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• Bei einer nicht unerheblichen Anzahl von Publikationen wurden Zuordnungen zu einer relativ großen Anzahl von Forschungsschwerpunkten und -gebieten vorgenommen. Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Textes gab unter den 2627 Publikationseinträgen mit Schwerpunktszuordnungen 277 Einträge (mehr als 10%) mit mehr als 5 Zuordnungen und immerhin 64 (also knapp 2,5%) mit Zuordnungen zu 10 und mehr Forschungsgebieten; der Rekord lag bei 21 Zuordnungen (2 Einträge). Dass eine - sicher wohl überlegte - individuelle Zuordnung zu einer derartigen Anzahl von Forschungsgebieten durch Eintippen von numerischen Werten nicht nur mühsam, sondern auch fehleranfällig ist, liegt auf der Hand.
• Thematisch verwandte Publikationen sind in der Regel in gleicher Weise Forschungsschwerpunkten und -gebieten zuzuordnen. Dies ist wiederum bei der individuellen Bearbeitung von Publikationseinträgen mühsam und vor allem für Nichtwissenschafter/innen schwer nachvollziehbar und mit einem großen Aufwand für das Einholen der notwendigen Informationen verbunden (was dann wohl auch zur Folge haben mag, dass irgendetwas eingetragen wird, was nun auch nicht sinnvoll ist).
• Es kann, muss aber nicht sein, dass für alle Publikationen einer Gruppe oder eines Instituts die gleichen Schwerpunkts-Zuordnungen gelten. Die Verwendung Organisationseinheits-basierter Voreinstellungen ist daher kontraindiziert.

• Jeder User der Publikationsdatenbank kann eine beliebige Anzahl so genannter "Profile" definieren, in denen Zuordnungen zu den gesamtuniversitären Forschungsschwerpunkten (oder, präziser, zu den ihnen jeweils untergeordneten Forschungsgebieten) registriert werden können. Die Benutzerschnittstelle dafür gleicht der im Publikations-Editierformular; auch hier muss die Summe der Zuordnungen exakt 100% betragen. Die Profile können mit frei wählbaren Bezeichnungen abgespeichert werden.
• Wenn eine Publikation die Kriterien für eine Zuordnung zu den gesamtuniversitären Forschungsschwerpunkten erfüllt, wird dann, wenn noch keine Zuordnung zu Schwerpunkten erfolgte (jedenfalls bei neuen, aber auch bei noch nicht zugeordneten bestehenden Einträgen), nicht nur der in Version 3.30 eingeführte Formular-Block mit den Feldern für die Zuordnung angeboten, sondern auch eine Klappliste, in der alle von Angehörigen des Instituts des aktuellen Users definierten Schwerpunkts-Profile aufgelistet sind. (Die Einschränkung erfolgte bewusst auf das Institut der aktuellen Benutzerin / des aktuellen Benutzers, um Verwirrungen durch unterschiedliche Nomenklaturen an unterschiedlichen Instituten und einer Überfüllung der Auswahlliste vorzubeugen.) Aus der Klappliste kann - optional! - ein geeignetes Profil gewählt werden; der Zuordnungs-Formularblock wird entsprechend ausgefüllt. Bei Bedarf können durch Auswahl eines anderen Profils die Einstellungen des neuen Profils übernommen werden; dies ist uneingeschränkt möglich, so lange der Publikationseintrag noch nicht (temporär oder definitiv) abgespeichert wurde. Die aus einem Profil übernommenen Zuordnungen können selbstverständlich auch manuell modifiziert werden. Die Auswahl aus den angebotenen Profilen ist möglich, so lange in der Datenbank noch keine Schwerpunkts-Zuordnungen für den Publikations-Datensatz existieren. Die Verwendung des Profil-Features selbst ist, wie erwähnt, völlig optional.

• Wesentliche Vereinfachung und Erleichterung bei der Erstellung des Publikationseintrags, vor allem, aber nicht nur für nichtwissenschaftliche User.
• Fehler durch irrtümliche Fehl-Zuordnungen können weitestgehend ausgeschaltet werden.
• Profile können frei definiert und dann, wenn sie nicht mehr benötigt werden, auch wieder gelöscht werden.
• Je nach der Struktur eines Instituts kann beispielsweise ein Profil für das gesamte Institut, eines für jede Arbeitsgruppe, oder eines oder mehrere Profile für jedes Projekt oder jede Gruppe von Projekten definiert werden. Beliebige Kombinationen dieser Strategien sind möglich.
