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• Änderungen in der Wissensbilanz-Verordnung, die ab dem (Evaluierungs-) Jahr 2017 wirksam werden, machten die Aufnahme zusätzlicher Informationen zu Zeitschriften-Publikationen erforderlich: Es müssen nun "Internationale Ko-Publikationen" erhoben werden, also (Originaltext der Wissensbilanz-Verordnung) "Wissenschaftliche / künstlerische Veröffentlichungen des Typus "erstveröffentlichte Beiträge in SCI, SSCI und A&HCI-Fachzeitschriften", die in Kooperation mit einem oder mehreren Partnerinnen und Partnern unter Nennung mindestens einer ausländischen Hochschule / Forschungseinrichtung veröffentlicht werden.". Es wird daher jetzt bei allen Zeitschriftenartikeln (nicht-elektronisch oder elektronisch publiziert) eine Checkbox "Internationale Ko-Publikation" angezeigt, die dann gesetzt werden sollte, wenn die Publikation, den Vorgaben der Wissensbilanz-Verordnung entsprechend, unter Beteiligung mindestens einer Ko-Autorin / eines Ko-Autors an einer nicht-österreichischen Forschungseinrichtung entstanden ist. (Für die Wissensbilanz müssen zwar nur Beiträge in SCI, SSCI und A&HCI-Fachzeitschriften erhoben werden; die Checkbox wird aber bei allen Zeitschriften-Publikationseinträgen angezeigt und sollte auch, wenn zutreffend, gesetzt werden, selbst wenn die Zeitschrift derzeit noch nicht im SCI, SSCI oder A&HCI gelistet ist.)
  Im Wesen einer "Internationalen Ko-Publikation" liegt, dass an ihr mindestens eine Autorin / ein Autor beteiligt ist, der an einer ausländischen Universität oder Forschungseinrichtung beheimatet ist. Es ist daher eine notwendige (wenn auch nicht hinreichende) Bedingung, dass mindestens eine Autorin / ein Autor im Publikationseintrag als "Extern (kein(e) Angehörige(r) der TU Wien)" klassifiziert ist. Eine ebenfalls zulässige Situation wäre dann gegeben, wenn eine große Anzahl von (in aller Regel internationalen) Ko-Autoren als Konsortium in der Autorenliste firmiert. Konsortien werden als "keine physische Person" in der Datenbank geführt. Die meisten Einträge von Konsortien sind in der Publikationsdatenbank der TU Wien zwar als "Extern (kein(e) Angehörige(r) der TU Wien)" klassifiziert; es wäre aber denkbar (und zulässig), sie einem Institut zuzuordnen, das am Konsortium beteiligt ist. Es sollte daher bei einem als "Internationale Ko-Publikation" markierten Eintrag mindestens eine externe Autorin / ein externer Autor oder eine "nicht-physische Person" in der Autorenliste vorkommen. Da die Universitäten laut Wissensbilanz-Verordnung seit mehreren Jahren verpflichtet sind, die ihren Wissensbilanz-Ergebnissen zugrundeliegenden Publikationen detailliert aufzulisten, sollten "Internationale Ko-Publikationen" jedenfalls der obigen Bedingung genügen, um wenigstens plausibel zu erscheinen. Die Einhaltung der genannten Bedingung wird daher beim Abspeichern eines Publikations-Datensatzes (und in einer nur Administratorinnen und Administratoren zugänglichen Test-Funktion) überprüft und gegebenenfalls moniert.
• Eine zweite, ab 2017 wirksame Änderung in der Wissensbilanz-Verordnung erfordert die Aufnahme von "Veranstaltungen zur Vermittlung / Verbreitung von Fachwissen an ein nicht-wissenschaftliches Publikum (science to public / art to public)", also (Originaltext der Wissensbilanz-Verordnung) "Leistungsschauen, Informationsveranstaltungen etc, deren Ziel die Vermittlung bzw. Verbreitung von Fachwissen an ein nicht-wissenschaftliches / nicht-künstlerisches Publikum ist (science to public / art to public)". Die Aufnahme derartiger Veranstaltungen war in der Publikationsdatenbank bisher nicht vorgesehen; sie können (und sollen) ab 2017 unter Verwendung der neu geschaffenen Medientype "Populärwissenschaftliche Veranstaltung (Science to Public)" eingetragen werden.
