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• Autor/innen
• Titel
• bei "selbständigen" Publikationen: Ort, (Verlag), Erscheinungsjahr
• bei "unselbständigen" Veröffentlichungen: Publikationsorgan (Journal), Jahrgang, Seite

• Titel
• Berichtsjahr der Wissensbilanz
• Typus der Publikation
• Wissenschafts-/Kunstzweig.

• Beim Abschluss eines Evaluierungsjahres, der unmittelbar vor der Ausführung der Wissensbilanz-Abfragen erfolgen sollte, wird in den Datensätzen aller potenziell in eine Evaluierung für das vergangene Jahr gelangenden Publikationen das Feld "gewertet in Evaluierung" auf das abgelaufene Jahr gesetzt. Potenziell in die Evaluierung eines bestimmten Jahres gelangen Publikationen, die abgeschlossen, also nicht als "angenommen, noch nicht erschienen" oder gar "in Bearbeitung" markiert sind, und die, soweit erforderlich, validiert sind. Weiters müssen sie entweder das betreffende Jahr im Feld "gewertet in Evaluierung" stehen haben, oder sie dürfen noch in keiner Evaluierung gewertet worden sein (also mit "nein" im Feld "gewertet in Evaluierung"), und ihr Publikationsjahr muss kleiner oder gleich dem gewünschten Evaluierungsjahr sein. Damit wird einerseits sichergestellt, dass jede Publikation genau einem Evaluierungsjahr zugeordnet wird, und andererseits, dass Nachzügler, die erst nach dem Abschluss ihres Publikationsjahres in die Datenbank eingetragen werden konnten, ohne weiteren Aufwand in der Evaluierung des nächsten Jahres berücksichtigt werden. Diese Funktionalität existiert praktisch seit dem Bestehen der Publikationsdatenbank; sie ordnet zwar Publikationen eindeutig einem einzigen Publikationsjahr zu, kann aber für sich allein noch nicht garantieren, dass bei einer Wiederholung von Evaluierungsabfragen zu einem späteren Zeitpunkt exakt die gleichen Ergebnisse erhalten werden wie beim Abschluss des Evaluierungsjahres. Das kann daran liegen, dass Einträge nachträglich gelöscht oder implizit durch Änderungen in eine andere Kategorie verschoben wurden. Zudem wäre eine Erfüllung der bibliographischen Nachweispflicht durch eine Wiederholung der Abfragen für die Ermittlung der Wissensbilanz-Ergebnisse schon aus Performance-Gründen nicht praktikabel: Die aktuelle detaillierte Wissensbilanz-Abfragengruppe besteht aus gezählten 126 Einzel-Abfragen; ihre Ausführung, insbesondere unter Berücksichtigung weiterer Kriterien wie Wissenschaftszweige, kann für eine Organisation in der Größenordnung der TU Wien mehrere Minuten in Anspruch nehmen.
• Um einerseits die Stabilität der Ergebnisse zu gewährleisten und andererseits den erforderlichen Rechenaufwand bei der Ausgabe der Ergebnisse in Grenzen zu halten, wurden Vorkehrungen geschaffen, die es erlauben, in engem zeitlichen Zusammenhang von Abschluss des Evaluierungsjahres und Ausführung der Wissensbilanz-Abfragen die Wissensbilanz-Abfragen zu wiederholen und ihre Ergebnisse in zwei Datenbank-Tabellen zu schreiben. Dabei werden für jede einzelne Abfrage die Schlüsselwerte aller in ihr erfassten Publikationen in einer Tabelle und Informationen zu den einzelnen Publikationen (Evaluierungsjahr, zugeordnete Wissenschaftszweige, Titel für die in der Wissensbilanz-Verordnung geforderte Suchfunktion und Publikations-Referenz) in einer zweiten Tabelle abgelegt. (Da ein und dieselbe Publikation in mehreren Abfragen aufscheinen kann, verbessert die Aufteilung auf zwei getrennte Tabellen die Effizienz der Datenbank.) Es wird damit ein Daten-Auszug aus der "lebenden" Datenbank generiert, der alle für den bibliographischen Nachweis relevanten Informationen enthält und von der "lebenden" Datenbank entkoppelt ist.