• Da die Verwendung der Profile strikt optional ist, können "Exoten" ohne Anwendung eines Profils wie bisher manuell zugeordnet werden.
• Es gibt keinen Default bei der Verwendung von Profilen; die Zuordnung - gleichgültig, ob manuell oder unter Verwendung eines Profils - muss durch eine explizite Aktion erfolgen. Damit wird eine hohe Datenqualität (wahrscheinlich eine bessere als bei rein individueller manueller Zuordnung) erreicht.

• Für die Definition der Schwerpunkts-Zuordnungs-Profile wurde eine neue Funktion "Schwerpunkts-Zuordnungs-Profile editieren" geschaffen, die vom Hauptmenü des Administrationsprogramms aus für alle User des Administrationsprogramms zugänglich ist:
  • Auf der ersten Seite der Funktion kann ein bestehendes Profil zur Einsichtnahme oder Bearbeitung ausgewählt werden oder über eine zweite Schaltfläche ein neues Profil erstellt werden. Zur Wahrung der Übersichtlichkeit muss die Auswahl aus bestehenden Profilen auf ein frei wählbares Institut eingeschränkt werden; in der Auswahlliste werden für alle User sämtliche (aktive) Institute in der Datenbank angezeigt wird, um der Übersichtlichkeit willen die der aktuellen Fakultät zuoberst. Grundsätzlich kann jeder User ungeachtet ihrer/seiner aktuellen Rechte jedes beliebige Profil auswählen und in die zweite (Editier-) Seite laden; eine Bearbeitung ist jedoch nur für jene Profile möglich, deren Urheber/innen aus dem durch die Rechte des Users definierten Personenkreis (Person - Gruppe - Institut - Fakultät) stammen.
  • Auf der zweiten Seite der Funktion erlaubt eine Klappliste die Einstellung der Zuordnung des neu definierten oder bearbeiteten Profils zu einem Institut. Für Administratoren enthält diese Liste alle Institute im Bereich der Rechte des Administrators, ermöglicht also das Erstellen von Profilen für "fremde" Institute. Bei Usern mit Editierrechten für ihr Institut oder darunter enthält die Klappliste nur ein Element: bei bestehenden Einträgen das "Eigentümer-Institut" des Profils, bei neuen das eigene Institut des Users. Ein Textfeld erlaubt die Definition einer Bezeichnung für das Profil, die in der Auswahlliste im Editierformular für Publikationseinträge angezeigt wird. Diese Bezeichnung muss innerhalb eines Instituts eindeutig sein; es können aber an unterschiedlichen Instituten die gleichen Bezeichnungen koexistieren (zumal immer nur die Profile eines Instituts gleichzeitig angezeigt werden). Ein anschließender Block erlaubt in gleicher Weise und mit der gleichen Funktionalität wie im Publikationseintrag die Angabe von Zuordnungs-Prozentsätzen. Ebenso wie auch Publikationseinträge nur abgespeichert werden können, wenn die Summe der zugeordneten Anteile genau 100 Prozent beträgt, müssen auch hier 100 Prozentpunkte vergeben werden, um ein Abspeichern des Eintrags zu erlauben.
• Der Formularblock für die Zuordnung einer Publikation zu den gesamtuniversitären Schwerpunkten auf der Seite "Publikationseintrag neu erstellen" bzw. "Publikationseintrag editieren" wurde um eine Profil-Auswahl in Form einer Klappliste am oberen Rand des Blocks ergänzt, die unter den folgenden Voraussetzungen angezeigt wird:
  • In der Datenbank (auch in den beim Erstellen oder Bearbeiten von Publikationseinträgen angelegten temporären Datensätzen) existieren keine Zuordnungen der Publikation zu gesamtuniversitären Forschungsschwerpunkten.
  • Für das Institut des aktuellen Users ist mindestens ein Schwerpunkts-Zuordnungs-Profil vorhanden.