• Eine neue Funktion in dem nur Administratorinnen und Administratoren zugänglichen Teil des Administrationsprogramms, "Mails an Datenbank-Benutzerinnen und Benutzer versenden", soll die Kommunikation zwischen der Publikationsdatenbank-Administration und den Benutzerinnen und Benutzern erleichtern: Bisher konnten zwar Mailing-Listen der User in der gesamten Datenbank oder einzelnen Fakultäten erstellt werden; der eigentliche Mail-Versand musste aber unter Verwendung dieser Listen über irgendeinen Mailer erfolgen. Da derzeit in der Datenbank der TU Wien mehr als 600 Personen aktiv arbeiten, resultiert ein Mailversand an alle User in über 600 Mails, zu viel für etliche Mail-Relais. Die Listen mussten daher oftmals manuell aufgeteilt werden; im Fehlerfall war zudem meist nicht klar, wer eine Mail erhalten hatte und wer nicht.
  Mit der neuen Funktion können Mails an alle (aktiven) Benutzerinnen und Benutzer der Publikationsdatenbank direkt aus der Publikationsdatenbank versandt werden. Die Mails können bis zu drei Datei-Anhänge (mit je 8 MBytes Maximalgröße) enthalten. Sie werden in der Datenbank gespeichert und können bei Bedarf auch mehrfach versandt bzw. als Basis neuer Mails verwendet werden. Der Empfänger/innen-Kreis kann optional auf eine Fakultät sowie auf User ab einem bestimmten Berechtigungs-Niveau (z.B. Administrator/innen) eingeschränkt werden. Standardmäßig werden Mails nur an aktive Benutzerinnen und Benutzer versandt; optional ist für Master-Administratoren ("Adminx") aber ein Versand an alle Personen mit Zugriffsberechtigung in der Publikationsdatenbank möglich (auf die Gefahr hin, dass die Mailadressen der nicht mehr aktiven User zu einem großen Teil nicht mehr gültig sein werden). User gelten dann als "aktiv", wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind:
  • Das Dienstverhältnis des Users ist aufrecht (sofern die zugehörige Information eindeutig in der Publikationsdatenbank verfügbar ist);
  UND
  • Der User hat in den letzten 365 Tagen im Administrationsprogramm der Publikationsdatenbank gearbeitet; ODER
  • Der User war noch nie in der Datenbank aktiv, aber sein Namens-Eintrag wurde innerhalb der vergangenen 365 Tage erstellt.
  Die Mails werden in einer eigenen Datenbank-Tabelle gespeichert und können, entsprechende Zugriffsberechtigung vorausgesetzt, auch von anderen Administratorinnen und Administratoren bearbeitet, geklont oder (nochmals) versandt werden. Nach dem Abspeichern eines Mail-Datensatzes kann zu Kontrollzwecken die Liste der potenziellen Empfängerinnen und Empfänger der Mail angezeigt oder die Mail (ausschließlich) an den aktuellen User versandt werden, oder aber der Mailversand an alle vorgesehenen Empfängerinnen und Empfänger vorgenommen werden. Der Mailversand wird, einschließlich des Textes der Mail, der Dateinamen allfälliger Datei-Anhänge und der Liste der Empfängerinnen und Empfänger der Mail, in einer Log-Datei registriert, die von Administratorinnen und Administratoren von der Seite "Publikationsdatenbank-Administration" - "Statistiken" aus abgerufen werden kann.
• Zahlreiche Funktionen in dem nur Administratorinnen und Administratoren zugänglichen Bereich wurden überarbeitet, und die Ausgabe zusätzlicher Informationen wurde vorgesehen, die zur Optimierung der Performance der Publikationsdatenbank herangezogen werden können.