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Publikationsdatenbank - Hilfe zum Hauptmenü

Das Hauptmenü ist die Startseite des Administrationsprogramms nach einem erfolgreichen Login. Es erlaubt die Einschränkung der Auswahl von Publikationseinträgen (für eine Bearbeitung oder Anzeige in einer Publikationsliste) nach zahlreichen Kriterien, und ermöglicht den Aufruf aller Datenbank-Verwaltungsfunktionen. Letztlich werden am Fuß des Hauptmenüs Informationen zum aktuellen User - Berechtigungs-Status sowie Daten des aktuellen und letzten erfolgreichen Logins - angezeigt.

Das Hauptmenü kann in zwei Betriebsmoden, mit und ohne "erweiterte Optionen", betrieben werden. In beiden Fällen besteht das Menü aus sieben Zonen, die sich aber in ihrem Umfang und Inhalt voneinander unterscheiden.

Im "vereinfachten Modus" des Administrationsprogramm kann mit einem Konfigurationsparameter in den "Benutzereinstellungen" (Link "Einstellungen" in der linken Menüleiste) die Anzeige des Hauptmenüs nach der Anmeldung im Administrationsprogramm übersprungen werden; in diesem Fall gelangen die User direkt zur Seite "Publikationsauswahl", von der aus neue Einträge von Publikationen vorgenommen werden können.
 

Die erste Zone des Hauptmenüs, "Hauptmenü-Optionen", dient zur Verwaltung des Hauptmenüs selbst. Hier befinden sich neben einer Checkbox "Erweiterte Publikationsauswahl-Optionen anzeigen", mit der zwischen den beiden Hauptmenü-Betriebsmoden umgeschaltet werden kann, eine Reihe von Links und Schaltflächen mit den folgenden Funktionen:

  • [Hilfe] Schaltfläche zum Aufrufen dieser Hilfe-Seite. Gleichartige Schaltflächen weiter unten im Hauptmenü sowie auf allen Seiten des Administrationsprogramms erlauben jeweils den Aufruf Kontext-spezifischer Hilfe-Informationen.
  • [Vollbild] Schaltfläche zum Ausblenden der linken Menüleiste (für Bildschirme mit kleiner Auflösung).
  • [Verkleinern] Schaltfläche zum Einblenden der linken Menüleiste.
  • [Logout] Schaltfläche zum Verlassen des Administrationsprogramms (bzw. in einem zweiten Fenster zum Schließen des zweiten Fensters).
  • "Eigene Organisationseinheit" (Link): Bei Betätigung dieses Links wird die Auswahl von Institut, Gruppe und Person auf die aktuelle Benutzerin / den aktuellen Benutzer und ihre/seine zugehörigen Organisationseinheiten eingestellt. Alle übrigen Auswahl-Parameter bleiben unverändert.
  • "Standardeinstellungen" (Link): Mit diesem Link werden alle Einstellungen auf die Grundeinstellungen zurückgesetzt. Dies impliziert auch die Funktionalität von "Eigene Organisationseinheit". Die Betätigung dieses Links ist die einfachste Methode, alle allfällig gesetzten Auswahl-Einschränkungen zurückzusetzen.
  • "Letzte Einstellungen" (Link): Beim Start des Administrationsprogramms und beim Neu-Laden des gesamten Hauptmenüs mit dem Link "Seite neu laden" in der linken Menüleiste werden aus Sicherheitsgründen alle Einschränkungsfunktionen des Hauptmenüs ähnlich wie bei Betätigung des Links "Standardeinstellungen" entsprechend den Benutzerberechtigungen der aktuellen Benutzerin / des aktuellen Benutzers zurückgesetzt, um Probleme bei versehentlicher Anwendung von Auswahl-Einschränkungen zu vermeiden. Analog werden bei einer Aktivierung der "Erweiterten Publikationsauswahl-Optionen" alle neu hinzugekommenen Einschränkungs-Optionen auf sichere Werte gesetzt. Wenn aber eine Verwendung der gleichen Einstellungen wie beim letzten Aufruf einer der aus dem Hauptmenü zugänglichen Funktionen erwünscht ist, so können diese mit "Letzte Einstellungen" wieder hergestellt werden.
  • "Aktualisieren" (Schaltfläche): Mit dieser Schaltfläche wird das Hauptmenü mit den gewählten Einstellungen neu aufgebaut. An sich sollte dies in allen Fällen, in denen ein Neuaufbau des Hauptmenüs erforderlich ist, automatisch geschehen; mit der Schaltfläche kann aber Problemen mit der Seitenanzeige mancher Browser begegnet werden (und ihr Vorhandensein ist für gewisse Funktionen, wie die "schnelle Suche" in Personen-Datensätzen, erforderlich).
  • "Publikationen im vereinfachten Modus des Administrationsprogramms eintragen" (Link): Über diesen Link kann die Seite "Publikationsauswahl" direkt aufgerufen werden. Die Einstellungen für die Auswahl auf der Seite "Publikationsauswahl" sind im "vereinfachten Modus" fix vorgegeben und für die Neu-Eintragung von Publikationen (und allfällige Korrektur kurz zuvor eingetragener Publikationen) optimiert:
    • Auswahl eingeschränkt auf alle jene Publikationen, deren Eigentümer/innen, Autor/innen oder sonstige beteiligte Personen dem innerhalb der Editierrechte des aktuellen Users liegenden Personenkreis angehören. Bei Editierrechten für eigene Einträge sind das jene Publikationen, an denen sie oder er in beliebigen Rollen beteiligt war, oder die von ihm oder ihr eingetragen wurden. In diesem Fall (und nur in diesem) werden auch allfällig vorhandene Alias-Einträge des aktuellen Users mit einbezogen. (Die über Alias-Einträge einbezogenen Publikationseinträge sind nicht notwendiger Weise für den aktuellen User editierbar; sie können aber wertvolle Informationen darstellen.) Bei Editierrechten für Einträge der eigenen Gruppe bzw. des eigenen Instituts sind das jene Datensätze, deren Eigentümer/innen, Autor/innen oder sonstige beteiligte Personen der Gruppe bzw. dem Institut des aktuellen Users angehören. Administrator/innen bekommen alle Datensätze angezeigt, deren Eigentümer/innen, Autor/innen oder sonstige beteiligte Personen der im Hauptmenü gewählten Fakultät angehören. Die Auswahl des Personenkreises entspricht der Option "als Eigentümer/in(nen) oder im Publikationseintrag genannte Person(en)" (siehe weiter unten).
    • Darüber hinaus werden keine wie immer geartete Einschränkungen der Publikationsauswahl vorgenommen.
    • Publikations-Datensätze werden nach Alter sortiert angezeigt, also mit dem jüngst eingetragenen am Anfang der Liste.
    • Die Anzeige der Publikations-Datensätze in der Auswahlliste erfolgt mit allen Informationen (also mit Zusatz- und Autoren-Informationen).

In der zweiten Zone, "Auswahl von Publikationen", erlauben fünf Radio Buttons und vier Auswahllisten die Einschränkung der Publikationsauswahl auf die Einträge der für die gewählte Fakultät eingetragenen Personen (einschließlich Externer), die Einträge der Angehörigen einer Fakultät (alle Einträge, bei denen mindestens eine Autorin / ein Autor Angehörige(r) eines Instituts der gewählten Fakultät ist, was nicht notwendiger Weise auf alle Einträge einer Fakultät zutreffen muss), die Einträge des gewählten Instituts, die Einträge der gewählten Gruppe, sowie die Einträge der gewählten Person. Die Auswahlliste "Fakultät" enthält bei einer Anmeldung über die Startseite einer Fakultät als einzigen Eintrag den Namen dieser Fakultät, bei globalem Login die Namen aller Fakultäten, für die Editierrechte bestehen. Bei ausgewählten Usern mit "globalen Editierrechten" wird in der Auswahlliste "Fakultät" zusätzlich die Option "Gesamte Publikationsdatenbank (alle Fakultäten)" angezeigt. Bei Wahl dieser Option können mit dem Radio Button "Alle" alle Einträge der gesamten Datenbank selektiert werden.