• Das einzige Szenario, bei dem sich die aus diesem Daten-Auszug ermittelbaren Evaluierungsdaten ändern könnten, wäre eine Änderung des Feldes "gewertet in Evaluierung" im Publikationseintrag auf ein nach dem ursprünglichen Evaluierungsjahr gelegenes, und die Registrierung der Ergebnisse des neuen Evaluierungsjahres. Eine Änderung des Feldes "gewertet in Evaluierung" wäre grundsätzlich Spezial- und Master-Administrator/innen möglich; sie ist aber routinemäßig in keiner Weise vorgesehen, und es ist daher extrem unwahrscheinlich, dass überhaupt Bedarf daran besteht. Um solche Änderungen mit Sicherheit zu unterbinden, wird das Feld "gewertet in Evaluierung" im Publikations-Editierformular bei jenen Publikationen, die bereits in einem Evaluierungs-Datenauszug registriert wurden, auch für Spezial- und Master-Administrator/innen schreibgeschützt gesetzt.
• Die Registrierung von Publikationseinträgen erfolgt über eine Seite, die eng mit der Seite für den Abschluss eines Evaluierungsjahres verbunden ist. Ebenso wie der Abschluss eines Evaluierungsjahres ist ihr Aufruf nur Master-Administrator/innen (Usern mit dem Usernamen "Adminx") möglich. Der Nachtrag der Ergebnisse früherer Evaluierungen ist mit einer ebenfalls nur Master-Administrator/innen zugänglichen Plugin-Funktion der Publikationsdatenbank möglich. Bei beiden Funktionen werden die Wissensbilanz-Abfragen ausgeführt und ihre Ergebnisse in der Datenbank registriert. Grundsätzlich können auf der öffentlich zugänglichen Ausgabeseite für jedes Jahr entsprechend der Struktur der Wissensbilanz-Abfragen zwei unterschiedliche Abfrage-Gruppen, eine Übersichts-Gruppe und eine detaillierte, angeboten werden. (In der Funktion "Abfragen editieren" wurde dazu die Möglichkeit vorgesehen, Abfragen als Übersichts- bzw. Detail-Abfragen zu markieren.) In den Registrierungs-Funktionen werden alle als "Wissensbilanz-Abfrage - Übersicht" oder "Wissensbilanz-Abfrage - Details" klassifizierten Abfragen zur Auswahl aufgelistet. Grundsätzlich können die Ergebnisse beliebig vieler unterschiedlicher Übersichts- oder Detail-Abfragen registriert werden; auf der öffentlichen Ausgabeseite werden aber immer nur die mit der neuesten Version der Abfragen erhaltenen registrierten Ergebnisse angezeigt.
• Die laut Wissensbilanz-Verordnung geforderte öffentliche Seite ist über einen Link von der Startseite der Publikationsdatenbank aus und natürlich auch über einen direkten Aufruf zugänglich. Für Nutzer der Datenbank, die sich auf diese Seite verirren, aber nicht an Evaluierungsergebnissen interessiert sind, sondern in den Publikationsdaten suchen wollen, wird das Eingabefeld für die "globale Suchfunktion" angezeigt, die um Vieles leistungsfähiger ist als die von der Wissensbilanz-Verordnung geforderte Suchmöglichkeit in den Titeln. Der Rest der Seite wird schrittweise aufgebaut:
  • Der User muss ein Evaluierungsjahr wählen. Die Auswahlliste für das Evaluierungsjahr kann zwar grundsätzlich alle Evaluierungsjahre umfassen, für die Evaluierungsergebnisse registriert wurden, sie kann aber über einen Konfigurations-Parameter bei Bedarf eingeschränkt werden. (Es kann Sinn machen, für interne Zwecke einen längeren Zeitraum mit registrierten Evaluierungsergebnissen zu überdecken, die sich aber nicht notwendiger Weise für eine öffentliche Präsentation eignen.)