  In der Klappliste werden - alphabetisch nach Bezeichnungen sortiert - alle Profile des Instituts des aktuellen Users angezeigt, gefolgt von einem global für die gesamte Datenbank definierten Profil "Außerhalb der gesamtuniversitären Forschungsschwerpunkte". Bei Wahl eines Profils aus der Liste werden die Zuordnungs-Felder für die einzelnen den Forschungsschwerpunkten untergeordneten Forschungsgebiete den Einstellungen des Profils entsprechend gesetzt. Eine manuelle Korrektur der Zuordnungs-Werte ist jederzeit möglich. Dabei ist darauf zu achten, dass die Summe der Zuordnungen nie 100% übersteigen darf, dass also erst eine Zuordnung entfernt oder reduziert werden muss, bevor eine neue erstellt wird. So lange der Publikationseintrag noch nicht (auch temporär; z.B. unter Verwendung von "Formularfelder aktualisieren") abgespeichert wurde, kann der Vorgang der Auswahl eines Profils und der dadurch bewirkten Einstellung der Zuordnungs-Felder beliebig oft wiederholt werden. Der vorherige Inhalt des Formularblocks - gleichgültig, ob aus einem Profil stammend oder manuell editiert - wird dabei überschrieben. Sollte sich herausstellen, dass keines der verfügbaren Profile der aktuellen Publikation gerecht wird und dass das manuelle Löschen der aus dem Profil stammenden Einträge zu mühsam ist, können durch Wahl der Option "Kein Profil für Schwerpunkts-Zuordnungen verwenden" (oder der ersten Option in der Klappliste, "*** Profil für Schwerpunkts-Zuordnungen auswählen ***") sämtliche Zuordnungen gelöscht werden.
  Als zwar nicht offiziell vorgesehenes Feature, aber als Workaround für Fälle, wo vorhandene (fehlerhafte) Schwerpunkts-Zuordnungen von Publikationen einem "Standard" angepasst werden sollen, ist die folgende Vorgangsweise denkbar:
  • Im betroffenen Publikationseintrag alle Zuordnungen zu gesamtuniversitären Schwerpunkten auf "0" setzen;
  • das Publikations-Editierformular mit "Formularfelder aktualisieren" neu aufbauen; dabei werden im temporären Datensatz alle Schwerpunkts-Zuordnungen entfernt; und
  • aus der im neu aufgebauten Editierformular angezeigten Auswahlliste für Schwerpunkts-Zuordnungs-Profile das gewünschte Profil wählen.
  Diese Prozedur ist wahrscheinlich in den meisten Fällen einfacher als eine manuell vorgenommene Änderung, insbesondere, weil bei dieser ja berücksichtigt werden muss, dass die Summe der Zuordnungen zu keinem Zeitpunkt über 100% steigen darf.
• Es wurde nun auch ein "Hilfe"-Link im Bereich des Formularblocks für die Zuordnung der gesamtuniversitären Schwerpunkte auf der Publikations-Editier-Seite vorgesehen.

• Bei der Überprüfung der Publikationsdaten aus 2009 zeigte es sich, dass ein großer Teil der Publikationseinträge eines Instituts mangels Belegexemplaren nicht validiert werden konnte. Die für die Einträge zuständige Dame erklärte im Brustton der Überzeugung, dass sie alle fehlenden Belege in elektronischer Form hochgeladen hätte. Es stellte sich dann heraus, dass sie die Seite für das Hochladen von Publikationseinträgen jedes Mal verlassen hatte, nachdem sie die hochzuladende Datei zwar ausgewählt, nicht aber mit "Ausgewählte Datei hochladen" hochgeladen hatte. (Die Trennung von Auswahl einer hochzuladenden Datei und Start des Datei-Uploads ist grundsätzlich durch die Struktur von HTML-Formularen vorgegeben.) Nachdem derartige Bedienungsfehler erstmals - übrigens erst zwei Jahre nach der Einführung des Upload-Features in Version 1.70 (17.05.2004) - entdeckt worden waren, wurde in Version 2.00 (30.09.2006) eine Warnung mit einem JavaScript-Dialog implementiert, die bei einem Verlassen der Seite nach Auswahl, aber noch vor dem Upload der Datei ausgegeben wird. Da jedenfalls die Möglichkeit bestehen muss, einen Upload-Vorgang zu jedem Zeitpunkt abzubrechen, müssen beide Möglichkeiten - Verlassen der Upload-Seite und Verbleiben in dieser - vorgesehen sein. Infolge der vorgegebenen Struktur des JavaScript-Dialogs und durch eine einigermaßen sprachlich verständliche Fragestellung im Dialog bedingt, ist leider das Verlassen der Seite die Default-Aktion. Im gegenständlichen Fall wurde der Dialog bei schätzungsweise 40 bis 80 (!) Einträgen, sichtlich ungelesen, weggeklickt. Obwohl es sich dabei zweifellos um einen Bedienungsfehler handelte, wurden in der Publikationsdatenbank doch zwei Maßnahmen gesetzt, die eine Wiederholung solcher Bedienungsfehler zumindest sehr erschweren sollten:
  • Im bisherigen Betriebsmodus der Seite - Formularelement für die Auswahl der hochzuladenden Datei plus Schaltfläche zum Hochladen - wird in der Hoffnung, dass auch Usern, die habituell Dialoge ungelesen wegklicken, vielleicht doch irgendwann etwas auffällt, im Fall der Fortsetzung des Abbruchs eine zusätzliche JavaScript-Alert-Box (bei etlichen, vor allem den wichtigsten Browsern - Internet Explorer und Firefox ab Version 3.5 - verbunden mit einem akustischen Signal) mit einer nochmaligen Warnung ausgegeben.