Eine Checkbox "Publikationseinträge für sämtliche Aliase dieser Person anzeigen", die nur bei der Auswahl der Publikationen von Personen wirksam ist, erlaubt auch die Anzeige von Publikations-Datensätzen, die mit allfälligen anderen Personen-Datensätzen für die gleiche Person, aber mit einer anderen Zuordnung zu einer Organisationseinheit oder mit einem anderen Namen, erstellt wurden. Eine weitere Auswahlliste erlaubt es, die Rolle der gewählten Person bzw. der Angehörigen des gewählten Instituts oder der gewählten Gruppe auszuwählen. Diese Auswahl ist nur für die Auswahllisten der Seite "Publikationsauswahl" (Funktion Publikationen eintragen und editieren bzw. Publikationen anzeigen) relevant; für die Erstellung von Publikationslisten mit der Seite Publikations- und Exportlisten erstellen kann eine davon unabhängige Rolle gewählt werden:

  • "als Autorin(nen) / Autor(en) bzw. wesentlich beteiligte Person(en)": Bei dieser Einstellung werden jene Publikationen ausgewählt, bei der die oben definierte Person oder Personengruppe (mindestens) eine Autorin / einen Autor stellt. Bei manchen Publikationstypen wie beispielsweise Diplomarbeiten oder Dissertationen werden auch jene Einträge ausgewählt, bei der die Person oder Personengruppe als Betreuer oder Begutachter (oder in einer anderen sehr wichtigen Rolle) aufscheint.
  • "als Autorin(nen) / Autor(en)": Hier werden ausschließlich jene Publikationen ausgewählt, bei der die oben definierte Person oder Personengruppe (mindestens) eine Autorin / einen Autor stellt. Betreuerschaften usw. werden also nicht berücksichtigt.
  • "als im Publikationseintrag genannte Person(en)": Bei dieser Option werden alle Publikationseinträge ausgewählt, bei denen die Person oder Personengruppe in irgendeiner Rolle - als Autorin / Autor, Herausgeberin / Herausgeber usw - aufscheint.
  • "als Eigentümerin(nen) / Eigentümer des Eintrags": Mit dieser Option werden jene Publikationseinträge gewählt, die von der oben gewählten Person oder Personengruppe erstmals erstellt wurden. (Eine nachträgliche Bearbeitung von Publikationseinträgen durch dritte Personen ist dabei ohne jeden Einfluss.)
  • "als Eigentümer/in(nen) oder im Publikationseintrag genannte Person(en)": Diese Option - Default im Hauptmenü des Administrationsprogramms - wählt die Vereinigungsmenge jener Publikationen aus, die mit den Optionen "als Eigentümerin(nen) / Eigentümer des Eintrags" und "als (eine) im Publikationseintrag genannte Person(en)" erhalten würden. Diese Option, die alle für die gewählte Person oder Personengruppe potenziell relevanten Publikationseinträge selektiert, ist primär für den vereinfachten Modus des Administrationsprogramms vorgesehen, jedoch auch unabhängig von diesem verwendbar. (Bei Auswahl einer Person und Setzen der Option "Publikationseinträge für sämtliche Aliase dieser Person anzeigen" werden auch Publikationseinträge selektiert, die von einer über eine Alias-Gruppe mit der gewählten Person verknüpften "Reinkarnation" dieser Person erstellt wurden.)

Im nächsten Abschnitt, "Auswahl einschränken", kann die oben definierte Auswahl nach verschiedenen Kriterien weiter eingeschränkt werden. Dieser Abschnitt hat je nach Aktivierung der "Erweiterten Publikationsauswahl-Optionen" unterschiedlichen Umfang:

  • Publikationsarten (in allen Betriebsmoden), z.B. "Im Druck erschienene Publikationen";
  • Publikationsjahr (in allen Betriebsmoden);
  • In Datensätzen verwendete Publikationstypen (nur bei erweiterten Optionen): Hier besteht sowohl die Möglichkeit, Gruppen von Publikationstypen (die den Zwischenüberschriften in Publikationslisten entsprechen, z.B. "Vorträge und Poster (mit Tagungsband-Eintrag)") als auch individuelle Publikationstypen (z.B. "Vortrag mit CD- oder Web-Tagungsband") auszuwählen. Hier werden nur jene Publikationstypen angezeigt, für die es tatsächlich Einträge in der Datenbank gibt. Die Auswahlliste wird entsprechend einer allfälligen Einschränkung in der Option Publikationsarten aufgebaut.
  • Zeitpunkt der letzten Änderung des Publikationseintrags (nur bei erweiterten Optionen);
  • In Datensätzen verwendete Medientypen (nur bei erweiterten Optionen): Hier werden nur jene Medientypen angezeigt, die in Publikations(medien)-Datensätzen verwendet werden; die Auswahl wird zudem entsprechend allfälligen Einschränkungen in den Feldern Publikationsarten und/oder In Datensätzen verwendete Publikationstypen angepasst.
  • Zeitpunkt der Erstellung oder Validierung des Publikationseintrags bzw. Abhaltung eines Vortrags oder einer Abschlussprüfung (nur bei erweiterten Optionen);
  • Qualitätskriterien oder diverse andere Attribute des Publikationseintrags (nur bei erweiterten Optionen);
  • Zuordnung der Publikationen zu Schwerpunktsaktivitäten (nur bei erweiterten Optionen);
  • Zuordnung der Publikation zu einem Wissenschaftszweig (nur bei erweiterten Optionen)

Im Abschnitt "Suchen in Publikations-Datensätzen" können die Kriterien für eine Textsuche innerhalb der in den obenstehenden Abschnitten ausgewählten Publikationen angegeben werden. Neben dem zu suchenden Text kann hier festgelegt werden, in welchen Teilen der Publikations-Datensätze nach diesem Text zu suchen ist. Es gelten dabei die gleichen Regeln wie in den öffentlich zugänglichen Funktionen der Publikationsdatenbank. Die Checkbox "Strikte Suche" ist standardmäßig gesetzt; sie bewirkt, dass der "strikte" Textsuch-Algorithmus angewendet wird, bei dem alle Wörter des Such-Textes (allerdings in beliebiger Reihenfolge) in einem Datensatz vorkommen müssen. Wenn die Checkbox "Strikte Suche" gelöscht wird, wird statt dessen die Google-artige Volltext-Suchfunktion des Datenbank-Backends verwendet ist, die zwar schneller ist als die "strikte" Suche (was in diesem Kontext kaum eine Rolle spielen wird), aber eine geringere Trennschärfe aufweist. Mit einer zweiten Checkbox "Exakt nach diesem Text suchen" kann festgelegt werden, ob der eingegebene Suchtext wörtlich in einem Publikationseintrag vorkommen soll (Checkbox gesetzt) oder ob jene Publikations-Datensätze ausgewählt werden sollen, in denen alle Wörter des Suchtextes in beliebiger Reihenfolge aufscheinen (Checkbox inaktiv). Diese Checkbox ist nur dann relevant (und kann nur dann gesetzt werden), wenn die "strikte" Suche gewählt wurde.
 

Der Abschnitt "Listenausgabe" erlaubt die Festlegung der Sprache und des Datums-Formats, in der bzw. mit dem Publikationsreferenzen in der Funktion "Eintrag anzeigen" des Editierformulars für Publikationseinträge ausgegeben werden sollen, sowie die Einstellung der Sortierordnung für Auswahllisten. Für Publikations- und Exportlisten können auf der Seite Publikations- und Exportlisten erstellen davon unabhängige Einstellungen gewählt werden.
 

Im Abschnitt "Programmfunktionen auswählen" stehen Links auf alle Funktionen des Administrationsprogramms zur Verfügung. Die in der ersten Zeile aufgelisteten Funktionen übernehmen die im Hauptmenü festgelegten Auswahl- und Sortierkriterien; für die in den unteren beiden Zeilen angeführten Funktionen sind die Einstellungen im Hauptmenü weitgehend irrelevant. (Bei Listen der Institute werden die der gewählten Fakultät zugeordneten Institute als erste angezeigt.) Die Liste dieser Funktionen, die aber je nach Berechtigungsniveau der aktuellen Benutzerin / des Benutzers nicht alle angezeigt werden müssen, ist:

Der letzte Abschnitt des Hauptmenüs dient primär zur Information für die Benutzerin / den Benutzer. Es gibt Namen, Gruppe, Institut und, soweit bekannt, e-Mail-Adresse der aktuellen Benutzerin / des aktuellen Benutzers an. Außerdem werden der Umfang der Editierrechte der Anwenderin / des Anwenders sowie die Zeitpunkte des aktuellen sowie des letzten gültigen Logins angezeigt.