  • Wenn ein Evaluierungsjahr gewählt wurde, wird die Seite neu aufgebaut, und drei weitere Formularfelder werden angezeigt: Eine Klappliste, mit der zwischen der (aktuellsten für das jeweilige Jahr gültigen registrierten) Übersichts- und Detail-Abfrage gewählt werden kann, eine weitere Klappliste für die optionale Einschränkung der Ergebnisse auf einen Wissenschaftszweig, und ein Textfeld für die optionale Eingabe eines Suchtextes für die Suche in den Titeln der Publikationen. Bei Browsern mit aktiviertem JavaScript wird die Seite nach jeder Änderung eines der oben genannten Felder automatisch neu aufgebaut; bei fehlender JavaScript-Unterstützung müssen Schaltflächen für den Neu-Aufbau der Seite betätigt werden.
  • Sobald unter "Aufschlüsselung des Berichts auswählen" eine der beiden Optionen "Übersicht" oder "Alle Details" gewählt wurde, wird am Ende der Seite die Tabelle der registrierten Evaluierungsergebnisse angezeigt. Wenn keine Einschränkung auf einen Wissenschaftszweig erfolgte, werden alle Abfragen zusammen mit der Anzahl der von ihnen gefundenen Publikationen aufgelistet. Die Ergebnisse umfassen sämtliche im gewählten Evaluierungsjahr registrierten Publikationen aller Angehörigen der Organisation. Bei Einschränkung auf einen bestimmten Wissenschaftszweig kommt dazu noch die Anzahl von Publikations-Anteilen, die daraus resultieren, dass Publikationen, die zwei unterschiedlichen Wissenschaftszweigen zugeordnet wurden, für jeden der beiden nur halb zählen.
  • Die Bezeichnungen der einzelnen Abfragen in der oben genannten Tabelle sind Links, bei deren Betätigung die Liste der im Datenbank-Auszug registrierten Publikationen ausgegeben wird. (Dafür wird die bei der Registrierung abgespeicherte Publikations-Referenz verwendet. Da deren Ausgabe mit weitaus weniger Server-seitigem Aufwand verbunden ist als die sonst übliche dynamische Erstellung von Publikations-Referenzen, werden auch Listen mit tausenden Publikations-Einträgen in erstaunlich kurzer Zeit angezeigt.)
  • Die Gesamtliste kann bei Bedarf durch Wahl eines Wissenschaftszweiges und / oder durch Angabe eines im Titel der aufzulistenden Publikationen vorkommenden Suchtextes eingeschränkt werden. Die Anzahl der gefundenen Publikationen in der Tabelle ändert sich dementsprechend; beim Anklicken eines Links kann wiederum die entsprechend den Kriterien verkürzte Publikationsliste angezeigt werden.
• Um die Möglichkeiten dieses neuen Features voll nutzen zu können, wurde eine Plugin-Seite entwickelt, die allen im Administrationsprogramm eingeloggten Usern zugänglich ist (Link "zus. Funktionen" in der linken Menüleiste). Diese Seite unterscheidet sich von der öffentlich zugänglichen durch die folgenden Features:
  • Für Administrator/innen besteht die Möglichkeit, die Funktion unter Verwendung der Daten in der "lebenden" Publikations-Tabelle (im Gegensatz zum statischen Daten-Auszug) auszuführen. Nachträgliche Änderungen können auf diese Weise sichtbar gemacht werden. Allerdings ist die Verwendung der aktuellen Publikations-Tabelle mit einer deutlich merkbaren Performance-Einbuße verbunden.
  • Es werden alle registrierten Berichtsjahre in der Auswahlliste angezeigt.
  • Es werden auch die Ergebnisse aller Abfrage-Gruppen angezeigt, für die Evaluierungsergebnisse registriert wurden. Damit ist es möglich, die Auswirkung von Änderungen in den Evaluierungsabfragen sichtbar zu machen.