  • Optional - auswählbar über eine Checkbox "Datei unmittelbar nach Auswahl automatisch hochladen" - beginnt das Hochladen einer Datei unmittelbar, nachdem sie im Dateiauswahl-Dialog selektiert und die Auswahl mit "Öffnen" übernommen wurde. In diesem Fall wird die Schaltfläche "Ausgewählte Datei hochladen" nicht benötigt und entfällt daher. Es ist dann zwar keine zusätzliche Kontrolle der Auswahl möglich; eine falsch ausgewählte Datei kann aber unmittelbar nach dem Hochladen gelöscht oder durch eine andere ersetzt werden. Wenn die Checkbox "Datei unmittelbar nach Auswahl automatisch hochladen" nicht gesetzt ist, verhält sich die Seite "Datei auf den Publikationsdatenbank-Server hochladen" so wie bisher (mit Ausnahme der oben erwähnten neu hinzugekommenen JavaScript-Alert-Box). Da das automatische Hochladen jedenfalls Bedienungsfehler besser auszuschließen in der Lage ist als die Warn-Dialoge, wird die Checkbox im Zuge der Implementierung von Version 3.40 für alle User gesetzt. Änderungen ihres Status werden abgespeichert und bleiben über Sessions hinweg so lange erhalten, bis der Status der Checkbox wieder geändert wird.
    Da das Verhalten von Browsern gerade im Bereich des Datei-Uploads erfahrungsgemäß die größten Unterschiede aufweist und bei aktuellen Browsern (aus Sicherheits-Rücksichten) Funktionen nicht mehr verfügbar sind, die bei älteren Browsern noch Standard waren, ist nicht auszuschließen, dass es einzelne Browser oder Browser-Versionen geben könnte, bei denen auch der automatisch initiierte Upload unterbunden wird. Auch aus diesem Grund wurde mit der Checkbox "Datei unmittelbar nach Auswahl automatisch hochladen" jedenfalls die Möglichkeit vorgesehen, auf den bisherigen Standard-Betriebsmodus (der in jedem Fall funktionieren sollte) zurückzufallen.
• Zusätzlich wurde ein vorzeitiges Verlassen der Seite "Datei auf den Publikationsdatenbank-Server hochladen" während eines laufenden Uploads unterbunden. Bisher war es möglich, die Seite noch während des Upload-Vorgangs mit "Fertig" oder "Zurück zum Publikationseintrag" zu verlassen, was einen Abbruch des Uploads und eine Beschädigung der hochgeladenen Datei zur Folge hatte. (Diese Problematik trat insbesondere bei großen hochzuladenden Dateien und/oder langsamen Verbindungen auf.)
• Bereits kurz nach der offiziellen Auslieferung von Version 3.30 wurde ein Bug in dieser Version im Zusammenhang mit der Zuordnung zu gesamtuniversitären Forschungsschwerpunkten behoben, der unter ganz bestimmten Voraussetzungen (bei einer Abspeicherung des Publikations-Datensatzes unmittelbar nach der Neu-Erstellung oder Bearbeitung eines Publikationsmedien-Eintrags) zur Folge hatte, dass selbst dann, wenn die Publikation aufgrund ihres Publikationsmediums den gesamtuniversitären Forschungsschwerpunkten zugeordnet werden müsste, der Zuordnungs-Formularblock für die Schwerpunkte nicht angezeigt und das Abspeichern ohne Schwerpunkts-Zuordnung Client-seitig nicht unterbunden wurde. Dies hatte zwangsläufig beim endgültigen Abspeichern des Publikationseintrags zu einer Server-seitigen Fehlermeldung geführt.