx" umgesetzt.