• In mehrzeiligen Auswahllisten (beispielsweise auf der Seite "Publikationsmedien editieren - Auswahl eines Publikationsmediums") zeigen alle einigermaßen modernen getesteten Browser die Tooltips an, wenn der Mauszeiger einige Zeit über den betreffenden Eintrag gehalten wird. (Bei Opera vor Version 9.5 und bei älteren Versionen von Safari funktionieren die Tooltips hingegen überhaupt nicht.)
• Einzeilige Auswahllisten ("Klapplisten") müssen aufgeklappt werden, damit überhaupt Tooltips angezeigt werden können. Bei den Gecko-Browsern (z.B. Firefox, jedenfalls ab Version 2.0, was etwa dem Jahr 2007 entspricht), beim Internet Explorer (zumindest ab Version 7) und bei Google Chrome werden in einer aufgeklappten Klappliste Tooltips angezeigt, bei Opera und Safari nicht.

• Auf der nur für Administrator/innen zugänglichen Seite "Publikationsmedium ersetzen" wurden in der Auswahlliste für jenes Publikationsmedium, das das zuvor gewählte Publikationsmediums ersetzen sollte, sämtliche dem Suchtext entsprechenden Datensätze der gesamten Datenbank, unabhängig von ihrer Fakultäts-Zugehörigkeit, angezeigt. Während diese für Spezial- und Master-Administrator/innen in der Auswahlliste in eckigen Klammern angezeigt wurde, war dies für Administrator/innen auf Fakultäts-Ebene nicht der Fall. Es werden jetzt nur mehr Publikationsmedien in der Liste berücksichtigt, die entweder global in der gesamten Datenbank gültig sind oder innerhalb des Berechtigungs-Bereichs des Administrators / der Administratorin liegen.
• Die Aufrufparameter "head" und "tail" für die öffentlich zugänglichen Publikationslisten, die potenziell für Exploits verwendet werden könnten, wurden deaktiviert und werden jetzt bei Aufrufen der Publikationslisten-Seiten ignoriert. Folgerichtig wurden auch die Eingabemöglichkeiten für diese Parameter auf der Seite "Erstellen von Publikationslisten-, Export- und Abfrage-Webadressen" entfernt.
• Dabei zeigte sich ein weiteres kurioses Problem: In den neuesten Versionen von Firefox ist es unter gewissen (derzeit für den Autor der Publikationsdatenbank nicht nachvollziehbaren) Umständen nicht mehr möglich, mit der "Zurück"-Funktion des Browsers (oder mit der entsprechenden JavaScript-Funktion) auf die vorhergehende Seite zurückzukehren; Firefox verweigert dies mit dem Hinweis auf Sicherheitsgründe. Dieses sicherlich gut gemeinte Feature führte dazu, dass der User auf einer aus der Funktion "Erstellen von Publikationslisten-, Export- und Abfrage-Webadressen" zu Testzwecken angezeigten Seite "gefangen" war. Diesem Problem konnte durch Rückbau der Formular-Funktionalität beim Test-Aufruf der Seiten (bei der auch das Testen manuell in den Link eingefügter Änderungen möglich war) auf Links begegnet werden, die die Publikations- oder Exportliste in einem neuen Browser-Tab oder in einem neuen Fenster öffnen. (An den - extrem wenigen - anderen Stellen der Publikationsdatenbank, wo man ebenfalls mit der "Zurück"-Funktion auf die aufrufende Seite zurückkehren muss, gibt es glücklicher Weise derzeit keine Probleme.)
• Eine programmiertechnische Unsauberkeit in einigen Funktionen der Publikationsdatenbank wurde beseitigt, die Probleme mit der aktuellen Version 5.3 von PHP hervorrufen könnte.
• In der Version der Datenbank an der TU Wien wurde der (wieder einmal) geänderte Link auf die englischsprachige Version der TU-Homepage berücksichtigt.